The Spark Team 
Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 E-Mail-Migration ist der Vorgang, bei dem Sie Ihre E-Mails – und in der Regel auch Ihre Kontakte und Ihren Kalender – von einem E-Mail-Konto oder Anbieter zu einem anderen verschieben. Dafür kann es viele Gründe geben: ein Jobwechsel und der Verlust des Zugriffs auf das alte Firmenkonto, sobald Sie das Unternehmen verlassen haben. Ein Anbieterwechsel, weil Sie das alte Konto schließen. Das Zusammenführen jahrelanger Historie in einer neuen Adresse, weil die alte wegfällt.
Warum das Verschieben Ihrer E-Mails nie so einfach ist wie Kopieren und Einfügen
Man könnte meinen, das Verschieben von E-Mails wäre einfach. Dateien kopieren, woanders einfügen, fertig. Ganz so reibungslos ist es nicht.
Die eigentliche Komplexität besteht darin, dass E-Mail nicht nur aus Nachrichten besteht. Es sind Ordner, Labels, gelesene und ungelesene Status – manchmal jahrelang aufgebaute Organisationsstrukturen, über die Sie nie nachgedacht haben. Eine echte Migration versucht, so viel davon wie möglich zu erhalten. Eine schlampige wirft einfach alles in einen einzigen riesigen, unsortierten Ordner und erklärt die Sache für erledigt. Sie werden ziemlich schnell merken, welche Art Sie erwischt haben.
Das ist vor allem wichtig, wenn Sie den Anbieter komplett wechseln (etwa von Yahoo zu Gmail) und nicht nur ein zweites Konto hinzufügen. Jahre durchsuchbarer Historie zu verlieren, weil eine Migration schiefgelaufen ist, ist wirklich ein schlechter Tag.
Vollständige Migration, manuelle Migration und die Weiterleitungs-Abkürzung, die keine ist
Eine vollständige Migration verschiebt alles: E-Mails, Ordner, Kontakte und manchmal Kalendertermine, indem der IMAP- oder POP3-Zugriff Ihres alten Kontos genutzt wird, um die Daten zu übertragen.
Eine manuelle Migration ist genau das, wonach es klingt: das Verschieben bestimmter Ordner oder Nachrichten von Hand, meist weil Sie nur bestimmte Dinge brauchen und nicht Ihr gesamtes Archiv.
Weiterleitung ist eigentlich gar keine Migration, auch wenn manche Leute sie manchmal so nennen. Die automatische Weiterleitung von einem alten Konto zu einem neuen einzurichten, sorgt dafür, dass neue E-Mails weiterhin ankommen, bringt aber nichts für Ihre bestehende Historie. Wenn Sie auch die alten Inhalte brauchen, reicht die Weiterleitung allein nicht aus.
So migrieren Sie Ihre E-Mails
In Gmail:
- Öffnen Sie Gmail auf Ihrem Computer, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf „Alle Einstellungen aufrufen“.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Konten und Import“.
- Klicken Sie auf „E-Mails und Kontakte importieren“ und folgen Sie den Schritten auf dem Bildschirm. Googles eigene Import-Anleitung hilft bei der Fehlerbehebung, falls es ins Stocken gerät.
- Für Ihr anderes Konto muss der POP-Zugriff aktiviert sein, damit das funktioniert; überprüfen Sie zuerst dessen Einstellungen, falls der Import fehlschlägt.
In Outlook:
- Gehen Sie zu Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren.
- Wählen Sie „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ und anschließend „Outlook-Datendatei (.pst)“.
- Navigieren Sie zu der .pst-Datei, die Sie aus Ihrem alten Konto exportiert haben, und folgen Sie den Anweisungen. Microsofts Import-Anleitung enthält die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung.
- Beachten Sie, dass das neue Outlook den .pst-Import derzeit nicht unterstützt; für diesen Schritt benötigen Sie das klassische Outlook.
Was bei einer Migration tatsächlich schiefgeht – und wie Sie es vermeiden
Erstellen Sie immer ein Backup, bevor Sie beginnen. Exportieren Sie eine Kopie von allem Unersetzlichen, bevor Sie mit einem Migrationsvorgang beginnen. Das ist nicht verhandelbar.
Überprüfen Sie zuerst die Speicherlimits des Zielkontos. Eine Migration, die auf halbem Weg stecken bleibt, weil Sie ein Speicherlimit erreicht haben, ist anschließend ein echtes Durcheinander.
Rechnen Sie damit, dass Ordner und Labels nicht perfekt übertragen werden. Gmail-Labels lassen sich nicht eins zu eins auf Outlook-Ordner übertragen und umgekehrt. Etwas manuelle Nacharbeit danach ist normal und kein Zeichen dafür, dass etwas schiefgelaufen ist.
Fragen Sie sich, ob Sie überhaupt migrieren müssen. Wenn es Ihnen eigentlich nur darum geht, mehrere Konten zu verwalten, ohne den Überblick zu verlieren, ist es vielleicht die einfachere und sicherere Lösung, sie in einem Client zu verbinden, statt zu migrieren.