Погляньмо правді в очі – електронна пошта займає значну частину нашого робочого дня. Незалежно від того, відповідаємо ми на листи, чи надсилаємо щойно написані, чи шукаємо вкладення, чи впорядковуємо старі бесіди, чи просто прагнемо максимально очистити скриньку, легко відчути, що електронна пошта контролює все. Справа в тому, що не всі поштові клієнти влаштовані однаково. Хороший поштовий застосунок може повністю змінити те, як ви керуєте електронною поштою і зберігаєте організованість, перетворивши цю роботу з рутинної на захопливу і приємну. Від того, яким поштовим застосунком ви користуєтесь, може залежати, чи витрачатимете ви щодня по кілька годин на роботу з поштою, чи працюватимете більшу частину робочого дня над іншими важливими завданнями.
Якщо ви шукаєте заміну нудній і незграбній програмі для роботи з електронною поштою, яка живе на вашому пристрої, лише тому що вона безкоштовна або передвстановлена вашою компанією, ви потрапили на правильну сторінку. Уявіть, що ваш поштовий клієнт може більше, ніж просто надсилати та отримувати електронні листи. Що, якби це допомогло вам бути організованими, заощадити час, допомогти краще зосередитись і, можливо, навіть зробити вашу роботу трохи менш перевантаженою? Більшість поштових програм сьогодні мають базові інструменти, такі як об'єднана поштова скринька, архівування електронної пошти, інтеграція з календарем, скасування надсилання тощо. Але сучасні поштові програми, такі як поштовий клієнт Spark, розроблені, щоб допомогти вам встигати більше, і мають безліч корисних функцій, які ви відразу ж полюбите. Я використовую Spark вже майже десять років, спочатку як звичайний користувач, задовго до того, як приєднався до Readdle, і я хотів би розповісти про все, що я люблю в цій програмі.
У цій статті ми розглянемо вісім переваг Spark, які повинен мати кожен поштовий клієнт, щоб полегшити вам життя. Тож почнімо!
- Автоматична категоризація листів та ґейткіпер
- Функції «Відкласти» та «На потім»
- Функція «Надіслати пізніше» у певний день і час
- Нагадування про листи без відповіді
- Шаблони з полями для повторюваних листів
- +AI – більше, ніж просто штучний інтелект
- Інтеграції програм
- Блокування трекерів та конфіденційність
1. Автоматична категоризація листів та ґейткіпер
Ваша поштова скринька так чи інакше схожа на список завдань, який ви мало контролюєте, а листи - на завдання, які вам потрібно виконати. Інші користувачі можуть додавати завдання до вашого списку, і вони роблять це постійно, а кожен вхідний лист додає ще більше безладу у вашій скриньці до вже наявного. Що, якби поштовий клієнт сортував і класифікував ваші листи за вас? Що, якби ви могли автоматично визначати, на яких листах слід зосередитися в першу чергу, а з якими, наприклад, розсилками та маркетинговими листами, можна почекати? Поштовий клієнт Spark (безкоштовне завантаження) автоматично зробить це за вас. Всі вхідні листи автоматично сортуються і розподіляються за категоріями: «Особисті», «Сповіщення» та «Розсилки», тож у вас перед очима завжди буде охайна поштова скринька.
Я заощаджую незліченну кількість годин щомісяця, не турбуючись про те, що мої вхідні будуть перевантажені, і все це завдяки категоризації електронної пошти у Spark. Якщо ви поспішаєте або хочете виконати роботу швидше, ви можете миттєво дізнатися, які листи потрібно опрацювати в першу чергу.
Але ось де Spark дійсно вражає. Spark має функцію Ґейткіпер, за допомогою якої листи від будь-якого нового відправника автоматично перевіряються, надаючи вам можливість дозволити або заборонити отримання майбутніх листів від цього адресата. Це чудовий спосіб позбавити себе від автоматизованих тригерних маркетингових кампаній та розсилок, які засмічують вашу поштову скриньку.
У нинішньому поштовому клієнті ваша поштова скринька може бути списком завдань, який контролюють інші, а Spark дає вам свободу відфільтрувати шум і взяти під свій контроль власні вхідні.
