Sejamos realistas: o e-mail ocupa uma grande parte de um dia típico de nosso trabalho. Quer estejamos respondendo a e-mails ou enviando novas mensagens, procurando por anexos, organizando tópicos antigos ou simplesmente tentando chegar à “caixa de entrada zerada”, fica óbvio que o e-mail é que comanda todo o espetáculo. Entretanto, o problema é o seguinte: nem todos os aplicativos de e-mail são criados da mesma forma. Um bom aplicativo de e-mail pode mudar completamente a forma como você gerencia suas mensagens e se mantém organizado, fazendo com que isso deixe de ser uma tarefa árdua e passe a ser uma experiência agradável. O aplicativo de e-mail que você utiliza pode significar a diferença entre perder muitas horas diárias com sua caixa de entrada ou aproveitar boa parte do seu dia de trabalho se concentrando em tarefas importantes.
Caso esteja pensando em substituir seu aplicativo de e-mail enfadonho e complicado, que permanece em seu dispositivo apenas por ser gratuito ou ser fornecido pela sua empresa, você chegou à página certa. Imagine se o seu aplicativo de e-mail fizesse mais do que apenas enviar e receber mensagens. E se ele pudesse mantê-lo organizado, poupando seu tempo, ajudando-o a concentrar-se melhor e, talvez, até mesmo tornando seu trabalho um pouco menos cansativo? Atualmente, a maioria dos aplicativos de e-mail inclui ferramentas básicas, como uma caixa de entrada unificada, arquivamento de mensagens, integrações com calendários, cancelamento de envio, etc. Mas aplicativos de e-mail modernos, como o app Spark Mail, foram desenvolvidos para ajudá-lo a realizar mais tarefas, além de apresentarem uma infinidade de recursos muito úteis que o farão apaixonar-se imediatamente. Eu uso o Spark há quase uma década, inicialmente como um cliente, muito antes de entrar para a Readdle, e gostaria de compartilhar tudo o que eu adoro no Spark.
Neste artigo, veremos oito benefícios do Spark Mail que todo aplicativo de e-mail deveria oferecer para facilitar sua vida. Vamos ao que interessa!
- Categorização automática de e-mails e Controle de acesso
- Adiamento de e-mail personalizável & Deixar de lado
- Enviar depois, em uma data & hora especificadas
- Lembretes para acompanhamento na ausência de respostas
- Modelos com espaços reservados para e-mails recorrentes
- +AI, e não apenas IA
- Integrações entre aplicativos
- Bloqueio de rastreadores & privacidade
1. Categorização automática de e-mails e Controle de acesso
Sua caixa de entrada de e-mail funciona mais ou menos como uma lista de tarefas sobre a qual você tem pouco controle, com mensagens enviadas como tarefas que precisam ser executadas. Outras pessoas podem adicionar tarefas à sua lista, e o fazem, e cada e-mail recebido contribui para aumentar a desordem em sua caixa de entrada. O que aconteceria se o seu aplicativo de e-mail classificasse e categorizasse seus e-mails para você? E se você pudesse saber exatamente quais e-mails devem ser priorizados e quais devem ser tratados mais tarde, como boletins informativos e e-mails de marketing? O aplicativo de e-mail Spark (download gratuito) faz isso automaticamente para você. Todos os e-mails recebidos são automaticamente classificados e categorizados como e-mails pessoais, notificações ou boletins informativos, para que você tenha sempre uma caixa de entrada organizada.
Economizei incontáveis horas por mês, sem precisar preocupar-me com a desordem de minha caixa de entrada, tudo graças à categorização de e-mails do Spark. Se estiver com pressa ou quiser concluir o trabalho mais rapidamente, você saberá imediatamente quais e-mails deverão ser abordados primeiro.
Mas é aqui que o Spark realmente se destaca. O aplicativo de e-mail Spark conta com o Gatekeeper — por meio do qual as mensagens de todos os novos remetentes são automaticamente verificadas pelo Spark, dando-lhe a opção de Aceitar ou Bloquear futuras mensagens provenientes deles. Essa é uma ótima maneira de evitar campanhas de marketing automatizadas de gotejamento & boletins informativos que lotam sua caixa de entrada.
Sua caixa de entrada em seu aplicativo atual de e-mail pode até ser uma lista de tarefas que outros podem controlar diretamente, mas o Spark lhe oferece a liberdade de filtrar todo o ruído e assumir o controle de sua caixa de entrada.
