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定义
💡 Inbox Zero（收件箱清零）是一种特定的、有名称的电子邮件处理方法，通过对每封邮件做出一小组简单的决定，将收件箱清空。它由效率作家 Merlin Mann 在 2000 年代中期推广开来。 它不是"井井有条"的隐喻，而是一种有明确步骤的实际技巧。 这只是一种特定的方法，而非泛指的 电子邮件管理。 电子邮件管理是一个总括概念：即你用来运营收件箱的整体系统。 Inbox Zero 是这个总括概念之下的一种特定技巧，其核心是把每一封邮件都处理到做出决定，而不是任由它搁置。
Inbox Zero 方法
Mann 最初的框架归结为对每一封邮件采取五种可能的操作之一：删除、委派、回复、延后处理，或者如果该任务耗时不到两分钟就立即完成。 删除只是五种操作之一，所以尽管名字如此，它其实从来都不是关于把一切清空。 许多经过 Inbox Zero 处理的邮件都被归档、委派或回复，而不是被删除。 重点不是让你的收件箱永远真正保持空空如也，而是让每封邮件都能被做出一个决定，而不是悬而未决地搁置，被反复读五次却始终得不到解决。
最后这一点才是真正的价值所在，而不是那个「零」的数字。 一个有 40 封邮件、但每一封都已经过分类、归档或回复的收件箱，在真正重要的意义上，其功能就相当于「零」，尽管计数显示并非如此。 而且维持它也不意味着要不停地查看：这个方法关乎的是你查看邮件时如何处理每一批邮件，而不是更频繁地查看。 把它当作整天守着收件箱的理由，反而背离了它的初衷。
为什么它对每个人的效果都不一样
Inbox Zero 非常适合注重细节的处理者，因为它奖励那种喜欢有条不紊地按既定系统逐步处理的人。
对于那些追求把收件箱时间降到最低的人来说，它就没那么自然契合了。 如果你的目标是尽可能少花时间在收件箱上，那么强迫性地把每封邮件都处理到正式决定，反而可能成为一个消耗时间的黑洞，讽刺地违背了「更快脱离收件箱」这个真正的目标。
这个方法本身对这两类人来说都没有错。 只是它并非放之四海而皆准的正确工具。 对某些人来说，更依赖自动分类（通过 电子邮件过滤器和规则）而非手动决定每封邮件命运的分类系统，会更有帮助。 而它背后的核心逻辑——做出决定，不要让事情悬而未决——并不会仅仅因为它已有二十年历史就过时了。 自 Mann 首次撰写相关内容以来，真正改变的是：现在更多的分类工作可以在你亲手运用这个方法之前自动完成，这使得手动版本的 Inbox Zero 比过去的工作量要小得多。
在不过度纠结的情况下达到收件箱清零
如果你是从真正让人不堪重负的积压开始——数百封未读邮件，那就不要试图逐封分类地慢慢摆脱它。 这样做通常不值得为此花费的时间。 积极地归档以重置基准线：任何已经处理完毕、只是毫无理由地搁在那里的邮件，都一次性归档，这是把令人望而生畏的数字迅速缩减到可管理程度的最快方式。 从那里开始，向后应用这五种操作的框架，而不是试图一口气追溯处理多年的积压邮件；一个全新的起点胜过一个完美的归档。
能自动分类来件的工具（一个把私人邮件、新闻邮件和通知区分开的智能收件箱）从一开始就减少了你需要手动做出的那五种决定的数量，因为你的相当一部分邮件根本就不需要人来决定。