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Définition
💡 Archivage : déplacer des e-mails hors de votre boîte de réception vers un dossier de stockage séparé sans réellement les supprimer. Imaginez cela comme le fait de mettre de vieux dossiers dans des cartons et de les ranger au grenier. Ils sont toujours là si vous en avez besoin, mais ils n'encombrent plus votre bureau.
En bref : l'archivage retire les e-mails de votre boîte de réception tout en les gardant consultables et récupérables. C'est le juste milieu entre tout garder visible et supprimer définitivement des messages dont vous pourriez avoir besoin plus tard.
Pourquoi l'archivage est important
Votre boîte de réception n'est pas censée servir de stockage permanent. C'est un espace de travail, pas une armoire de classement.
Garder des milliers d'anciens messages dans votre boîte de réception crée de vrais problèmes. Tout se charge plus lentement. La recherche prend une éternité. Et honnêtement ? Voir 8,000 e-mails non lus chaque matin est tout simplement déprimant.
Mais voici le problème : vous ne pouvez pas tout simplement tout supprimer. Certains e-mails contiennent des informations de référence dont vous aurez besoin plus tard. Des reçus, des contrats, des discussions de projet, le numéro de téléphone de cette personne que vous avez oublié d'enregistrer. L'archivage résout parfaitement ce problème. Les messages disparaissent de votre boîte de réception, mais restent entièrement consultables dans votre client de messagerie. Vous obtenez une page blanche sans le risque.
La documentation d'aide Gmail officielle de Google explique que les e-mails archivés restent accessibles via la recherche et le dossier Tous les messages, ce qui permet de les retrouver facilement sans encombrer la boîte de réception.
En gros, c'est l'option « j'y reviendrai plus tard » qui fonctionne vraiment. Contrairement au fait d'ajouter une étoile aux messages ou de les laisser non lus (ce qui ne fait qu'aggraver le problème), l'archivage les met hors de vue tout en les gardant accessibles lorsque vous devez vraiment vous en occuper plus tard.
Comment l'archivage fonctionne réellement
Le mécanisme est assez simple, mais la mise en œuvre varie.
L'archivage côté serveur est ce qu'utilise Gmail. Lorsque vous archivez un message, cela supprime le libellé Boîte de réception, mais conserve l'e-mail dans « Tous les messages ». Le message lui-même ne bouge jamais. Il cesse simplement d'apparaître dans votre vue de boîte de réception. Cela signifie que les e-mails archivés comptent toujours dans votre quota de stockage, et vous pouvez les retrouver via la recherche ou en consultant directement Tous les messages.
L'archivage par dossier est l'approche d'Outlook. Votre client de messagerie crée un dossier Archive (séparé de votre boîte de réception) et y déplace physiquement les messages. L'e-mail est littéralement déplacé d'un dossier à un autre. Vous pouvez organiser ce dossier Archive avec des sous-dossiers si vous le souhaitez, ou simplement tout y mettre et vous fier à la recherche plus tard.
L'archivage automatique se produit selon un calendrier que vous définissez. Les messages de plus de 30 jours, 90 jours, ou toute autre durée que vous choisissez, sont archivés automatiquement. Outlook propose cela pour les comptes IMAP et EWS. C'est utile si vous n'êtes pas très doué pour faire le ménage manuellement, même si vous perdez un peu de contrôle sur ce qui est archivé.
La plupart des gens combinent archivage manuel et automatique. Archivez manuellement les conversations importantes mais terminées, et laissez la règle automatique s'occuper de tout le reste après quelques mois.
Configurer l'archivage
Le processus n'est pas compliqué, mais chaque client le gère différemment.
Dans Gmail :
- Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez archiver
- Appuyez sur le bouton d'archivage (une boîte avec une flèche vers le bas, généralement près du haut)
- Ou sélectionnez plusieurs e-mails et cliquez sur le même bouton
- Pour retrouver plus tard les e-mails archivés, cliquez sur Tous les messages dans la barre latérale gauche
Gmail vous permet aussi d'ignorer les conversations (archivage plus archivage automatique de toutes les réponses futures), ce qui est parfait pour ces fils d'e-mails qui n'en finissent pas.
