Was ist E-Mail-Archivierung?

Definition

💡 Archivieren: E-Mails aus Ihrem Posteingang in einen separaten Speicherordner verschieben, ohne sie tatsächlich zu löschen. Stellen Sie es sich so vor, als würden Sie alte Akten in Kartons packen und auf den Dachboden stellen. Sie sind immer noch da, wenn Sie sie brauchen, aber sie überladen nicht mehr Ihren Schreibtisch.

Kurz gesagt: Durch das Archivieren werden E-Mails aus Ihrem Posteingang entfernt, bleiben aber durchsuchbar und wiederherstellbar. Es ist der Mittelweg zwischen alles sichtbar zu behalten und Nachrichten dauerhaft zu löschen, die Sie später vielleicht noch brauchen.

Warum Archivieren wichtig ist

Ihr Posteingang ist nicht als dauerhafter Speicher gedacht. Er ist ein Arbeitsbereich, kein Aktenschrank.

Tausende alter Nachrichten im Posteingang zu behalten, verursacht echte Probleme. Alles lädt langsamer. Die Suche dauert ewig. Und mal ehrlich? Jeden Morgen 8.000 ungelesene E-Mails zu sehen, ist einfach deprimierend.

Aber hier ist der Punkt: Sie können nicht einfach alles löschen. Manche E-Mails enthalten Referenzinformationen, die Sie später noch brauchen werden. Belege, Verträge, Projektdiskussionen, die Telefonnummer dieser einen Person, die Sie vergessen haben zu speichern. Archivieren löst dieses Problem perfekt. Nachrichten verschwinden aus Ihrem Posteingang, bleiben aber in Ihrem E-Mail-Client vollständig durchsuchbar. Sie bekommen einen sauberen Neustart ohne das Risiko.

Die offizielle Gmail-Hilfe-Dokumentation von Google erklärt, dass archivierte E-Mails über die Suche und den Ordner „Alle E-Mails“ zugänglich bleiben und sich dadurch leicht wiederfinden lassen, ohne den Posteingang zu überladen.

Im Grunde ist es die Option „Ich kümmere mich später darum“, die tatsächlich funktioniert. Im Gegensatz zum Markieren von Nachrichten mit Stern oder dem Belassen als ungelesen (was das Problem nur verschlimmert) werden sie durch das Archivieren aus dem Blickfeld entfernt, bleiben aber zugänglich, wenn Sie sich später wirklich darum kümmern müssen.

Wie Archivieren tatsächlich funktioniert

Die Funktionsweise ist ziemlich unkompliziert, aber die Umsetzung variiert.

Serverseitiges Archivieren ist das, was Gmail verwendet. Wenn Sie eine Nachricht archivieren, wird das Posteingangs-Label entfernt, aber die E-Mail bleibt unter „Alle E-Mails“ erhalten. Die eigentliche Nachricht wird nie verschoben. Sie wird einfach nicht mehr in Ihrer Posteingangsansicht angezeigt. Das bedeutet, dass archivierte E-Mails weiterhin auf Ihr Speicherkontingent angerechnet werden und Sie sie über die Suche oder durch direktes Nachsehen unter „Alle E-Mails“ finden können.

Ordnerbasiertes Archivieren ist der Ansatz von Outlook. Ihr E-Mail-Client erstellt einen Archiv-Ordner (getrennt von Ihrem Posteingang) und verschiebt Nachrichten physisch dorthin. Die E-Mail wird buchstäblich von einem Ordner in einen anderen verschoben. Sie können diesen Archiv-Ordner mit Unterordnern organisieren, wenn Sie möchten, oder einfach alles dort ablegen und sich später auf die Suche verlassen.

Automatisches Archivieren erfolgt nach einem Zeitplan, den Sie festlegen. Nachrichten, die älter als 30 Tage, 90 Tage oder so alt sind, wie Sie es festlegen, werden automatisch archiviert. Outlook bietet dies für IMAP- und EWS-Konten an. Das ist nützlich, wenn Sie nicht gut darin sind, manuell aufzuräumen, allerdings verlieren Sie dadurch etwas Kontrolle darüber, was archiviert wird.

Die meisten Menschen kombinieren manuelles und automatisches Archivieren. Archivieren Sie wichtige, aber abgeschlossene Unterhaltungen manuell und lassen Sie die automatische Regel nach ein paar Monaten alles andere erfassen.

Archivierung einrichten

Der Vorgang ist nicht kompliziert, aber jeder Client geht anders damit um.

In Gmail:

Öffnen Sie die E-Mail, die Sie archivieren möchten
Klicken Sie auf die Archivieren-Schaltfläche (ein Kasten mit einem Pfeil nach unten, normalerweise oben in der Nähe)
Oder wählen Sie mehrere E-Mails aus und klicken Sie auf dieselbe Schaltfläche
Um archivierte E-Mails später zu finden, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Alle E-Mails

Gmail ermöglicht es Ihnen auch, Unterhaltungen stummzuschalten (archivieren plus automatisches Archivieren aller zukünftigen Antworten), was perfekt für E-Mail-Threads ist, die einfach nicht enden wollen.

