Soyons réalistes : les e-mails occupent une grande partie de nos journées de travail. Qu’il s’agisse de répondre à des e-mails, d’en rédiger de nouveaux, de chercher des pièces jointes, d’organiser de vieux fils de discussion ou simplement d’essayer d’atteindre une boîte de réception vide, il est facile d’avoir l’impression que les e-mails prennent toute la place. Cependant, toutes les applications d’e-mail ne se valent pas. Une bonne application d’e-mail peut complètement transformer la gestion de vos messages et optimiser votre organisation, en rendant cette tâche moins contraignante et beaucoup plus agréable. Le choix de votre application d’e-mail peut faire la différence entre passer plusieurs heures chaque jour dans votre boîte de réception et consacrer votre énergie aux tâches plus importantes.
Si vous cherchez à remplacer votre application d'e-mail obsolète et peu intuitive, installée par défaut parce qu'elle est gratuite ou imposée par votre entreprise, vous êtes au bon endroit. Imaginez une application d’e-mail qui ferait bien plus que simplement envoyer et recevoir des messages. Et si elle vous permettait de mieux vous organiser, de gagner du temps, d'améliorer votre concentration et de simplifier votre quotidien ? La plupart des applications d’e-mail actuelles offrent des outils basiques comme une boîte de réception unifiée, l’archivage des e-mails, l’intégration au calendrier ou encore l'annulation de l'envoi. Mais des applications modernes comme Spark Mail sont conçues pour optimiser votre productivité, avec une multitude de fonctionnalités utiles qui ne manqueront pas de vous surprendre. J'utilise Spark depuis près de dix ans maintenant, d'abord en tant que client, bien avant de rejoindre Readdle, et je voulais partager tout ce que j’adore dans cette application.
Dans cet article, nous découvrirons huit fonctionnalités utiles que propose Spark Mail et que toute application d’e-mail devrait offrir pour simplifier votre vie. Allons-y !
- Catégorisation et filtrage automatiques des e-mails
- Report des e-mails et mise de côté
- Programmation des envois d'e-mails
- Rappels pour le suivi des e-mails sans réponses
- Modèles d'e-mails avec champs personnalisables
- Spark +AI : L’IA au service de vos e-mails
- Intégrations d'applications
- Bloqueur de traqueurs et respect de la vie privée
1. Catégorisation et filtrage automatiques des e-mails
Votre boîte de réception ressemble plus ou moins à une liste de tâches sur laquelle vous avez peu de contrôle, chaque e-mail agissant comme une nouvelle tâche à accomplir. Les autres peuvent, et le font, ajouter des tâches à votre liste, chaque nouvel e-mail venant encombrer un peu plus votre boîte de réception. Et si votre application d’e-mail triait et classait vos e-mails pour vous ? Et si vous pouviez automatiquement savoir quels e-mails traiter en priorité et lesquels reporter pour plus tard, comme les newsletters et les e-mails marketing ? L’application Spark Mail (téléchargement gratuit) le fait automatiquement pour vous. Tous les e-mails entrants sont automatiquement triés et classés en trois catégories : E-mails personnels, Notifications et Newsletters. Résultat : une boîte de réception propre et facile à gérer.
J’ai économisé un nombre incalculable d'heures chaque mois, car je n’ai plus à m'inquiéter du désordre dans ma boîte de réception, tout cela grâce à la catégorisation automatique des e-mails de Spark. Si vous souhaitez être plus efficace, vous identifiez immédiatement les e-mails à traiter en priorité.
C’est là que Spark se distingue vraiment. L'application Spark intègre la fonctionnalité Gardien, qui filtre automatiquement les e-mails des expéditeurs inconnus et vous permet de choisir de les accepter ou de les bloquer pour l'avenir. C’est un excellent moyen de vous protéger des campagnes de marketing automatisées et des newsletters qui envahissent votre boîte de réception.
Votre boîte de réception actuelle ressemble peut-être à une liste de tâches contrôlée par d'autres, mais Spark vous offre la liberté de filtrer le bruit et de reprendre le contrôle de votre boîte de réception.
