Lassen Sie uns der Wahrheit gleich ins Auge sehen – E-Mails nehmen einen großen Teil eines typischen Arbeitstags ein. Egal, ob wir auf E-Mails antworten oder frisch getippte E-Mails abschicken, nach Anhängen suchen, alte Konversationen aufräumen oder einfach nur versuchen, "Inbox Zero" zu erreichen: Es geht wirklich oft um Mails. Dabei zeigt sich immer wieder: Nicht alle Mail-Apps sind gleich. Eine gute E-Mail-App erleichtert die Verwaltung von E-Mails und spart damit Zeit. Die Wahl der richtigen E-Mail-App kann zahlreiche Stunden freimachen, die Sie für etwas anderes benutzen können.
Wenn Sie also gerade auf der Suche nach einem Ersatz für Ihren althergebrachten Mail-Client sind, die vielleicht kostenlos vom Provider kam oder einfach vorinstalliert war, dann sind Sie hier genau richtig. Stellen Sie sich vor, dass Ihre Mail-App mehr kann als senden und empfangen. Was, wenn Sie sich damit organisieren könnten, Zeit sparen, mehr Konzentration möglich wird und Ihre Arbeit insgesamt angenehmer wird? Die meisten Apps, die Sie auf dem Markt finden, haben grundlegende Funktionen, die gleich oder zumindest ähnlich sind: eine zusammengeführte Inbox, ein Archiv, eine Kalender-Integration und einen beliebten Neuzugang, nämlich den Rückgängig-Button für den Versand. Moderne Apps wie Spark wurden dafür entwickelt, Sie produktiver zu machen und Ihnen Features zur Verfügung zu stellen, die Sie schnell nicht mehr missen möchten. Ich nutze Spark jetzt schon fast zehn Jahre. Lange bevor ich bei Readdle angefangen habe zu arbeiten, war ich schon Kunde. Und jetzt möchte ich darüber berichten, was mir an Spark alles gefällt.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen acht Vorteile, die in Spark stecken und die jede Mail-App haben sollte. Lassen Sie uns anfangen!
- Automatische Kategorisierung von E-Mails und Gatekeeping
- Konfigurierbare Wiedervorlage & Beiseitelegen
- Versand zu einem festgelegten Zeitpunkt
- Erinnerungen für Follow-ups bei ausbleibenden Antworten
- Vorlagen mit Platzhaltern für wiederkehrende Textbestandteile
- Nicht einfach KI, sondern +AI
- App-Integrationen
- Tracker-Blockierung & Datenschutz
1. Automatische Kategorisierung von E-Mails und Gatekeeping
Ihr Posteingang ist eigentlich wie eine Aufgabenliste, über die Sie wenig Kontrolle haben. Andere können also gewissermaßen Aufgaben zu Ihrer Liste hinzufügen. Was wäre, wenn Ihre Mail-App die eingehenden E-Mails für Sie sortieren und kategorisieren würde? Und wie wäre es, wenn Sie automatisch wüssten, auf welche E-Mails Sie sich zuerst konzentrieren sollten und was auf später verschoben werden kann – wie beispielsweise Newsletter und andere Marketing-E-Mails? Spark (kostenloser Download) kann genau das für Sie tun. Alle eingehenden E-Mails werden automatisch sortiert und in Kategorien wie persönliche E-Mails, Benachrichtigungen und Newsletter eingeordnet, damit Sie immer einen ordentlichen Posteingang haben.
Ich spare damit jeden Monat unzählige Stunden, weil ich mir keine Sorgen um einen Posteingang machen muss, der einfach nur immer voller wird. Wenn Sie es eilig haben oder schneller arbeiten möchten, wissen Sie jederzeit, welche E-Mails zuerst dran sind.
Es gibt noch etwas, womit Spark glänzt. Spark hat den Gatekeeper, der E-Mails von neuen Absendern automatisch sichtet, damit Sie entscheiden können, ob Sie die Nachricht annehmen oder den Absender dauerhaft blockieren möchten. Das ist eine praktische Möglichkeit, sich vor automatisierten E-Mail-Marketingkampagnen und Newslettern zu schützen, die Ihr Postfach überfluten.
Der Posteingang in Ihrer aktuellen Mail-App ist vielleicht eine Aufgabenliste, über die andere die Kontrolle haben – nicht so jedoch bei Spark.
