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定義
💡 メール移行とは、メールを、そして通常は連絡先やカレンダーも合わせて、あるメールアカウントやプロバイダーから別のものへ移す処理のことです。 これにはさまざまな理由が考えられます。転職して、退職手続き後に古い会社のアカウントへのアクセスを失う場合など。 古いプロバイダーを解約するために、プロバイダーを乗り換える場合。 古いアドレスがなくなるため、何年分もの履歴を新しいアドレスにまとめる場合。
メールの移動がコピー＆ペーストほど単純ではない理由
メールの移動は簡単だと思うかもしれません。 ファイルをコピーして、別の場所に貼り付ければ完了、というように。 実際はそんなにきれいにはいきません。
本当に複雑なのは、メールが単なるメッセージだけではないという点です。 フォルダー、ラベル、既読・未読の状態、そして何気なく築き上げてきた何年分もの整理構造なども含まれます。 本当の意味での移行では、それらをできる限り保持しようとします。 手を抜いた移行では、すべてを一つの巨大な未整理フォルダーに放り込んで終わりにしてしまいます。 どちらのタイプに当たったかは、すぐにわかるでしょう。
これが最も重要になるのは、単に別のアカウントを追加するのではなく、プロバイダーを完全に乗り換える場合（たとえばYahooからGmailへ）です。 移行がうまくいかず、何年分もの検索可能な履歴を失うのは、本当に最悪な一日です。
完全移行、手動移行、そして移行ではない転送という近道
完全移行では、古いアカウントのIMAPまたはPOP3アクセスを使ってデータを引き出し、メール、フォルダー、連絡先、場合によってはカレンダーの予定まで、すべてを移動します。
手動移行はその名の通り、特定のフォルダーやメッセージを手作業でドラッグして移すことで、通常はアーカイブ全体ではなく、必要なものだけが欲しい場合に行います。
転送は、そう呼ばれることもありますが、実際にはまったく移行ではありません。 古いアカウントから新しいアカウントへの自動転送を設定すれば、新しいメールは届き続けますが、既存の履歴には何の効果もありません。 古いものも必要なら、転送だけでは不十分です。
メールを移行する方法
Gmailの場合：
- パソコンでGmailを開き、歯車アイコンをクリックして「すべての設定を表示」を選びます。
- 「アカウントとインポート」タブに移動します。
- 「メールと連絡先をインポート」をクリックし、画面の指示に従います。 処理が止まった場合のトラブルシューティングについては、Google公式のインポートガイドをご覧ください。
- これを機能させるには、もう一方のアカウントでPOPアクセスを有効にしておく必要があります。インポートに失敗した場合は、まずその設定を確認してください。
Outlookの場合:
- 「ファイル」>「開く/エクスポート」>「インポート/エクスポート」に移動します。
- 「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択し、次に「Outlook データ ファイル (.pst)」を選びます。
- 古いアカウントからエクスポートした.pstファイルを参照して選び、指示に従います。 詳しい手順については、Microsoftのインポートガイドをご覧ください。
- 新しいOutlookは現在.pstのインポートに対応していないため、この手順にはクラシック版Outlookが必要になる点にご注意ください。
移行で実際に起こる問題と、それを回避する方法
始める前に、必ずバックアップを取りましょう。 移行処理を始める前に、かけがえのないものはすべてコピーをエクスポートしておきましょう。 これは絶対に譲れません。
まず移行先アカウントのストレージ容量を確認しましょう。 ストレージの上限に達して途中で移行が止まると、後から解きほぐすのが大変です。
フォルダーやラベルは完全には変換されないと考えておきましょう。 Gmailのラベルは、Outlookのフォルダーと一対一で対応するわけではなく、その逆もまた同様です。 後で多少の手作業による整理が必要になるのは普通のことであり、何かがおかしくなった兆候ではありません。
そもそも本当に移行が必要なのか、自問してみましょう。 本当の目的が、頭を悩ませることなく複数のアカウントを管理することだけなら、移行するのではなく、1つのクライアントにまとめて接続する方が、よりシンプルで安全な答えかもしれません。