2. Adiamento de e-mail personalizável & Deixar de lado
É praticamente impossível intervir em todos os e-mails de sua caixa de entrada. Muitas vezes, você precisa deixar alguns e-mails para depois, seja por um atraso proposital de sua parte ou simplesmente porque esses e-mails só deverão ser entregues em alguns dias. Deixar esses e-mails parados em sua caixa de entrada apenas gera desordem, além de aumentar a confusão sobre quais e-mails necessitam de sua atenção. O aplicativo de e-mail Spark permite que você “adie” certos e-mails temporariamente para depois, de modo que essas mensagens sejam retiradas da sua caixa de entrada e retornem a ela quando esse prazo chegar ao fim. Digamos, por exemplo, que você acabou de receber um lembrete de uma conta cujo vencimento é daqui a duas semanas. Embora você não queira se esquecer disso, também não é algo crítico.
Com o Spark, você poderá simplesmente adiar esse e-mail por duas semanas. E você poderá definir a data e a hora exatas em que deseja que o e-mail seja exibido novamente na sua caixa de entrada e se quer ou não ser alertado sobre isso por uma notificação.
Recomendo que você baixe o Spark de graça e comece a adiar e-mails em sua caixa de entrada. Tenho certeza de que ficará surpreso com o quanto isso o ajudará a concentrar-se e a realizar muito mais coisas.
3. Enviar depois, em uma data & hora especificadas
Como o nome sugere, com o Spark é possível programar seus e-mails para serem enviados mais tarde. Assim como faz normalmente, você poderá redigir um e-mail da maneira que preferir e, em vez de enviá-lo de imediato, poderá solicitar ao Spark que o envie mais tarde. Você poderá definir a data e a hora exatas em que o e-mail será enviado. Também é possível criar predefinições para operações frequentemente executadas ou escolher uma data e hora personalizadas para cada e-mail.
Essa possibilidade de enviar e-mails posteriormente é fundamental para manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, além de ser útil para equipes internacionais distribuídas por diferentes fusos horários. Você poderá elaborar e-mails durante seu horário de trabalho, programando-os para que cheguem à caixa de entrada do destinatário, ou dos membros da equipe, em um horário mais apropriado para eles, aumentando as chances de uma resposta imediata.
4. Lembretes para acompanhamento na ausência de respostas
Sabe quando você envia um e-mail para alguém e depois se esquece dele, seja porque nunca recebeu uma resposta ou porque ficou ocupado com outras tarefas? Pessoalmente, já perdi o acompanhamento de muitos e-mails no passado simplesmente porque esqueci completamente que havia enviado essas mensagens. Isso é verdade principalmente quando você está se candidatando a vagas de emprego e nunca recebe um retorno. Para casos como esse, o Spark tem um truque bacana na manga. Ao enviar qualquer e-mail com o Spark, você terá a opção de ativar um lembrete para fazer o acompanhamento em uma data e hora específicas.
Caso você não receba uma resposta do destinatário dentro do prazo especificado, o Spark o lembrará automaticamente sobre o e-mail e colocará o tópico inteiro em sua caixa de entrada, aguardando por uma ação sua. Esse é um ótimo método para manter-se atualizado sobre os e-mails que precisam de resposta, como e-mails de suporte ou solicitações de emprego. Não é comum ver essa ferramenta em muitos aplicativos de e-mail, e é um dos meus recursos favoritos do Spark — e a simplicidade de seu mecanismo é fantástica e muito prática. Tenho certeza de que você também irá adorar.
5. Modelos com espaços reservados para e-mails recorrentes
Existem determinados e-mails que você costuma enviar com frequência, seja no trabalho ou como resposta a mensagens recebidas com frequência. Como exemplos, o proprietário de uma pequena empresa pode precisar enviar respostas a consultas comuns de vendas sobre preços e disponibilidade, um membro da equipe de suporte de software pode precisar enviar um e-mail sobre um erro que está sendo corrigido no momento ou o proprietário de um site pode precisar responder a consultas frequentes sobre patrocínio ou pedidos de vinculação (linkback).
O Spark permite criar e organizar modelos de e-mail que você poderá utilizar ao enviar mensagens. Esses modelos de e-mail permitem que você reutilize os e-mails que envia com frequência, economizando tempo e esforço valiosos. Se estiver perdendo muito tempo com e-mails recorrentes com o mesmo conteúdo, você precisa adquirir o Spark já.
