Rappel de suivi

Pourquoi « Je penserai à faire le suivi » fonctionne rarement

Si vous gérez plusieurs comptes et des dizaines de fils de discussion en mouvement chaque jour, vous n’y penserez probablement pas. La proposition que vous avez envoyée mardi est déjà trois écrans plus bas dès mercredi après-midi. 

Un client qui n'a jamais de réponse suppose que vous avez laissé tomber, même si vous n'attendiez que sa réponse. Mais une affaire qui tourne court parce que personne n'est revenu vers l'autre au bon moment est exactement le genre de petit échec qui s'accumule pour causer de vrais dommages sur un trimestre, et pas seulement une gêne dans la boîte de réception.

Un rappel de suivi résout bien un problème précis : il vous évite complètement d'avoir à garder en tête « ai-je eu une réponse à ce sujet ».

Rappels sur les e-mails que vous envoyez ou que vous recevez

Cela fonctionne dans deux directions, et elles résolvent des problèmes différents.

Sur un e-mail que vous avez envoyé : vous attendez la réponse de quelqu'un d'autre. Définissez le rappel au moment d'envoyer, et si la personne ne répond pas à temps, l'e-mail refait surface pour que vous puissiez la relancer.

Sur un e-mail que vous avez reçu : vous devez une réponse à quelqu'un mais vous ne pouvez pas la traiter correctement maintenant. Le rappel le ramène à un meilleur moment plutôt que de le laisser enseveli sous tout ce qui vient après.

Ne confondez pas cela avec un report. Le report masque simplement un message jusqu'à plus tard, sans aucune condition. C'est une tâche différente. Un rappel de suivi est généralement conditionnel (rappelle-moi seulement si personne ne répond) ou programmé pour une raison précise liée à ce fil de discussion.

Certaines personnes essaient d'utiliser un accusé de lecture à la place, en partant du principe que « la personne l'a ouvert » vous indique s'il faut faire un suivi. Ce n'est pas le cas, du moins pas de façon fiable. Ouvrir un e-mail n'équivaut pas à l'intention d'y répondre, et beaucoup de gens le lisent sur leur téléphone et l'oublient une fois de retour à leur bureau. Un rappel lié à une véritable échéance fonctionne mieux que de deviner à partir d'un accusé de lecture.

Comment définir un rappel de suivi

Dans Gmail : la version de Gmail s'appelle Nudges, et elle est automatique plutôt que quelque chose que vous configurez par e-mail. Gmail signale les messages envoyés qu'il pense nécessiter un suivi et les e-mails que vous avez oublié de répondre, tout en haut de votre boîte de réception. Pour activer ou désactiver les Rappels, allez dans Paramètres > Voir tous les paramètres > Général, et cherchez la section Rappels. 

Dans Outlook : 

1. Ouvrez ou sélectionnez le message.
2. Allez dans Accueil (ou Message) > Assurer un suivi > Ajouter un rappel.
3. Choisissez une date et une heure, puis sélectionnez OK.

Une icône de cloche apparaît sur le message, et il figure également dans votre liste À faire. Vous pouvez marquer de la même manière un message que vous envoyez à un destinataire depuis l'onglet Message.

Dans Spark :

1. Pendant que vous rédigez ou répondez à un e-mail, appuyez sur l'icône de rappel en bas de la fenêtre de rédaction.
2. Choisissez une heure prédéfinie, ou sélectionnez Choisir une date pour une valeur personnalisée (jusqu'à deux mois à l'avance).
3. Envoyer.

Pour en définir un sur un e-mail que vous avez déjà envoyé, ouvrez le dossier Envoyés, sélectionnez le message, et choisissez Me rappeler dans le menu d'actions. Tous vos rappels actifs se trouvent dans le dossier Rappels de la barre latérale, où vous pouvez les ajuster ou les supprimer.

Si les noms des menus d'Outlook ne correspondent pas à ce que vous voyez, le guide des rappels de suivi de Microsoft couvre la version actuelle.

Faire en sorte que les rappels de suivi changent réellement votre journée

Un rappel n'aide que si vous y donnez suite, alors quelques éléments font la différence.

Définissez des délais réalistes. Trois jours pour une question interne, une à deux semaines pour tout ce qui nécessite les propres approbations d'un client. Définir chaque rappel pour demain signifie simplement que demain sera surchargé.

Supprimez les rappels dès qu'ils sont résolus. Un rappel obsolète pour un fil déjà clos n'est que du désordre avec des étapes supplémentaires.

Et utilisez le rappel côté envoi plus que vous ne le faites probablement. La plupart des gens ne pensent à définir des rappels que sur le courrier entrant, mais les e-mails dont vous attendez une réponse sont ceux les plus susceptibles de disparaître discrètement si personne ne relance.

Termes associés

• Reporter un e-mail
• Accusé de lecture
• Absence du bureau
• Gestion des e-mails