メールは私たちの日常業務の大きな部分を占めています。 メールの返信や作成、添付ファイルの検索、古いスレッドの整理、さらには「受信トレイゼロ」を目指して奮闘するなど、メールがすべてを支配しているように感じることもあります。 しかし、すべてのメールアプリが同じように作られているわけではありません。 優れたメールアプリは、メールの管理方法や組織化の方法を完全に変え、面倒な作業から楽しい体験に変えることができます。 どのメールアプリを使用するかによって、毎日受信トレイで数時間を無駄にするか、重要なタスクに集中するためにほとんどの時間を活用するかの違いが生じます。
もしあなたが、無料だから、または会社から提供されているという理由だけで、デバイスにインストールされている退屈で使いにくいメールアプリを置き換えたいと考えているなら、あなたは正しいページにたどり着きました。 メールアプリがメールの送受信以上のことをできたらどうでしょうか？ メールを整理し、時間を節約し、集中力を高め、仕事を少し楽にすることができたらどうでしょうか？ 今日のほとんどのメールアプリは、統合された受信トレイ、メールのアーカイブ、カレンダーの統合、送信取り消しなどの基本的なツールを備えています。 しかし、Sparkのような最新のメールアプリは、より多くのことを達成できるようにデザインされており、すぐに気に入るであろう豊富な便利な機能を備えています。 私はほぼ10年間Sparkを使用しており、Readdleで働く前からそのユーザーでした。そして、Sparkの魅力をすべて共有したいと思います。
この記事では、Sparkが持つ、すべてのメールアプリに搭載されるべき8つの便利な機能を見ていきます。 早速見ていきましょう！
- メールの自動分類とゲートキーパー
- カスタマイズ可能なメールのスヌーズと保留
- メールの送信予約
- 返信がないメールへのフォローアップ
- プレースホルダー付きテンプレートメール
- AI以上の+AI機能
- 外部サービスとの連携
- トラッキングのブロックとプライバシー保護
1. メールの自動分類とゲートキーパー
あなたのメール受信トレイは、あなたがほとんどコントロールできないタスクリストのようなものであり、メールはあなたが行動しなければならないタスクのようなものです。 他の人はあなたのリストにタスクを追加することができ、そして実際に行います。 受信するすべてのメールがあなたの受信トレイの既存の混乱に追加されます。 メールアプリがメールをあなたのために分類し、カテゴライズしてくれたらどうでしょうか？どのメールに優先的に取り組むべきで、どのメールは後で処理すればよいか（ニュースレターやマーケティングメールなど）、自動的に判断できたらどうでしょうか？ Spark（無料ダウンロード）は、これを自動的に行ってくれます。 すべての受信メールは、「重要」、「サービス通知」、「メールマガジン」として自動的に分類されるため、常に整理された受信トレイを実現できます。
Sparkのメール分類のおかげで、受信トレイが散らかる心配がなく、毎月数時間もの時間を節約することができました。 急いでいる場合や、より早く仕事をしたい場合は、どのメールを最初に処理すべきかをすぐに知ることができます。
Sparkの真価が発揮されるのはここからです。 Sparkには「ゲートキーパー」が搭載されており、新しい送信者からのメールはすべてSparkによって自動的にスクリーニングされ、今後のメールを「許可する」か「ブロック」するかを選択できます。 これは、受信トレイを混乱させる自動化されたマーケティングキャンペーンやニュースレターから身を守るための素晴らしい方法です。
他のメールアプリには、迷惑メールをブロックするための機能があるかもしれませんが、Sparkは自動で重要性が低いメールをフィルタリングしながらも、自分で受信トレイをコントロールする自由も与えてくれます。
2. カスタマイズ可能なメールのスヌーズと保留
受信トレイのすべてのメールにアクションを起こすことは現実的ではありません。 多くの場合、メールを意図的に延期したり、単に数日後にしか処理する必要がないため、後で処理するためにメールを残しておく必要があります。 このようなメールを受信トレイに残しておくと、混乱を招き、どのメールに注意が必要かを判断しにくくなります。 Sparkでは、特定のメールを一時的に「スヌーズ」して、後で受信トレイに戻すことができます。これにより、受信トレイからメールが削除され、必要なときに再び受信トレイに戻されます。 例えば、2週間後に期限が来る請求書の通知を受け取ったとします。 そのことを忘れてはいけませんが、すぐに対応する必要もありません。
Sparkを使えば、そのメールを2週間スヌーズすることができます。 メールが受信トレイに再び表示される正確な日付と時刻を選択し、通知でアラートを受け取るかどうかを選択できます。
Sparkを無料でダウンロードして、受信トレイからメールをスヌーズすることを強くお勧めします。 集中力を高めて、より多くの仕事を成し遂げるのにどれだけ役立つか驚くことでしょう。
3. メールの送信予約
その名の通り、Sparkではメールの送信時間を設定することができます。 通常のメール作成と同様に、内容を入力し、送信ボタンを押す代わりに、Sparkに送信予約を設定します。 送信日時を正確に指定でき、よく使う時間帯のプリセットを作成するか、毎回カスタム設定することも可能です。 送信予約は、仕事とプライベートの切り替えに役立つだけでなく、
異なるタイムゾーンに分散するグローバルチームにとっても便利です。 勤務時間中にメールを作成し、受信者やチームメンバーにとって最適な時間に受信トレイに届くようにスケジュールすることで、迅速な返信を引き出すことができます。
4. 返信がないメールへのフォローアップ
