Відкласти лист

Для чого можна використовувати відкладення

Ранок понеділка, і ви отримуєте рахунок-фактуру, який потрібно затвердити, але затвердження відбуваються лише в середу. Ви не можете обробити його зараз, але й забувати про нього не хочете. Якщо залишити його у скриньці вхідних, він накопичуватиме візуальний безлад і легку тривогу. Видалення — не вихід. Якщо перемістити його в папку, ви забудете вжити подальших дій.

Відкласти його до середи, 9:00, — правильний хід. Лист зникає з поля зору, ваша скринька стає чистішою, і він з’являється знову саме тоді, коли вам потрібно. 

Ось і вся суть. Це оманливо просто й насправді корисно для всіх, хто прагне підтримувати чисту скриньку вхідних. Поштові клієнти, як-от Spark, вбудували відкладення в основний робочий процес саме тому, що стратегія «залиш це тут і сподівайся, що згадаєш» постійно зазнає невдачі. 

Як працює відкладення

Коли ви відкладаєте лист, ваш поштовий клієнт переміщує його з видимої скриньки вхідних і зберігає в тимчасовому стані очікування. В обраний вами час він повертається на початок скриньки вхідних, наче щойно надійшов. Деякі клієнти в цей момент також надсилають push-сповіщення.

Папка з відкладеними листами зазвичай доступна, якщо ви хочете переглянути, що у вас в очікуванні. У Gmail вона з’являється на лівій бічній панелі під назвою «Відкладені». У Spark вона на бічній панелі під назвою «Пізніше». Але вся суть у тому, що вам не потрібно її перевіряти: лист повертається сам. 

Варто знати дві речі: відкладення повідомлення не позначає його як прочитане, і якщо хтось відповість на відкладену розмову, нове повідомлення зазвичай одразу з’являється у вашій скриньці вхідних незалежно від цього.

Як відкладати листи

У Gmail: 

1. Наведіть курсор на лист у скриньці вхідних
2. Натисніть значок «Відкласти» (годинник), що з’являється праворуч у рядку листа
3. Оберіть із заготовлених варіантів: сьогодні пізніше, завтра, на цих вихідних, наступного тижня або вкажіть власну дату й час

Ви можете отримати доступ до всіх відкладених листів у папці «Відкладені» на лівій бічній панелі. Щоб змінити час відкладення, відкрийте лист і знову натисніть значок годинника.

В Outlook (нова версія):

1. Клацніть правою кнопкою миші на будь-якому повідомленні й оберіть «Відкласти» в контекстному меню, або виберіть лист і знайдіть «Відкласти» на стрічці
2. Оберіть запропонований час або встановіть власний час доставки
3. Лист зникає й повертається до вашої скриньки вхідних у той час

Spark:

1. Відкрийте лист або наведіть на нього курсор у скриньці вхідних
2. Натисніть значок «Відкласти» на верхній панелі інструментів або натисніть S
3. Оберіть, чи отримувати сповіщення, коли лист повернеться
4. Оберіть час із заготовлених варіантів або вручну введіть власну дату й час

Кроки можуть дещо відрізнятися залежно від платформи; перегляньте посібники для інших платформ тут.

Функція відкладення в Spark синхронізується на всіх ваших пристроях — саме ця можливість робить її справді надійною. Відкладені листи переміщуються до папки «Пізніше» у вебпошті або до папки «Відкладені» у застосунку Spark. Функція відкладення в Spark також дозволяє налаштувати стандартні варіанти часу відкладення відповідно до вашого розкладу.

Як отримати максимум від відкладення листів

Не відкладайте листи на невизначений термін. Відкладення листа на «колись» без плану — це просто прокрастинація з додатковими кроками. Встановлюйте реальний термін.

Використовуйте відкладення замість того, щоб залишати листи відкритими. Відкритий лист — це не система нагадувань. Це безлад. Якщо ви не можете відповісти за кілька наступних хвилин, відкладіть лист.

Поєднуйте відкладення з робочим процесом нагадувань про подальші дії. Відкладайте вхідні повідомлення, на які ви чекаєте, і використовуйте нагадування для розмов, де ви чекаєте на когось іншого.

Не “переборщуйте з відкладеннями”. Якщо ви постійно переносите той самий лист уперед, це сигнал, що вам справді потрібно з ним розібратися. Відкладення — для вибору часу, а не для уникнення.

Відкладення — одна з тих функцій, що здається незначною, доки ви не почнете користуватися нею постійно. А потім ви вже не уявляєте життя без неї.

Пов’язані терміни 

• Автоматичне видалення 
• Вхідні
• Архів електронної пошти
• Звіт про отримання