2. Konfigurierbare Wiedervorlage & Beiseitelegen
Es ist praktisch unmöglich, auf jede E-Mail zu reagieren. Manche Mails möchten Sie wahrscheinlich lieber vertagen: für gutes Timing, weil es noch nichts dafür zu tun gibt oder weil es gerade einfach zu viel ist. Wenn solche E-Mails im Posteingang sichtbar bleiben, sorgen sie für Unordnung und für das permanente Gefühl, ihnen doch noch Aufmerksamkeit widmen zu müssen. Mit Spark können Sie diese Nachrichten einfach auf Wiedervorlage setzen. Sie werden dann in der Inbox ausgeblendet und erscheinen wieder, wenn das Fälligkeitsdatum eintritt. Nehmen wir beispielsweise eine Rechnung, deren Zahlungsziel in zwei Wochen liegt. Sie möchten sie natürlich nicht vergessen, aber gleichzeitig ist die Angelegenheit noch nicht dringend.
Mit Spark können Sie die E-Mail einfach für zwei Wochen zur Seite legen. Sie legen das Datum und die Uhrzeit fest, an dem die E-Mail erneut in Ihrem Posteingang erscheinen soll und entscheiden, ob Sie zusätzlich eine Benachrichtigung dazu erhalten möchten.
Laden Sie Spark kostenlos herunter und probieren Sie die Wiedervorlage am besten gleich aus. Ich bin mir sicher, dass Sie schnell davon begeistert sind und von mehr Fokus und besserer Planung profitieren.
3. Versand zu einem festgelegten Zeitpunkt
Wie der Name schon sagt, können Sie Ihre E-Mails mit Spark so planen, dass sie später gesendet werden. Sie können also eine Nachricht wie gewohnt schreiben, müssen Sie aber nicht sofort übermitteln. Dazu legen Sie in Spark einfach das Datum und die Uhrzeit fest, die für Sie (oder natürlich den Empfänger) passend ist. Für häufig genutzte Zeitpunkte lassen sich Presets einrichten.
Die Möglichkeit, E-Mails später zu versenden, sorgt bei geschicktem Einsatz für eine gute Work-Life-Balance und ist besonders hilfreich für global aktive Teams, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind. Das Ergebnis ist, dass Sie E-Mails beispielsweise während Ihrer bevorzugten Arbeitszeiten schreiben, aber dann so verschicken, dass der Zeitpunkt für Ihr Teammitglied oder einen anderen Empfänger ideal ist. So erhöht sich die Wahrscheinlichkeit für eine umgehende Antwort.
4. Erinnerungen für Follow-ups bei ausbleibenden Antworten
Sicherlich haben Sie schon einmal eine E-Mail verschickt und danach direkt vergessen – entweder, weil keine Antwort kam oder weil Sie etwas anderes im Kopf hatten. Ich habe schon einige Gelegenheiten zum Nachhaken verpasst. Besonders bei Bewerbungen, auf die keine Reaktion erfolgt, kann sich ein gutes Follow-up lohnen. Spark hat hier einen Trick auf Lager. Wenn Sie mit Spark eine E-Mail senden, haben Sie die Möglichkeit, eine Erinnerung für die Nachverfolgung festzulegen.
Wenn Sie innerhalb des angegebenen Zeitrahmens nichts vom Empfänger hören, wird Spark Sie automatisch an die E-Mail erinnern und den bisherigen Nachrichtenverlauf in Ihrem Posteingang ablegen. So bleiben Sie einfacher am Ball, wenn Sie noch eine Antwort brauchen. Bisher habe ich diese Tool nicht in vielen Mail-Apps gesehen. Es ist eines meiner Lieblingsfeatures in Spark, weil es gleichzeitig einfach und sehr hilfreich ist. Ich bin mir sicher, dass auch Sie es überzeugend finden werden.
5. Vorlagen mit Platzhaltern für wiederkehrende Textbestandteile
Es gibt bestimmte E-Mails, die Sie häufiger versenden, beispielsweise auf der Arbeit oder als Standard-Antworten auf häufige ähnliche Anfragen. Ein paar Beispiele: Ein Kleinunternehmer wird häufig um Preisauskünfte oder um Informationen zur Verfügbarkeit gebeten. Ein Support-Team bekommt zu einem akuten Fehler zahlreiche Anfragen, die es zu beantworten gilt. Ein Website-Betreiber bekommt viele Nachrichten zu Sponsorenverträgen oder Backlinks und möchte schnell darauf reagieren.
Mit Spark können Sie E-Mail-Vorlagen aufbauen, die sich in solchen und ähnlichen Fällen hervorzaubern lassen. Diese E-Mail-Vorlagen ermöglichen es Ihnen, E-Mails, die Sie häufig senden, wiederzuverwenden und so wertvolle Zeit und viel Mühe zu sparen. Wenn Sie zu viel Zeit E-Mails verschwenden, die denselben Inhalt haben, dann sollten Sie Spark direkt herunterladen.