2. Персоналізовані функції «Відкласти» та «На потім»
Практично неможливо реагувати на кожен лист у ваших вхідних. Часто доводиться залишати деякі листи на потім, або через навмисну затримку з вашого боку, або просто тому, що ці листи не потрібно надсилати ще кілька днів. Якщо залишити такі листи в поштовій скриньці, це призведе до безладу, а також додасть плутанини щодо того, які листи потребують вашої уваги. Поштова програма Spark дозволяє тимчасово «відкласти» певні електронні листи на пізніше, щоб вони були видалені з вхідних і повернулися до скриньки, коли прийде їх час. Наприклад, ви щойно отримали нагадування про платіж, який має бути проведений лише через два тижні. Про це не хочеться забувати, але прямо зараз це не критично.
За допомогою Spark ви можете просто відкласти це повідомлення на два тижні. Ви можете вибрати точну дату і час, коли ви хочете, щоб лист знову з'явився у вашій поштовій скриньці, а також те, чи хочете отримувати про це сповіщення.
Наполегливо раджу вам безкоштовно завантажити Spark і спробувати цю надзвичайно корисну функцію. Я впевнений, що ви будете здивовані, наскільки це допоможе вам зосередитися і встигати більше.
3. Функція «Надіслати пізніше» у певний день і час
Як випливає з назви, за допомогою Spark ви можете запланувати надсилання листів пізніше. Як і зазвичай, ви можете створювати електронний лист як завгодно, але замість того, щоб надсилати його одразу, ви можете попросити Spark зробити це пізніше. Ви можете вибрати точну дату та час, коли лист має бути надіслано. Ви можете створити пресети для часто використовуваних опцій або вибрати власну дату та час для кожного листа.
Ця можливість надсилати електронні листи пізніше має вирішальне значення для підтримання балансу між роботою та особистим життям, а також є корисною для глобальних команд, які працюють у різних часових поясах. Ви можете готувати листи в робочий час, але запланувати, щоб вони потрапляли до поштової скриньки адресата або члена команди в оптимальний для них час, що підвищує шанси на швидку відповідь.
4. Нагадування про листи без відповіді
Знаєте, як буває, коли ви надсилаєте комусь електронного листа, а потім забуваєте про нього – або тому, що не отримуєте відповіді, або тому, що зайняті іншими справами? Особисто я раніше пропускав відповіді на багато листів просто тому, що зовсім забував, що відправив комусь листа. Це особливо актуально, коли ви, наприклад, подаєте заявку на роботу, але так і не отримуєте відповіді. Для таких випадків у Spark є відмінний козир у рукаві. Коли ви надсилаєте будь-який лист за допомогою Spark, у вас є можливість увімкнути нагадування про відповідь на певну дату і час.
Якщо ви не отримаєте відповіді від адресата протягом зазначеного часу, Spark автоматично нагадає вам про лист і помістить всю тему у ваші вхідні, чекаючи на подальші дії. Це чудовий спосіб тримати під контролем листи, які потребують відповіді, наприклад, запити про підтримку чи заявки на роботу. Я не часто бачив цей інструмент у більшості поштових клієнтів і це одна з моїх улюблених речей у Spark – простота, з якою він працює, просто фантастична і дуже практична. Впевнений, вам теж сподобається.
5. Шаблони з полями для повторюваних листів
Існують певні типи електронних листів, які ви можете надсилати часто, як по роботі, так і у відповідь на звичайні листи, що надходять до вас. Наприклад, власнику малого бізнесу може знадобитися розіслати відповіді на типові запити про ціни та наявність, співробітнику служби підтримки програмного забезпечення – повідомити про відому помилку, яку наразі виправляють, або власнику вебсайту – відповісти на численні запити про спонсорство чи зворотні посилання.
Spark дозволяє створювати та впорядковувати шаблони листів, які ви можете використовувати для надсилання. Вони дозволяють повторно використовувати листи, які ви часто надсилаєте, заощаджуючи дорогоцінний час і зусилля. Якщо ви витрачаєте занадто багато часу на повторювані однотипні листи, рекомендую вам завантажити Spark вже сьогодні.
Шаблони у Spark можуть містити поля-заповнювачі, такі як ваше ім'я та прізвище чи повне ім'я адресата, а також власні поля, які ви можете редагувати вручну під час надсилання листа.