2. Report des e-mails et mise de côté
Il n’est pas toujours possible de traiter immédiatement chaque e-mail de votre boîte de réception. Souvent, vous devez reporter certains e-mails, soit parce que vous avez décidé de le faire, soit parce que ces e-mails ne nécessitent pas de réponse immédiate. Laisser ces e-mails dans votre boîte de réception ne fait qu'encombrer l’espace et compliquer la gestion des priorités. Spark vous permet de reporter temporairement certains e-mails, qui disparaissent de votre boîte de réception et réapparaissent automatiquement au moment opportun. Par exemple, vous recevez un rappel de facture qui n'est pas dû avant deux semaines. Vous ne voulez pas l'oublier, mais ce n'est pas non plus essentiel.
Avec Spark, vous pouvez simplement reporter cet e-mail de deux semaines. Vous pouvez choisir la date et l'heure exactes à laquelle vous souhaitez que l'e-mail réapparaisse dans votre boîte de réception et si vous souhaitez recevoir une notification à ce moment-là.
Je vous invite à télécharger Spark gratuitement et à commencer à reporter les e-mails. Je suis convaincu que vous serez étonné de voir à quel point cela vous aide à rester concentré et à accomplir davantage.
3. Programmation des envois d'e-mails
Comme son nom l'indique, vous pouvez programmer l'envoi de vos e-mails avec Spark. Comme d'habitude, vous pouvez rédiger un e-mail comme vous le souhaitez et, au lieu de l'envoyer immédiatement, vous pouvez demander à Spark de l'envoyer plus tard. Vous pouvez choisir la date et l'heure exactes de l'envoi de votre e-mail. Vous pouvez définir des options prédéfinies ou choisir une date et une heure personnalisées pour chaque e-mail.
Cette fonctionnalité est essentielle pour maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et elle est particulièrement utile pour les équipes internationales réparties sur différents fuseaux horaires. Vous pouvez préparer des e-mails pendant vos heures de travail, mais les programmer pour qu'ils arrivent dans la boîte de réception de votre destinataire ou d'un membre de votre équipe à un moment optimal pour eux, ce qui augmente les chances d'une réponse rapide.
4. Rappels pour le suivi des e-mails sans réponses
Vous voyez ces moments où vous envoyez un e-mail à quelqu'un, puis vous l'oubliez, soit parce que vous ne recevez jamais de réponse, soit parce que vous êtes pris par d'autres tâches ? Il m'est arrivé de manquer le suivi de nombreux e-mails simplement parce que j'avais complètement oublié en avoir envoyé un. C'est particulièrement vrai lorsque vous postulez un emploi et que vous ne recevez jamais de réponse. Spark a un petit secret pour ces cas-là. Lorsque vous envoyez un e-mail avec Spark, vous avez la possibilité d'activer un rappel pour un suivi à une date et une heure spécifiques.
Si vous ne recevez pas de réponse du destinataire dans le délai imparti, Spark vous rappellera automatiquement l'e-mail et placera le fil de discussion complet dans votre boîte de réception, dans l'attente de votre intervention. C'est une excellente méthode pour rester informé des e-mails qui nécessitent une réponse, tels que les e-mails d'assistance ou les demandes d'emploi. Je n'ai pas souvent vu cet outil dans les autres applications d’e-mails, et c'est l'une de mes fonctionnalités préférées de Spark — sa simplicité d'utilisation est tout simplement incroyable et extrêmement pratique. Je suis sûre que vous l'aimerez aussi.
5. Modèles d'e-mails avec champs personnalisables
Il existe certains types d'e-mails que vous envoyez fréquemment, que ce soit dans le cadre du travail ou en réponse à des messages récurrents. Par exemple, un propriétaire de petite entreprise peut avoir besoin d'envoyer des réponses aux questions fréquentes sur les prix et la disponibilité, un membre de l'équipe de support logiciel peut devoir informer sur un bug connu en cours de correction, ou un propriétaire de site web peut être amené à répondre à des demandes récurrentes de parrainage ou de backlinks.
Spark vous permet de créer et d'organiser des modèles d'e-mails que vous pouvez utiliser lors de l'envoi de vos messages. Ces modèles d'e-mails vous permettent de réutiliser les e-mails que vous envoyez fréquemment, ce qui vous fait gagner un temps précieux et réduit vos efforts. Si vous perdez trop de temps à envoyer des e-mails répétitifs avec le même contenu, vous devriez télécharger Spark aujourd'hui.