In Outlook:

Wählen Sie die E-Mail aus
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Archivieren (oder drücken Sie Backspace auf Ihrer Tastatur)
Die E-Mail wird in Ihren Archiv-Ordner verschoben
So richten Sie das automatische Archivieren ein: Klicken Sie auf das Symbol „Zahnrad“, um zu Einstellungen > E-Mail > Regeln > + Neue Regel hinzufügen zu gelangen
Wählen Sie aus, wie oft archiviert werden soll und wie alt Nachrichten sein müssen

Die automatische Archivierung von Outlook kann Nachrichten auf Wunsch in eine separate .pst-Datei verschieben, um sie vollständig vom Server zu entfernen, allerdings sind sie dann schwerer zu durchsuchen.

In Spark Desktop für macOS:

In Spark heißt die Archivierungsaktion “Als erledigt markieren”. Um „Als erledigt markieren“ auf dem macOS-Desktop zu verwenden, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

Bewegen Sie im Posteingang den Mauszeiger über die gewünschte E-Mail und drücken Sie E.
Wenn die E-Mail geöffnet ist, drücken Sie E.

Anleitungen für andere Plattformen oder Geräte finden Sie in unserem Artikel über Als erledigt markieren.

Auf einigen Plattformen hat Spark auch eine spezielle Funktion namens “Swipes”, mit der Sie Ihren Posteingang schneller bearbeiten können. Sie können Swipes für die Aktion „Als erledigt markieren“ konfigurieren, sodass Sie E-Mails direkt aus Ihrem Posteingang mit einer einzigen Bewegung als erledigt markieren können. Öffnen Sie einfach die Spark-Desktop-Einstellungen > Swipes > und weisen Sie einer Wischgeste die Aktion „Erledigt/Nicht erledigt“ zu. Lesen Sie hier mehr über das Einrichten von Swipes.

Smarte Archivierungsgewohnheiten

Archivieren Sie regelmäßig, nicht erst, wenn Ihr Posteingang den Krisenmodus erreicht. Machen Sie es zu einer täglichen Gewohnheit. Nehmen Sie sich am Ende jedes Tages fünf Minuten Zeit, um alles zu archivieren, was Sie bereits bearbeitet haben. So vermeiden Sie überwältigende Aufräumsitzungen, bei denen Sie versuchen, 3.000 E-Mails auf einmal zu bearbeiten.

Archivieren Sie keine E-Mails, für die Sie noch etwas tun müssen. Klingt offensichtlich, aber die Leute machen das ständig. Das Archiv ist keine To-do-Liste. Wenn Sie noch nicht geantwortet haben, nachfassen müssen oder es einen Aktionspunkt gibt, lassen Sie die Nachricht in Ihrem Posteingang. Verwenden Sie Markierungen oder Labels für Dinge, die Aufmerksamkeit brauchen.

Vertrauen Sie auf die Suche. Das größte Hindernis beim Archivieren ist die Angst, dass Sie die E-Mail nie wiederfinden. Das werden Sie. Die Suche ist leistungsstark genug, dass Sie keine ausgeklügelten Ordnersysteme brauchen. Archivieren Sie alles und suchen Sie nach Stichwörtern, wenn Sie etwas brauchen. Viel schneller, als 47 Unterordner zu pflegen.

Richten Sie Filter ein, um bestimmte Absender automatisch zu archivieren. Newsletter, automatisierte Berichte, diese täglichen Übersichts-E-Mails. Wenn Sie sie gelegentlich lesen, sie aber nicht ständig vor Augen haben müssen, erstellen Sie eine Regel, die sie automatisch archiviert. Sie bleiben weiterhin durchsuchbar, überladen aber nicht Ihren Posteingang.

Überprüfen Sie Ihr Archiv gelegentlich. Nicht alles muss für immer aufbewahrt werden. Suchen Sie alle paar Monate nach wirklich alten Nachrichten und löschen Sie tatsächlich, was Sie wirklich nicht mehr brauchen. So behalten Sie Ihren Speicherplatz unter Kontrolle. Laut Microsofts Richtlinien zur E-Mail-Verwaltung hilft regelmäßiges Archivieren dabei, eine optimale Postfachleistung aufrechtzuerhalten.

Verwenden Sie standardmäßig Archivieren statt Löschen. Speicherplatz ist günstig, gelöschte E-Mails sind nicht wiederherstellbar. Sofern es sich nicht offensichtlich um Spam oder völlig Nutzloses handelt, archivieren Sie die Nachricht. Wahrscheinlich brauchen Sie sie nicht noch einmal, aber falls doch, ist sie da.

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