6. +AI – більше, ніж просто штучний інтелект
Сьогодні штучний інтелект є невід'ємною частиною поштового клієнта Spark. Оскільки на ринку з'являються все нові й нові фахівці, цілком природно, що ми повною мірою використовуємо досягнення штучного інтелекту на свою користь, принаймні в тому, з чим ми стикаємося щодня. Spark +AI – це ваш власний асистент електронної пошти зі штучним інтелектом, який допоможе вам скласти будь-який лист саме так, як ви хочете, за лічені секунди. За допомогою простих підказок ви можете створити новий лист – необхідної вам довжини чи в потрібному тоні. Миттєво перефразуйте вже написане, виправляйте граматичні помилки, регулюйте тон повідомлення і робіть багато іншого за допомогою ШІ – можливості тут дійсно безмежні.
Детальніше про Spark +AI можна дізнатись тут.
7. Інтеграції програм
Якою б важливою не була електронна пошта в нашому повсякденному житті, це лише його частина. Ваші звички роботи з електронною поштою, особливо коли ви використовуєте Spark, допомагають вам багато чого досягти. Проте в деяких випадках вам доводиться покладатися на інші програми для підвищення продуктивності, щоб виконати свою роботу. Spark напряму інтегрується з багатьма популярними інструментами для підвищення продуктивності, тож ви можете перетворити будь-який електронний лист на завдання, експортувати його як нотатку або підключити свій обліковий запис Zoom, щоб миттєво планувати дзвінки. Spark позбавляє вас від необхідності постійно перемикатися між програмами, заощаджуючи ваш час і сили.
Spark має інтеграцію із застосунками для управління завданнями та проєктами, такими як Asana, Todoist, Things, Trello; програмами для створення нотаток, такими як Evernote, Instapaper, OneNote; сервісами для онлайн-зустрічей та відеоконференцій, такими як Zoom та GoTo, а також хмарними сервісами для зберігання даних, такими як Box, Dropbox тощо. Ось повний список доступних інтеграцій за платформами:
Керування завданнями та проєктами
- Windows + Android: Asana, MeisterTask, TickTick, Todoist, Trello
- macOS + iOS: додатково інтегрується з 2Do, OmniFocus, Reminders, Things
Нотатки та впорядкування
- Windows + Android: Evernote, Instapaper, OneNote, Pocket
- macOS + iOS: додатково інтегрується з Agenda, Bear
Хмарні сховища та керування файлами
- Лише iOS: Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive
Онлайн-наради та відеоконференції
- Лише iOS: GoTo, Zoom
Останнє оновлення spark також додає інтеграцію з Notion і Microsoft Teams для Windows та macOS, а незабаром з'являться й інші платформи.
8. Блокування трекерів та конфіденційність
Ця маловідома опція у Spark має величезний вплив на вашу конфіденційність. Річ у тім, що багато сервісів електронної пошти та програм для розсилок використовують вбудовані зображення в тілі листа, щоб відстежувати його відкривання. Щоразу, коли ви відкриваєте електронний лист, зображення, які завантажуються з віддалених серверів, використовуються для відстеження того, скільки разів ви відкриваєте лист, в який час ви це робите тощо. Іноді також може передаватися IP-адреса, порушуючи вашу конфіденційність. Spark має простий перемикач «Завантажувати віддалені зображення», який можна ввімкнути/вимкнути, щоб керувати автоматичним завантаженням цих зображень при відкритті будь-якого електронного листа. Я вимкнув цю функцію, щоб вручну завантажувати віддалені зображення лише для тих листів, які мене дійсно цікавлять. Таким чином, я можу контролювати, чи знає відправник, що я відкривав його лист.
Spark – це продумано розроблена програма для роботи з електронною поштою, яка є чудовою альтернативою будь-якому базовому складному застосунку, який ви можете використовувати зараз. Перейти на Spark легко – він доступний для пристроїв на iOS та Android, а також для комп'ютерів з macOS і Windows.
Звантажуйте Spark безкоштовно вже зараз і переходьте на сучасну електронну пошту, яка допоможе вам зосередитись і встигати більше.
