The Spark Team 
Smart. Concentrazione. Email.
Posta elettronica veloce e multipiattaforma progettata per filtrare i fastidi.
Definizione
💡Promemoria di follow-up: una nota che imposti su un'email, inviata o ricevuta, che la riporta alla tua attenzione in un momento specifico. Di solito perché stai aspettando una risposta, o perché sei tu a doverne dare una.
Perché "mi ricorderò di dare seguito" raramente funziona
Se gestisci più account e decine di conversazioni in evoluzione al giorno, molto probabilmente non te ne ricorderai. La proposta che hai inviato martedì è già sepolta sotto tre schermate entro mercoledì pomeriggio.
Un cliente che non riceve mai una risposta pensa che tu abbia lasciato tutto in sospeso, anche se stavi solo aspettando la sua risposta. Ma un affare che sfuma perché nessuno ha ripreso il contatto al momento giusto è esattamente il tipo di piccolo fallimento che si somma a un danno reale nel corso di un trimestre, non solo un fastidio nella casella di posta.
Un promemoria di follow-up risolve bene un problema specifico: elimina del tutto la necessità di tenere a mente "ho ricevuto una risposta su questo?".
Promemoria sulle email che invii vs. email che ricevi
Funziona in due direzioni, e ciascuna risolve un problema diverso.
Su qualcosa che hai inviato: stai aspettando la risposta di qualcun altro. Imposta il promemoria quando premi invia e, se la persona non risponde in tempo, l'email riemerge così puoi sollecitarla.
Su qualcosa che hai ricevuto: devi una risposta a qualcuno ma non puoi rispondere in modo adeguato adesso. Il promemoria la riporta in un momento migliore invece di lasciarla sepolta sotto tutto ciò che arriva dopo.
Non confonderlo con la posticipazione. La posticipazione nasconde semplicemente un messaggio fino a più tardi, senza alcuna condizione. È un compito diverso. Un promemoria di follow-up è di solito condizionale (ricordamelo solo se nessuno risponde) o programmato per un motivo specifico legato a quella conversazione.
Alcune persone provano a usare invece una conferma di lettura, con la teoria che "l'hanno aperta" ti dica se dare seguito o meno. Non è così, non in modo affidabile. Aprire un'email non equivale a voler rispondere, e molte persone leggono sul telefono e dimenticano quando arrivano alla scrivania. Un promemoria legato a una scadenza reale funziona meglio che tirare a indovinare da una conferma di apertura.
Come impostare un promemoria di follow-up
In Gmail: la versione di Gmail si chiama Suggerimenti ed è automatica, non qualcosa da configurare per ogni email. Gmail segnala i messaggi inviati che ritiene necessitino di un follow-up e le email che hai dimenticato di rispondere, proprio in cima alla tua casella di posta. Per attivare o disattivare i Suggerimenti, vai su Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Generali e cerca la sezione Suggerimenti.
In Outlook:
- Apri o seleziona il messaggio.
- Vai su Home (o Messaggio) > Completamento > Aggiungi promemoria.
- Scegli una data e un'ora, quindi seleziona OK.
Sul messaggio appare l'icona di una campanella, e finisce anche nella tua lista Da fare. Puoi contrassegnare allo stesso modo un messaggio che stai inviando a un destinatario dalla scheda Messaggio.
Con Spark:
- Mentre scrivi o rispondi a un'email, tocca l'icona del promemoria in fondo al compositore.
- Scegli un orario predefinito, oppure seleziona Scegli data per un orario personalizzato (fino a due mesi in avanti).
- Invia.
Per impostarne uno su un'email già inviata, apri la cartella Inviati, seleziona il messaggio e scegli Ricordamelo dal menu delle azioni. Tutti i tuoi promemoria attivi si trovano nella cartella Promemoria sulla barra laterale, dove puoi modificarli o eliminarli.
Se i nomi dei menu di Outlook non corrispondono a ciò che vedi, la guida di Microsoft sui promemoria di follow-up copre la versione attuale.
Fare in modo che i promemoria di follow-up cambino davvero la tua giornata
Un promemoria è utile solo se agisci di conseguenza, quindi alcune cose fanno la differenza.
Imposta tempistiche realistiche. Tre giorni per una domanda interna, una o due settimane per tutto ciò che richiede le approvazioni del cliente. Impostare ogni promemoria per domani significa solo che domani sarà affollato.
Elimina i promemoria nel momento in cui vengono risolti. Un promemoria obsoleto per una conversazione già chiusa è solo disordine con passaggi in più.
E usa il promemoria sul lato inviato più di quanto probabilmente fai. La maggior parte delle persone pensa a impostare promemoria solo sulla posta in arrivo, ma le email di cui stai aspettando una risposta sono quelle più propense a spegnersi silenziosamente se nessuno le sollecita.