誰かにメールを送った後、返事がなかったり他のタスクに追われて忘れてしまうことはありませんか？ 特に、求職活動などでメールを送信しても連絡が来ないと、 ついフォローアップを忘れてしまいがちです。 Sparkには、このような場合に役立つ便利な機能が備わっています。 Sparkでメールを送信する際、 「フォローアップリマインダー」 を設定できます。
指定した時間内に返信がなければ、Sparkが自動的にリマインダーを表示し、メールスレッドをあなたの受信トレイに移動させます。 サポートメールや求職メールなど、 返信が必要なメールを見落とさない優れた機能です。 他の多くのメールアプリには見られない機能で、Sparkのお気に入りポイントの一つです。 きっと気に入っていただけると思います。
5. プレースホルダー付きテンプレートメール
仕事やよく来るメールへの返信など、頻繁に送信するタイプのメールがあります。 例えば、小規模事業主であれば、価格や在庫に関する一般的な営業問い合わせへの回答を送信する必要があるかもしれません。ソフトウェアサポートチームのメンバーであれば、現在修正中の既知のバグについてメールを送信する必要があるかもしれません。ウェブサイトの所有者であれば、スポンサーシップに関する問い合わせやリンクバックのリクエストに頻繁に回答する必要があるかもしれません。
Sparkは、メールを送信する際に使用できるメールテンプレートの作成と管理を可能にします。 これらのメールテンプレートを使うことで、頻繁に送信するメールを再利用することができ、貴重な時間と労力を節約できます。 同じ内容を何度も繰り返すメールに時間を費やしているなら、Sparkをすぐに試すべきです。
Spark のテンプレートには、自分の名前や受信者の姓名などのプレースホルダーだけでなく、メールを送信する際に手動で入力できるカスタムプレースホルダーを含めることもできます。
6. AI以上の+AI機能
AIは、今日のSparkに欠かせない要素となっています。 次々と新しい大規模言語モデルがマーケットに登場する中で、日々苦労している作業のために、AIの進歩を最大限に活用するのは自然な流れです。 Spark +AIは、自分だけのAIメールアシスタントであり、望みどおりのメールを数秒で作成するのを助けてくれます。 シンプルなプロンプトで、長文でも短文でも、思い通りのメールの下書きを作成できます。 すでに書いた内容を瞬時に言い換えたり、文法上の間違いを修正したり、メッセージのトーンを調整したりなど、AIの力を借りてさまざまなことができます。その可能性は無限大です。
Spark +AIの詳細はこちらをご覧ください。
7. 外部サービスとの連携
メールは私たちの日常生活において重要ですが、それは全体のほんの一部に過ぎません。 特にSparkを使っている場合、メール習慣は多くの仕事の達成を助けます。 しかし、場合によっては他の生産性向上アプリに頼らなければならないこともあります。 Sparkでは多くの生産性向上ツールと直接連携することが可能になっており、メールをToDoタスクに変換したり、メールをノートとしてエクスポートしたり、Zoomアカウントに接続して瞬時に通話をスケジュールしたりすることができます。 Sparkを使えば、何度もアプリケーションを切り替える手間を省くことができ、時間と労力を大幅に節約できます。
Sparkには、Asana、Todoist、Things、Trelloなどの人気タスク管理・プロジェクト管理アプリ、Evernote、Instapaper、OneNoteなどの人気ノートアプリ、ZoomやGoToなどの人気オンラインミーティング・ビデオ会議サービス、Box、Dropboxなどの人気クラウドストレージサービスとの連携が含まれています。 利用可能な連携機能のプラットフォームごとのリストは以下をご覧ください。
タスクとプロジェクト管理
- WindowsとAndroid：Asana、MeisterTask、TickTick、Todoist、Trello
- MacとiOS：2Do、OmniFocus、Reminders、Things（上記含む）
メモ取り
- WindowsとAndroid：Evernote、Instapaper、OneNote、Pocket
- MacとiOS：Agenda、Bear（上記含む）
クラウドとファイル管理
- iOSのみ：Box、Dropbox、Google Drive、OneDrive
オンライン会議
- iOSのみ：GoTo、Zoom
最新のSpark アップデートでは、WindowsとMac向けにNotionとMicrosoft Teamsとの連携機能が追加され、他のプラットフォームでも近日対応予定です。
8. トラッキングのブロックとプライバシー保護
このあまり知られていないSparkのトグル機能は、プライバシー保護に効果を発揮します。 実は、多くのメール配信サービスやニュースレター配信サービスは、メール本文に埋め込まれた画像を使って利用状況を追跡しています。 メールを開くたびに、外部サーバーから読み込まれる画像が、メールを開いた回数、時間などの追跡に使用されます。 場合によっては、IPアドレスが漏洩し、プライバシーが侵害される可能性もあります。 Sparkには「外部画像を読み込む」というシンプルなトグル機能があり、有効/無効を切り替えることで、メールを開いたときにこれらの画像が自動的にダウンロードされるかどうかを制御できます。 私はこれをオフに設定しているため、自分が本当に興味のあるメールだけに、外部画像を手動で読み込むことができます。 そうすることで、送信者が自分のメールを開いたかどうかを把握できるかどうかを自分でコントロールできるのです。
Sparkは、よく考え抜かれたデザインのメール体験であり、現在使用しているような基本的なメールアプリの優れた代替手段となります。 Sparkへの切り替えは簡単で、iOSやAndroid、MacやWindowsなどに対応しています。
Sparkを無料でダウンロードして、集中力を高め、より多くのことを達成できる最新のメール体験に切り替えましょう。
