智能、聚焦、邮件。
超高效兼跨平台：专为静忧收件设计，专心聚焦重要事项。
定义
💡 归档：将电子邮件从收件箱移到单独的存储文件夹中，而不是真正删除它们。 你可以把它想象成把旧文件装箱后放到阁楼里。 如果你需要，它们仍然在那里，但不会再把你的桌面弄得乱糟糟。
简而言之：归档会将电子邮件移出收件箱，同时保留可搜索和可恢复性。 它是在让所有内容都保持可见与永久删除你以后可能还需要的邮件之间的一种折中方案。
为什么归档很重要
你的收件箱并不是为永久存储而设计的。 它是一个工作区，而不是文件柜。
在收件箱中保留成千上万封旧邮件会带来真正的问题。 所有内容加载都会更慢。 搜索也要花很久。 说真的呢？ 每天早上看着 8,000 封未读邮件，实在让人沮丧。 ；
但问题在于：你也不能把所有东西都删掉。 有些邮件包含你以后还需要参考的信息。 收据、合同、项目讨论，还有那个你忘了保存的某人的电话号码。 归档可以完美解决这个问题。 邮件会从你的收件箱中消失，但仍然可以在你的电子邮件客户端中被完整搜索到。 你既能获得清爽整洁的界面，又无需承担风险。
Google 官方的 Gmail 帮助文档 解释说，已归档邮件仍可通过搜索和“所有邮件”文件夹访问，因此无需让收件箱杂乱，也能轻松找回。
本质上，这就是那个真正管用的“我稍后再处理”选项。 与给邮件加星标或保留未读不同（那只会让问题更严重），归档会让它们先离开视线，同时在你之后确实需要处理时仍可访问。
归档实际上如何运作
其原理相当直接，但具体实现方式会有所不同。
服务器端归档是 Gmail 使用的方式。 当你归档一封邮件时，它会移除收件箱标签，但邮件仍保留在“所有邮件”中。 邮件本身实际上并不会移动。 它只是不会再显示在你的收件箱视图中。 这意味着已归档邮件仍会占用你的存储配额，你也可以通过搜索或直接查看“所有邮件”找到它们。
基于文件夹的归档是 Outlook 的方式。 你的电子邮件客户端会创建一个“归档”文件夹（与收件箱分开），并将邮件实际移动到那里。 邮件会真正从一个文件夹移到另一个文件夹。 如果你愿意，可以用子文件夹来整理这个归档文件夹，或者干脆把所有内容都丢进去，之后再靠搜索查找。
自动归档会按照你设定的时间计划进行。 超过 30 天、90 天或任何你选择时长的邮件，都会被自动归档。 Outlook 为 IMAP 和 EWS 账户提供此功能。 如果你不擅长手动清理，它会很有用，不过你对哪些内容会被归档的控制会少一些。
大多数人会将手动和自动归档结合使用。 手动归档重要但已结束的对话，再让自动规则在几个月后处理其他所有内容。
设置归档
这个过程并不复杂，但每个客户端的处理方式都不同。
在 Gmail 中：
- 打开你想要归档的邮件
- 点击归档按钮（一个带向下箭头的方框，通常在顶部附近）
- 或者选择多封邮件并点击同一个按钮
- 若要稍后查找已归档邮件，请点击左侧边栏中的 所有邮件
Gmail 还允许你将对话静音（即归档并自动归档之后所有回复），这非常适合那些没完没了的邮件线程。
在 Outlook 中：
- 选择该邮件
- 点击功能区中的 归档按钮（或按键盘上的 Backspace）
- 邮件会移动到你的“归档”文件夹
- 要设置自动归档：点击“齿轮”图标进入“设置” > “邮件” > “规则” > “+ 添加新规则”
- 选择归档频率以及邮件需达到的时间长度
如果你想让邮件彻底离开服务器，Outlook 的自动归档还可以将邮件移动到单独的 .pst 文件中，不过这会让它们更难搜索。
在 Spark macOS 桌面版中：
在 Spark 中，归档操作称为 “标记为已完成”。 要在 macOS 桌面版中使用“标记为已完成”，你可以按照以下步骤操作： ；
- 在收件箱中，将鼠标悬停在所需邮件上，然后按 E。 ；
- 打开邮件后，按 E。
如需查看其他平台或设备上的说明，你可以参考我们关于 标记为已完成 的文章。
在某些平台上，Spark 还提供一项名为 “Swipes” 的特殊功能，可帮助你更快处理收件箱。 你可以将 Swipes 配置为“标记为已完成”操作，这样就能直接在收件箱中通过一次滑动完成“标记为已完成”。 只需打开 Spark 桌面版“设置” > “Swipes” > 将“完成/未完成”操作分配给一个滑动动作。 在这里了解有关设置滑动操作的更多信息。
聪明的归档习惯
要定期归档，而不是等到收件箱陷入危机时才处理。 把它变成每天的习惯。 每天结束时花五分钟，把所有已经处理过的内容归档。 这样可以避免那种让人崩溃的大清理——你得一次性处理 3,000 封邮件。
不要归档你仍需要处理的邮件。 听起来很明显，但人们经常这样做。 归档不是待办事项清单。 如果你还没有回复、需要跟进，或者其中有待处理事项，就把它留在收件箱里。 对于需要关注的内容，请使用标记或标签。
相信搜索功能。 归档的最大障碍，是你担心再也找不到那封邮件。 其实你找得到。 搜索功能足够强大，你不需要复杂的文件夹系统。 把所有内容都归档起来，等需要时再搜索关键词。 这比维护 47 个子文件夹快多了。
为特定发件人设置筛选器以自动归档。 新闻简报、自动报告、那些每日摘要邮件。 如果你偶尔会看，但不想让它们总是出现在眼前，就创建一条规则自动归档它们。 它们仍然可以搜索到，只是不会让你的收件箱变得杂乱。
偶尔检查一下你的归档。 不是所有东西都需要永远保留。 每隔几个月，搜索一下那些非常旧的内容，把你确实不再需要的东西真正删除掉。 这样可以让你的存储空间保持可控。 根据 Microsoft 的指南，定期归档有助于保持邮箱的最佳性能。
将归档而不是删除作为默认操作。 存储空间很便宜，而删除的邮件无法恢复。 除非它显然是垃圾邮件或完全无用，否则就归档它。 你可能再也不会需要它，但万一哪天需要，它还在那里。