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Definição
💡 Adiar um email: Remover temporariamente um email da sua caixa de entrada e agendá-lo para reaparecer em um horário específico que você escolher, como um despertador, mas para mensagens que você ainda não está pronto para lidar.
Para que você pode usar o recurso de adiar
É segunda-feira de manhã e você recebe uma fatura que precisa ser aprovada, mas as aprovações só acontecem na quarta-feira. Você não pode resolver isso agora, mas também não quer esquecer. Deixá-la na caixa de entrada significa que ela fica ali acumulando bagunça visual e uma leve ansiedade. Excluí-la não é a solução. Arquivá-la significa que você vai esquecer de dar continuidade.
Adiá-la até quarta-feira às 9h. é a atitude correta. O email desaparece da vista, sua caixa de entrada fica mais limpa e ele reaparece exatamente quando você precisa.
Essa é toda a premissa. É enganosamente simples e genuinamente útil para qualquer pessoa que tenta manter uma caixa de entrada organizada. Clientes de email como o Spark incorporaram o recurso de adiar ao fluxo de trabalho principal justamente porque a estratégia de "deixar ali e torcer para lembrar" falha constantemente.
Como funciona o recurso de adiar
Quando você adia um email, seu cliente de email o move para fora da caixa de entrada visível e o armazena em um estado de espera temporário. No horário escolhido, ele retorna ao topo da sua caixa de entrada como se tivesse acabado de chegar. Alguns clientes também enviam uma notificação push nesse momento.
A pasta de emails adiados normalmente fica acessível caso você queira verificar o que está pendente. No Gmail, ela aparece na barra lateral esquerda em Adiados. No Spark, fica na barra lateral em Mais Tarde. Mas a ideia toda é que você não precise verificar: o email volta por conta própria.
Duas coisas que vale a pena saber: adiar uma mensagem não a marca como lida e, se alguém responder a uma conversa adiada, a nova mensagem normalmente aparece na sua caixa de entrada imediatamente, de qualquer forma.
Como adiar emails
No Gmail:
- Passe o cursor sobre um email na sua caixa de entrada
- Clique no ícone de Adiar (um relógio) que aparece no lado direito da linha do email
- Escolha entre as opções predefinidas: mais tarde hoje, amanhã, neste fim de semana, na próxima semana, ou escolha uma data e horário personalizados
Você pode acessar todos os seus emails adiados na pasta Adiados, na barra lateral esquerda. Para alterar o horário de adiamento, abra o email e clique novamente no ícone do relógio.
No Outlook (nova versão):
- Clique com o botão direito em qualquer mensagem e escolha Adiar no menu de contexto, ou selecione o email e encontre Adiar na faixa de opções
- Escolha um horário sugerido ou defina um horário de entrega personalizado
- O email desaparece e retorna à sua caixa de entrada naquele horário
Spark:
- Abra um email ou passe o cursor sobre ele na caixa de entrada
- Clique no ícone de Adiar na barra de ferramentas superior ou pressione S
- Escolha se deseja receber uma notificação quando ele retornar
- Selecione um horário entre as opções predefinidas ou digite manualmente uma data e horário personalizados
As etapas podem variar um pouco de acordo com a plataforma; consulte os guias para outras plataformas aqui.
O recurso de adiar do Spark sincroniza em todos os seus dispositivos, e é essa a funcionalidade que o torna realmente confiável. Os emails adiados são movidos para a pasta Mais Tarde no webmail, ou para a pasta Adiados no aplicativo Spark. O recurso de adiar do Spark também permite personalizar as opções padrão de horário de adiamento para se adequar à sua agenda.
Aproveitando ao máximo o recurso de adiar emails
Não adie coisas indefinidamente. Adiar um email para "algum dia" sem um plano é apenas procrastinação com passos extras. Defina um prazo real.
Use o recurso de adiar em vez de deixar emails abertos. Um email aberto não é um sistema de lembretes. É bagunça. Se você não pode responder nos próximos minutos, adie-o.
Combine o recurso de adiar com um fluxo de trabalho de lembretes de acompanhamento. Adie mensagens recebidas que você está aguardando e use lembretes para conversas em que você depende de outra pessoa.
Não “adie demais”. Se você fica empurrando o mesmo email para frente, isso é um sinal de que você realmente precisa resolvê-lo. Adiar serve para o momento certo, não para evitar as coisas.
O recurso de adiar é uma daquelas funcionalidades que parecem sem importância até você usá-la de forma consistente. Depois disso, você não consegue mais imaginar a vida sem ela.
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