Os modelos no Spark podem incluir marcadores de posição como o seu nome, sobrenome e nome completo ou o do destinatário, bem como marcadores de posição personalizados que você poderá preencher manualmente ao enviar a mensagem.
6. +AI, e não apenas IA
Atualmente, a IA já é parte integrante do aplicativo de e-mail Spark. À medida que LLMs cada vez mais novos chegam ao mercado, é natural que aproveitemos ao máximo os avanços da IA em nosso benefício, ao menos em relação àquilo com que lidamos diariamente. O Spark +AI é um assistente de e-mail com IA que ajuda você a redigir qualquer e-mail exatamente como você desejar, e isso em segundos. Com uma simples solicitação, você criará um novo e-mail, longo ou curto, do jeito que desejar. Reformule rapidamente o que já foi escrito, corrija erros gramaticais, ajuste o tom da mensagem, além de muitas outras coisas, com a ajuda da IA — as possibilidades são realmente infinitas.
Confira o Spark +AI em detalhes aqui.
7. Integrações entre aplicativos
Por mais importante que o e-mail seja em nossa vida diária, ele é apenas uma parte de nosso cotidiano. Seus hábitos de e-mail, especialmente quando você utiliza o Spark, o ajudam a alcançar muitos objetivos. No entanto, em alguns casos, você terá que contar com outros aplicativos de produtividade para realizar suas tarefas. Como o Spark se integra a muitas ferramentas populares de produtividade, você poderá transformar qualquer e-mail em uma tarefa a ser cumprida, exportar qualquer e-mail como uma nota ou conectar sua conta do Zoom para agendar chamadas de maneira instantânea. O Spark evita o inconveniente de ficar alternando entre aplicativos repetidamente, economizando muito tempo e esforço.
O Spark inclui integrações com aplicativos de gerenciamento de tarefas e projetos, como Asana, Todoist, Things, Trello, etc., aplicativos de anotações, como Evernote, Instapaper, OneNote, etc., serviços de reunião e videoconferência online, como Zoom e GoTo, e serviços de armazenamento em nuvem, como Box, Dropbox, etc. Confira a seguir a lista completa das integrações disponíveis, de acordo com a plataforma:
Gerenciamento de Tarefas e Projetos
- Windows + Android: Asana, MeisterTask, TickTick, Todoist, Trello
- Mac + iOS: também integram com 2Do, OmniFocus, Lembretes, Things
Anotações e Organização
- Windows + Android: Evernote, Instapaper, OneNote, Pocket
- Mac + iOS: também integram com Agenda, Bear
Armazenamento em Nuvem e Gerenciamento de Arquivos
- somente iOS: Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive
Reuniões e Videoconferências Online
- somente iOS: GoTo, Zoom
A atualização mais recente do Spark também traz integrações com o Notion e o Microsoft Teams para Windows e Mac e, em breve, com outras plataformas.
8. Bloqueio de rastreadores & privacidade
Essa opção pouco conhecida do Spark exerce um enorme impacto em sua privacidade. Muitos serviços para envio de e-mails e softwares de boletins informativos utilizam imagens incorporadas às mensagens para rastrear sua movimentação. Sempre que você abre um e-mail, as imagens que são carregadas de servidores remotos são utilizadas para monitorar quantas vezes e a que horas você abre seu e-mail, etc. Algumas vezes, ele também poderá divulgar seu endereço IP, invadindo sua privacidade. O Spark possui uma opção simples intitulada “Carregar imagens remotas”, que poderá ser ativada/desativada para controlar se essas imagens deverão ser baixadas automaticamente quando você abrir um e-mail. Eu o configurei como desativado, para que eu possa carregar manualmente imagens remotas apenas para os e-mails que realmente me interessam. Dessa forma, posso controlar se o remetente saberá se eu abri ou não o e-mail.
O Spark foi cuidadosamente projetado para oferecer uma experiência de e-mail como uma excelente alternativa a outros aplicativos de e-mail mais básicos e descomplicados que você esteja utilizando no momento. Mudar para o Spark é muito fácil — ele está disponível para dispositivos iOS e Android, bem como para computadores Mac e Windows.
Baixe o Spark de graça e adote uma experiência de e-mail mais moderna que o ajudará a manter o foco e a produzir muito mais.