Dans Outlook :
- Sélectionnez l'e-mail
- Cliquez sur le bouton Archiver dans le ruban (ou appuyez sur Retour arrière sur votre clavier)
- L'e-mail est déplacé vers votre dossier Archive
- Pour configurer l'archivage automatique : cliquez sur l'icône « engrenage » pour accéder à Paramètres > Courrier > Règles > + Ajouter une nouvelle règle
- Choisissez la fréquence d'archivage et l'ancienneté des messages
L'archivage automatique d'Outlook peut déplacer les messages vers un fichier .pst séparé si vous souhaitez les retirer complètement du serveur, bien que cela les rende plus difficiles à rechercher.
Dans Spark Desktop pour macOS :
Dans Spark, l’action d’archivage s’appelle « Marquer comme terminé ». Pour utiliser Marquer comme terminé sur Spark Desktop pour macOS, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
- Dans votre boîte de réception, survolez l'e-mail souhaité et appuyez sur E.
- Lorsque l'e-mail est ouvert, appuyez sur E.
Pour obtenir les instructions pour d'autres plateformes ou appareils, vous pouvez consulter notre article sur Marquer comme terminé.
Sur certaines plateformes, Spark dispose également d’une fonctionnalité spéciale appelée « Swipes », qui vous aide à traiter votre boîte de réception plus rapidement. Vous pouvez configurer les Swipes pour l'action Marquer comme terminé afin de pouvoir marquer comme terminé en un seul geste directement depuis votre boîte de réception. Ouvrez simplement les paramètres de Spark Desktop > Swipes > attribuez l'action « Terminé / Non terminé » à un geste. Pour en savoir plus sur la configuration des gestes de balayage, cliquez ici.
Bonnes habitudes d'archivage
Archivez régulièrement, pas seulement quand votre boîte de réception est en mode crise. Faites-en une habitude quotidienne. Consacrez cinq minutes à la fin de chaque journée à archiver tout ce dont vous vous êtes occupé. Cela évite les sessions de tri accablantes où vous essayez de traiter 3,000 e-mails d’un coup.
N'archivez pas les e-mails qui nécessitent encore une action de votre part. Cela paraît évident, mais les gens le font sans arrêt. L'archivage n'est pas une liste de tâches. Si vous n'avez pas encore répondu, si vous devez faire un suivi, s'il y a une action à entreprendre, gardez-le dans votre boîte de réception. Utilisez des indicateurs ou des libellés pour les éléments qui demandent de l'attention.
Faites confiance à la recherche. Le plus grand frein à l'archivage, c'est la peur de ne jamais retrouver l'e-mail. Vous le retrouverez. La recherche est suffisamment puissante pour que vous n'ayez pas besoin de systèmes de dossiers complexes. Archivez tout et recherchez par mots-clés lorsque vous avez besoin de quelque chose. C'est bien plus rapide que de gérer 47 sous-dossiers.
Configurez des filtres pour archiver automatiquement certains expéditeurs. Les newsletters, les rapports automatisés, ces e-mails de synthèse quotidiens. Si vous les lisez de temps en temps mais n'avez pas besoin de les avoir sous les yeux, créez une règle qui les archive automatiquement. Ils resteront consultables, sans encombrer votre boîte de réception.
Consultez votre archive de temps en temps. Tout n'a pas besoin d'être conservé éternellement. Tous les quelques mois, recherchez les éléments vraiment anciens et supprimez réellement ce dont vous n'avez vraiment pas besoin. Cela permet de garder votre espace de stockage sous contrôle. Selon les recommandations de Microsoft sur la gestion des e-mails, un archivage régulier aide à maintenir des performances optimales de la boîte aux lettres.
Utilisez l'archivage, pas la suppression, comme action par défaut. Le stockage coûte peu cher, les e-mails supprimés sont irrécupérables. Sauf s'il s'agit manifestement de spam ou de quelque chose de totalement inutile, archivez-le. Vous n'en aurez probablement plus besoin, mais au cas où, il sera là.
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