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Définition
💡 La migration d'e-mails est le processus qui consiste à déplacer vos e-mails, et généralement aussi vos contacts et votre calendrier, d'un compte ou d'un fournisseur de messagerie vers un autre. Les raisons peuvent être nombreuses : changer d’emploi et perdre l’accès à l’ancien compte de l’entreprise une fois votre départ effectué. Changer de fournisseur parce que vous fermez l’ancien. Regrouper des années d'historique sur une nouvelle adresse parce que l'ancienne va disparaître.
Pourquoi déplacer vos e-mails n'est jamais aussi simple qu'un copier-coller
On pourrait croire que déplacer des e-mails est simple. Copier les fichiers, les coller ailleurs, et voilà. Ce n'est pas tout à fait aussi net.
La véritable complexité tient au fait qu'un e-mail n'est pas seulement un message. Ce sont des dossiers, des libellés, un statut lu et non lu, parfois des années de structure organisationnelle que vous avez construite sans même y penser. Une véritable migration tente de préserver autant que possible tout cela. Une migration bâclée se contente de tout déverser dans un seul immense dossier non trié et considère le travail terminé. Vous saurez assez vite laquelle vous avez obtenue.
Cela compte surtout lorsque vous changez complètement de fournisseur (de Yahoo à Gmail, par exemple) plutôt que d'ajouter simplement un second compte. Perdre des années d'historique consultable parce qu'une migration a mal tourné, c'est vraiment une mauvaise journée.
Migration complète, migration manuelle et le raccourci du transfert qui n'en est pas un
La migration complète déplace tout\u00a0: e-mails, dossiers, contacts, parfois événements du calendrier, en utilisant l'accès IMAP ou POP3 de votre ancien compte pour transférer les données.
La migration manuelle est exactement ce qu'elle semble être\u00a0: faire glisser des dossiers ou des messages spécifiques à la main, généralement parce que vous n'avez besoin que de certaines choses, pas de toute votre archive.
Le transfert n'est pas vraiment une migration, même si les gens l'appellent parfois ainsi. Configurer le transfert automatique d'un ancien compte vers un nouveau permet à vos nouveaux e-mails de continuer d'arriver, mais cela ne fait rien pour votre historique existant. Si vous avez également besoin des anciens éléments, le transfert seul ne suffira pas.
Comment migrer vos e-mails
Dans Gmail\u00a0:
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage, puis sur «\u00a0Voir tous les paramètres\u00a0».
- Accédez à l'onglet «\u00a0Comptes et importation\u00a0».
- Cliquez sur «\u00a0Importer les e-mails et les contacts\u00a0» et suivez les étapes à l'écran. Le guide d'importation de Google couvre le dépannage en cas de blocage.
- L'accès POP doit être activé sur votre autre compte pour que cela fonctionne\u00a0; vérifiez d'abord ses paramètres si l'importation échoue.
Dans Outlook\u00a0:
- Accédez à Fichier > Ouvrir & exporter > Importer/Exporter.
- Sélectionnez «\u00a0Importer à partir d'un autre programme ou fichier\u00a0», puis choisissez «\u00a0Fichier de données Outlook (.pst)\u00a0».
- Recherchez le fichier .pst que vous avez exporté depuis votre ancien compte, et suivez les instructions. Le guide d'importation de Microsoft propose la procédure complète.
- Notez que le nouveau Outlook ne prend actuellement pas en charge l'importation de fichiers .pst\u00a0; vous aurez besoin du Outlook classique pour cette étape.
Ce qui va vraiment de travers lors d'une migration, et comment l'éviter
Faites toujours une sauvegarde avant de commencer. Exportez une copie de tout ce qui est irremplaçable avant de commencer un processus de migration. C'est non négociable.
Vérifiez d'abord les limites de stockage du compte de destination. Une migration qui se bloque à mi-chemin parce que vous avez atteint une limite de stockage est un vrai casse-tête à démêler par la suite.
Attendez-vous à ce que les dossiers et les libellés soient traduits de manière imparfaite. Les libellés Gmail ne correspondent pas un à un aux dossiers Outlook, ou inversement. Un certain nettoyage manuel par la suite est normal, ce n'est pas le signe que quelque chose a mal tourné.
Demandez-vous si vous avez réellement besoin de migrer. Si le véritable objectif est simplement de gérer plusieurs comptes sans perdre la tête, les connecter dans un seul client plutôt que de migrer pourrait être la solution la plus simple et la plus sûre.