Les modèles dans Spark peuvent inclure des champs personnalisables, tels que le prénom, le nom ou le nom complet du destinataire, ainsi que des champs personnalisés que vous pouvez remplir manuellement lors de l'envoi de l'e-mail.
6. Spark +AI : L’IA au service de vos e-mails
L'IA est aujourd'hui au cœur de l'application Spark. Alors que de nouveaux LLM arrivent sur le marché, il est tout à fait naturel que nous tirions le meilleur parti des progrès de l'IA, surtout lorsqu'il s'agit de simplifier des tâches quotidiennes. Spark +AI est votre propre assistant e-mail, alimenté par l'IA, qui vous aide à rédiger un e-mail exactement comme vous le souhaitez, en quelques secondes. À l'aide d'une simple commande, vous pouvez rédiger un nouvel e-mail aussi long ou aussi court que vous le souhaitez. Reformulez instantanément ce que vous avez déjà écrit, corrigez les fautes de grammaire, adaptez le ton du message et bien plus encore avec l'aide de l'IA — les possibilités sont pratiquement infinies.
Consultez Spark +AI en détail ici.
7. Intégrations d'applications
Aussi important que soient les e-mails dans notre vie quotidienne, ils ne représentent qu'une partie de l'équation. Vos habitudes d'utilisation des e-mails, surtout avec Spark, vous permettent d'accomplir beaucoup de choses. Cependant, il arrive que vous ayez besoin faire appel à d'autres applications de productivité pour accomplir certaines tâches. Spark s'intègre directement à de nombreux outils de productivité populaires, vous permettant de transformer n'importe quel e-mail en tâche à faire, d'exporter un e-mail en tant que note ou de connecter votre compte Zoom pour planifier instantanément des appels. Spark vous épargne de passer sans cesse d'une application à l'autre, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps et d'efforts.
Spark propose des intégrations avec des applications de gestion de tâches et de projets comme Asana, Todoist, Things, Trello, etc., des applications de prise de notes comme Evernote, Instapaper, OneNote, etc., des services de visioconférence et de réunions en ligne comme Zoom et GoTo, ainsi que des services de stockage cloud comme Box, Dropbox, etc. Voici la liste complète des intégrations disponibles, selon les plateformes :
Gestion des tâches et des projets
- Windows + Android : Asana, MeisterTask, TickTick, Todoist, Trello
- Mac + iOS : s'intègre également avec 2Do, OmniFocus, Rappels, Things
Prise de notes et organisation
- Windows + Android : Evernote, Instapaper, OneNote, Pocket
- Mac + iOS : s'intègre également avec Agenda, Bear
Stockage cloud et gestion des fichiers
- iOS uniquement : Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive
Réunions en ligne et visioconférence
- iOS uniquement : GoTo, Zoom
La dernière mise à jour de Spark ajoute également des intégrations avec Notion et Microsoft Teams pour Windows et Mac, avec des déploiements sur d'autres plateformes à venir.
8. Bloqueur de traqueurs et respect de la vie privée
Cette option peu connue de Spark a un impact majeur sur votre vie privée. En effet, de nombreux services d'envoi d'e-mails et logiciels de newsletters intègrent des images invisibles dans le corps des messages pour suivre votre activité. Chaque fois que vous ouvrez un e-mail, ces images, chargées à partir de serveurs distants, permettent de savoir combien de fois vous avez ouvert l'e-mail, à quelle heure vous l'avez fait, etc. Parfois, il peut même de révéler votre adresse IP, portant atteinte à votre vie privée. Spark intègre un bouton simple intitulé « Charger les images distantes » que vous pouvez activer ou désactiver pour contrôler si ces images doivent se charger automatiquement à l'ouverture d'un e-mail. Personnellement, je l'ai désactivée, ce qui me permet de charger manuellement les images distantes uniquement pour les e-mails qui m'intéressent vraiment. De cette manière, je garde le contrôle sur le fait que l'expéditeur sache ou non si j'ai ouvert son e-mail.
Spark offre une expérience d'e-mail intelligemment conçue, une excellente alternative à toute application d'e-mail basique et dépouillée que vous pourriez utiliser actuellement. Passer à Spark est simple — l'application est disponible sur iOS et Android, ainsi que sur Mac et Windows.
Téléchargez Spark gratuitement et passez à une expérience e-mail moderne qui vous aide à rester concentré et à en faire plus.
