Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 E-Mail-Konto: Eine registrierte Adresse — wie yourname@gmail.com —, mit der Sie E-Mails senden und empfangen können. Sie kombiniert einen Benutzernamen mit einer Domain und wird mit einem Postfach auf einem Server geliefert, auf dem Ihre Nachrichten gespeichert werden, bis Sie darauf zugreifen.
Was Ihr E-Mail-Konto tatsächlich leistet
Wenn Sie sich für ein E-Mail-Konto anmelden, erhalten Sie nicht nur eine Adresse. Sie erhalten Zugriff auf einen Server, der Ihre Nachrichten speichert, einen Satz von Zugangsdaten, der beweist, dass Sie es sind, und eine Protokollebene (in der Regel IMAP), die alles über Ihre Geräte hinweg synchronisiert.
Sie können eine E-Mail auf Ihrem Laptop beginnen, sie auf Ihrem Smartphone abrufen und von einem Tablet aus antworten, denn die Nachricht liegt nicht auf Ihrem Gerät. Sie liegt auf einem Server, und all Ihre Geräte verbinden sich mit demselben Ort.
Die meisten Menschen haben mindestens zwei E-Mail-Konten: ein privates und ein berufliches. Viele haben vier oder fünf. Das ist in Ordnung, aber es wird schnell unübersichtlich, wenn Sie zwischen Apps hin- und herspringen.
Sie können E-Mail-Clients wie Spark verwenden, mit denen Sie alle Ihre Konten an einem Ort verbinden und alles in einer einheitlichen Ansicht sehen können, was wirklich viel besser ist, als sechs Browser-Tabs geöffnet zu haben.
Arten von E-Mail-Konten
Hier gibt es einige verschiedene Kategorien:
Kostenlose Webmail-Konten. Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail und ähnliche Dienste bieten Ihnen kostenlos ein Konto unter ihrer Domain (yourname@gmail.com). Der Speicherplatz ist großzügig, die Spam-Filterung ist anständig, und Sie können von jedem Browser aus darauf zugreifen. Der Nachteil ist, dass die Domain nicht Ihnen gehört — wenn Sie jemals den Anbieter wechseln möchten, ändert sich Ihre Adresse.
Konten mit eigener Domain. Anstelle von @gmail.com erhalten Sie @ihrunternehmen.com. Sieht professioneller aus, funktioniert technisch aber genauso. Sie bezahlen sowohl für die Domain als auch für das E-Mail-Hosting — in der Regel über Google Workspace, Microsoft 365 oder einen speziellen E-Mail-Hoster. Es lohnt sich, wenn Sie ein Unternehmen führen. Eine Gmail-Adresse für die Geschäftskorrespondenz signalisiert, dass Sie noch nicht dazu gekommen sind, eine richtige Domain einzurichten.
Berufliche Konten. Von Ihrer Organisation eingerichtet und verwaltet. Laufen in der Regel auf Microsoft Exchange, Google Workspace oder einer ähnlichen Unternehmensplattform. Diese gehören nicht Ihnen — sie gehören Ihrem Arbeitgeber. Wenn Sie das Unternehmen verlassen, verlieren Sie den Zugriff.
Wegwerf- oder Alias-Konten. Temporäre Adressen für die Anmeldung bei Diensten, denen Sie nicht vertrauen. Verbrennen Sie sie, wenn der Spam beginnt.
So richten Sie ein E-Mail-Konto ein
Der Einrichtungsprozess variiert je nach Anbieter ein wenig.
In Gmail (ein neues Konto erstellen):
- Gehen Sie zu accounts.google.com und wählen Sie Konto erstellen
- Wählen Sie, ob es für den privaten Gebrauch, für ein Kind oder für die geschäftliche/berufliche Nutzung ist
- Geben Sie Ihren Namen ein, wählen Sie eine Gmail-Adresse und legen Sie ein Passwort fest
- Fügen Sie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zur Wiederherstellung hinzu (tun Sie das — es wird Ihnen später helfen)
- Folgen Sie den weiteren Anweisungen und verifizieren Sie Ihr Konto
In Outlook (ein Konto zur App hinzufügen):
- Öffnen Sie Outlook und wählen Sie Datei > Konto hinzufügen (klassisch) oder Einstellungen anzeigen > Konten > Ihre Konten (neues Outlook)
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie Verbinden
- Geben Sie Ihr Passwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden
- Wählen Sie, ob Sie Outlook Mobile einrichten oder überspringen möchten — wählen Sie dann Fertig
In Spark:
- Starten Sie Spark — beim ersten Öffnen geben Sie Ihre E-Mail-Adresse auf dem Willkommensbildschirm ein und tippen auf Weiter
- Um später weitere Konten hinzuzufügen, gehen Sie zu Einstellungen > Konten (auf dem Smartphone auch als E-Mail-Konten bezeichnet) > Konto hinzufügen
- Wählen Sie auf dem Smartphone Ihren E-Mail-Anbieter aus der Liste aus und folgen Sie dann den Anmeldeschritten auf dem Bildschirm. Folgen Sie auf dem Desktop den Anmeldeschritten für Ihren Anbieter auf dem Bildschirm.
- Wenn Ihr Anbieter eine manuelle Einrichtung erfordert, tippen Sie auf Zusätzliche Einstellungen (auf iOS als Erweiterte Einstellungen bezeichnet), um Server-, Port- und Sicherheitsdetails einzugeben.
- Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird Ihr Konto synchronisiert und erscheint automatisch in Sparks einheitlichem Posteingang.
Dinge, die man von Anfang an richtig machen sollte
Verwenden Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ein gestohlenes E-Mail-Konto kann über das Zurücksetzen von Passwörtern jedes andere Konto freischalten, das Sie besitzen. Es ist Ihr wichtigstes Zugangsdatum. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung sofort.
Trennen Sie Privates und Berufliches. Sie zu vermischen klingt praktisch, bis Sie versehentlich Ihre Wochenendfotos von Ihrer Firmenadresse aus versenden. Verschiedene Apps oder zumindest verschiedene Konten sind der Schlüssel, um sie getrennt zu halten. Einige berufliche Konten aktivieren standardmäßig auch Lesebestätigungen, die Sie bei Ihrer privaten E-Mail vielleicht nicht möchten.
Überprüfen Sie Ihre Wiederherstellungsoptionen. Wenn Ihre Telefonnummer zur Wiederherstellung zu einem Gerät gehört, das Sie nicht mehr besitzen, werden Sie dauerhaft ausgesperrt. Aktualisieren Sie sie jetzt, nicht im Nachhinein.
Behalten Sie Ihren Speicherplatz im Auge. Kostenlose Konten haben Grenzen. Gmail bietet Ihnen 15 GB, die auf alle Google-Dienste verteilt werden. Wenn Ihr Posteingang diese Grenze erreicht, werden neue E-Mails an die Absender zurückgesendet. Stellen Sie eine Erinnerung ein, um aufzuräumen, bevor Sie die Grenze erreichen.
Löschen Sie Konten, die Sie nicht nutzen. Ruhende E-Mail-Konten, an die noch Ihr Name und Passwort geknüpft sind, sind ein Risiko. Wenn Sie es nicht nutzen, schließen Sie es.