Die Vorlagen-Features in Spark können automatisch ausgefüllte Platzhalter wie Namen sowie leere Felder enthalten, die selbst befüllt werden können.
6. Nicht einfach KI, sondern +AI
KI ist ein integraler Bestandteil von Spark. Es kommen immer neue LLMs (Sprachmodelle) auf den Markt. Also nutzen wir die Vorteile, die darin stecken und verwenden sie für etwas, mit dem wir täglich zu tun haben. Spark +AI ist Ihr persönlicher, KI-unterstützter E-Mail-Assistent, mit dem Sie jede E-Mail in Sekundenschnelle nach Ihren Wünschen schreiben können. Mit einem einfachen Prompt (Aufforderung an die KI) können Sie eine E-Mail verfassen und beispielsweise deren Länge festlegen. Danach lässt sich alles umformulieren, was bereits geschrieben wurde. KI-generierter oder eigener Text kann korrigiert und im Tonfall angepasst werden und vieles mehr. Die Möglichkeiten sind quasi endlos.
Sehen Sie sich Spark +AI hier im Detail an.
7. App-Integrationen
So wichtig E-Mails in unserem täglichen Leben sind: Sie sind nur ein Teil des Ganzen. Ihre Gewohnheiten rund um E-Mails – insbesondere dann, wenn Sie Spark verwenden – bringen Sie zum Ziel. In manchen Fällen braucht es dafür allerdings noch weitere Produktivitäts-Apps. Spark integriert sich direkt mit vielen beliebten Tools, sodass Sie jede E-Mail in eine Aufgabe umwandeln oder als Notiz exportieren können. Außerdem können Sie Ihr Zoom-Konto verbinden, um Calls schnell zu planen. Spark erspart Ihnen die Mühe, ständig zwischen Apps zu wechseln.
Sie können Integrationen mit Aufgaben- und Projektmanagement-Apps wie Asana, Todoist, Things und Trello nutzen, Notiz-Apps wie Evernote, Instapaper und OneNote einbinden, Meeting-Services wie Zoom und GoTo integrieren sowie Cloud-Speicherdienste wie Box und Dropbox verwenden. Hier ist die vollständige, plattformspezifische Liste der verfügbaren Integrationen:
Aufgabenverwaltung und Projektmanagement
- Windows + Android: Asana, MeisterTask, TickTick, Todoist, Trello
- macOS + iOS: zusätzliche Integration mit 2Do, OmniFocus, Reminders und Things
Notizen und Organisation
- Windows + Android: Evernote, Instapaper, OneNote, Pocket
- macOS + iOS: zusätzliche Integration mit Agenda und Bear
Cloud-Speicher und Dateiverwaltung
- Nur iOS: Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive
Onlinebesprechungen und Videokonferenzen
- Nur iOS: GoTo, Zoom
Das neueste Spark-Update ermöglicht außerdem die Integration mit Notion und Microsoft Teams für Windows und macOS. Weitere Plattformen folgen in Kürze.
8. Tracker-Blockierung & Datenschutz
Dieser wenig bekannte Schalter in Spark hat große Auswirkungen auf Ihre Privatsphäre. Viele Mail-Provider und Newsletter-Softwares nutzen im E-Mail-Text eingebettete Bilder, um Ihr Verhalten auszuwerten. Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail öffnen, werden Bilder nachgeladen und dazu verwendet, um das Öffnen der E-Mail an sich und den dazugehörigen Zeitpunkt zu erfassen. Manchmal wird dabei auch Ihre IP-Adresse übermittelt, was Ihre Privatsphäre gefährdet. In Spark gibt es einen Schalter namens "Remote-Bilder laden", mit Sie ein- und ausschalten können, ob solche Bilder beim Öffnen von E-Mails automatisch mit geladen werden. Bei mir steht der Schalter auf Aus. Bilder lade ich entsprechend manuell nach, wenn ich das möchte. So habe ich die Kontrolle darüber, ob der Absender erfährt, ob ich eine E-Mail geöffnet habe.
Spark ist eine durchdachte Anwendung, die eine hervorragende Alternative zu anderen Mail-Apps darstellt, die Sie vielleicht gerade nutzen. Der Wechsel ist einfach: Spark ist für iOS- und Android-Geräte erhältlich sowie für macOS und Windows.
Laden Sie Spark kostenlos herunter und sorgen Sie für ein modernes E-Mail-Erlebnis, das Ihnen hilft, sich zu konzentrieren und am Ende mehr erledigt zu haben.
