Reporter un e-mail

À quoi peut servir le report

C'est lundi matin et vous recevez une facture qui doit être approuvée, mais les approbations n'ont lieu que le mercredi. Vous ne pouvez pas la traiter maintenant, mais vous ne voulez pas non plus l'oublier. La laisser dans votre boîte de réception signifie qu'elle y reste, accumulant l'encombrement visuel et une légère anxiété. La supprimer n'est pas la solution. La classer signifie que vous oublierez d'y donner suite.

La reporter jusqu'au mercredi à 9 h. est la bonne décision. L'e-mail disparaît de la vue, votre boîte de réception devient plus propre, et il réapparaît exactement au moment où vous en avez besoin. 

C'est tout le principe. C'est trompeusement simple et vraiment utile pour quiconque cherche à maintenir une boîte de réception nette. Les clients de messagerie comme Spark ont intégré le report au cœur de leur flux de travail précisément parce que la stratégie « laissez-le là et espérez vous en souvenir » échoue constamment. 

Comment fonctionne le report

Lorsque vous reportez un e-mail, votre client de messagerie le sort de la boîte de réception visible et le place dans un état d'attente temporaire. À l'heure que vous avez choisie, il revient en haut de votre boîte de réception comme s'il venait d'arriver. Certains clients envoient aussi une notification push à ce moment-là.

Le dossier de report est généralement accessible si vous souhaitez vérifier ce qui est en attente. Dans Gmail, il apparaît dans la barre latérale de gauche, sous Reportés. Dans Spark, il se trouve dans la barre latérale, sous Plus tard. Mais tout l'intérêt est que vous n'avez pas à le vérifier : l'e-mail revient de lui-même. 

Deux choses à savoir : reporter un message ne le marque pas comme lu, et si quelqu'un répond à un fil reporté, le nouveau message apparaît généralement immédiatement dans votre boîte de réception, quoi qu'il en soit.

Comment reporter des e-mails

Dans Gmail : 

1. Survolez un e-mail dans votre boîte de réception
2. Cliquez sur l'icône Reporter (une horloge) qui apparaît à droite de la ligne de l'e-mail
3. Choisissez parmi les options prédéfinies : plus tard aujourd'hui, demain, ce week-end, la semaine prochaine, ou choisissez une date et une heure personnalisées

Vous pouvez accéder à tous vos e-mails reportés dans le dossier Reportés, dans la barre latérale de gauche. Pour modifier l'heure du report, ouvrez l'e-mail et cliquez à nouveau sur l'icône d'horloge.

Dans Outlook (nouvelle version) :

1. Faites un clic droit sur un message et choisissez Reporter dans le menu contextuel, ou sélectionnez l'e-mail et trouvez Reporter dans le ruban
2. Choisissez une heure suggérée ou définissez une heure de remise personnalisée
3. L'e-mail disparaît et revient dans votre boîte de réception à cette heure

Spark :

1. Ouvrez un e-mail ou survolez-le dans la boîte de réception
2. Cliquez sur l'icône Reporter dans la barre d'outils supérieure, ou appuyez sur S
3. Choisissez de recevoir ou non une notification lorsqu'il revient
4. Sélectionnez une heure parmi les options prédéfinies ou saisissez manuellement une date et une heure personnalisées

Les étapes peuvent varier légèrement selon la plateforme ; consultez les guides pour les autres plateformes ici.

Le report de Spark se synchronise sur tous vos appareils, ce qui est la fonctionnalité qui le rend vraiment fiable. Les e-mails reportés sont déplacés vers le dossier Plus tard dans le webmail, ou vers le dossier Reportés dans l'application Spark. La fonction de report de Spark vous permet également de personnaliser vos options d'heure de report par défaut pour les adapter à votre emploi du temps.

Tirer le meilleur parti du report d'e-mails

Ne reportez pas les choses indéfiniment. Reporter un e-mail à « un jour » sans plan n'est que de la procrastination avec des étapes supplémentaires. Fixez une véritable date limite.

Utilisez le report au lieu de laisser les e-mails ouverts. Un e-mail ouvert n'est pas un système de rappel. C'est de l'encombrement. Si vous ne pouvez pas répondre dans les prochaines minutes, reportez-le.

Associez le report à un flux de rappels de suivi. Reportez les messages entrants que vous attendez, et utilisez les rappels pour les fils où vous attendez quelqu'un d'autre.

Ne « reportez pas à l'excès ». Si vous continuez à repousser le même e-mail, c'est le signe que vous devez réellement le traiter. Le report sert à gérer le timing, pas à éviter les choses.

Le report est l'une de ces fonctionnalités qui semblent mineures jusqu'à ce que vous l'utilisiez régulièrement. Ensuite, vous ne pouvez plus vous en passer.

Termes associés 

• Suppression automatique 
• Boîte de réception
• Archive d'e-mails
• Accusé de lecture