メールをスヌーズする

スヌーズの活用方法

月曜日の朝、承認が必要な請求書が届きましたが、承認作業は水曜日まで行われません。 今すぐ対応することはできませんが、忘れてしまいたくもありません。 受信トレイに残しておくと、視覚的な雑然さと軽い不安が積み重なっていくだけです。 削除するのは解決策ではありません。 フォルダに振り分けると、フォローアップを忘れてしまいます。

水曜日の午前9時までスヌーズするのが 正しい対応です。 メールは表示から消え、受信トレイはすっきりし、必要なときにちょうど再表示されます。 

それがすべての前提です。 一見シンプルですが、すっきりした受信トレイを維持しようとする人にとって本当に役立ちます。 Sparkのようなメールクライアントがスヌーズを中核的なワークフローに組み込んでいるのは、まさに「そのままにして覚えていることを願う」という戦略が常に失敗するからです。 

スヌーズの仕組み

メールをスヌーズすると、メールクライアントはそのメールを表示中の受信トレイから移動させ、一時的な保留状態で保存します。 選択した時刻になると、まるでたった今届いたかのように受信トレイの一番上に戻ってきます。 一部のクライアントでは、その瞬間にプッシュ通知も送信されます。

保留中のものを確認したい場合、通常はスヌーズフォルダにアクセスできます。 Gmailでは、左サイドバーの「スヌーズ中」に表示されます。 Sparkでは、サイドバーの「後で」にあります。 しかし肝心なのは、確認する必要がないという点です。メールは自動的に戻ってきます。 

知っておくべきこと：メッセージをスヌーズしても既読にはならないこと、そして誰かがスヌーズ中のスレッドに返信した場合、通常その新しいメッセージはすぐに受信トレイに表示されることです。

メールをスヌーズする方法

Gmailの場合： 

1. 受信トレイのメールにカーソルを合わせる
2. メール行の右側に表示されるスヌーズアイコン（時計）をクリックする
3. プリセットのオプションから選択：今日中、明日、今週末、来週、またはカスタムの日時を指定する

スヌーズしたすべてのメールには、左サイドバーの「スヌーズ中」フォルダからアクセスできます。 スヌーズ時刻を変更するには、メールを開いてもう一度時計アイコンをクリックします。

Outlook（新バージョン）の場合：

1. メッセージを右クリックしてコンテキストメニューから「スヌーズ」を選択するか、メールを選択してリボンから「スヌーズ」を見つける
2. おすすめの時刻を選択するか、カスタムの配信時刻を設定する
3. メールが消え、その時刻に受信トレイに戻ってくる

Spark：

1. メールを開くか、受信トレイでメールにカーソルを合わせる
2. 上部のツールバーでスヌーズアイコンをクリックするか、Sキーを押す
3. メールが戻ってきたときに通知を受け取るかどうかを選択する
4. プリセットのオプションから時刻を選択するか、カスタムの日時を手動で入力する

手順はプラットフォームによって多少異なる場合があります。他のプラットフォームのガイドはこちらをご覧ください。

Sparkのスヌーズはすべてのデバイス間で同期されるため、この機能が実際に信頼できるものになっています。 スヌーズしたメールは、ウェブメールでは「後で」フォルダに、Sparkアプリでは「スヌーズ中」フォルダに移動されます。 Sparkのスヌーズ機能では、デフォルトのスヌーズ時刻のオプションを自分のスケジュールに合わせてカスタマイズすることもできます。

メールスヌーズを最大限に活用する

無期限にスヌーズしないこと。 計画もなく「いつか」のためにメールをスヌーズするのは、手間が増えただけの先延ばしにすぎません。 本当の期限を設定しましょう。

メールを開いたままにするのではなく、スヌーズを使いましょう。 開いたままのメールはリマインダーシステムではありません。 それは雑然としたものです。 数分以内に返信できないなら、スヌーズしましょう。

スヌーズをフォローアップのリマインダーワークフローと組み合わせましょう。 待っている受信メッセージはスヌーズし、相手からの返信を待っているスレッドにはリマインダーを使いましょう。

“スヌーズしすぎ”に注意しましょう。 同じメールを何度も先送りし続けているなら、それは実際に対応する必要があるというサインです。 スヌーズはタイミングのためのものであり、回避のためのものではありません。

スヌーズは、継続的に使うまでは些細なものに聞こえる機能のひとつです。 一度使えば、それなしでは考えられなくなります。

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