The Spark Team 
Smart. Concentrazione. Email.
Posta elettronica veloce e multipiattaforma progettata per filtrare i fastidi.
Definizione
💡 La migrazione delle email è il processo di spostamento delle tue email, e di solito anche dei tuoi contatti e del calendario, da un account o provider email a un altro. Le ragioni possono essere molteplici: cambiare lavoro e perdere l’accesso al vecchio account aziendale una volta terminato il rapporto. Cambiare provider perché stai chiudendo quello vecchio. Consolidare anni di cronologia in un nuovo indirizzo perché quello vecchio sta per essere disattivato.
Perché spostare la posta non è mai semplice come copia-incolla
Verrebbe da pensare che spostare le email sia semplice. Copia i file, incollali da un'altra parte, fatto. Non è proprio così immediato.
La vera complessità sta nel fatto che le email non sono solo messaggi. Sono cartelle, etichette, stato di lettura/non lettura, a volte anni di struttura organizzativa che hai costruito senza pensarci. Una vera migrazione cerca di preservare il più possibile tutto questo. Una pigra invece scarica tutto in un'unica gigantesca cartella non ordinata e considera il lavoro finito. Capirai piuttosto in fretta quale delle due ti è capitata.
Questo conta soprattutto quando cambi completamente provider (da Yahoo a Gmail, ad esempio) piuttosto che aggiungere semplicemente un secondo account. Perdere anni di cronologia ricercabile perché una migrazione è andata storta è davvero una brutta giornata.
Migrazione completa, migrazione manuale e la scorciatoia dell'inoltro che non è affatto una migrazione
La migrazione completa sposta tutto: posta, cartelle, contatti, a volte eventi del calendario, usando l'accesso IMAP o POP3 del tuo vecchio account per trasferire i dati.
La migrazione manuale è ciò che sembra: trascinare a mano cartelle o messaggi specifici, di solito perché ti servono solo alcune cose e non l'intero archivio.
L'inoltro non è affatto una vera migrazione, anche se a volte le persone lo chiamano così. Impostare l'inoltro automatico da un vecchio account a uno nuovo mantiene il flusso della nuova posta, ma non fa nulla per la tua cronologia esistente. Se ti serve anche il materiale vecchio, l'inoltro da solo non basta.
Come migrare le tue email
In Gmail:
- Apri Gmail sul tuo computer, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio, quindi su "Visualizza tutte le impostazioni".
- Vai alla scheda "Account e importazione".
- Fai clic su "Importa messaggi e contatti" e segui i passaggi visualizzati sullo schermo. La guida all'importazione di Google illustra come risolvere i problemi se il processo si blocca.
- Perché funzioni, l'altro account deve avere l'accesso POP attivato; controlla prima le sue impostazioni se l'importazione fallisce.
In Outlook:
- Vai su File > Apri ed esporta > Importa/Esporta.
- Seleziona "Importa da un altro programma o file", quindi scegli "File di dati di Outlook (.pst)".
- Individua il file .pst che hai esportato dal tuo vecchio account e segui le istruzioni. La guida all'importazione di Microsoft contiene la procedura completa.
- Tieni presente che il nuovo Outlook al momento non supporta l'importazione .pst; per questo passaggio ti servirà Outlook classico.
Cosa va davvero storto in una migrazione e come evitarlo
Fai sempre un backup prima di iniziare. Esporta una copia di tutto ciò che è insostituibile prima di avviare qualsiasi processo di migrazione. Su questo non si transige.
Controlla prima i limiti di spazio di archiviazione sull'account di destinazione. Una migrazione che si blocca a metà perché hai raggiunto il limite di spazio è un pasticcio difficile da districare in seguito.
Aspettati che cartelle ed etichette vengano tradotte in modo imperfetto. Le etichette di Gmail non corrispondono una a una alle cartelle di Outlook, o viceversa. Un po' di riordino manuale successivo è normale, non è il segno che qualcosa è andato storto.
Chiediti se hai davvero bisogno di migrare. Se l'obiettivo reale è semplicemente gestire più account senza impazzire, collegarli in un unico client anziché migrare potrebbe essere la soluzione più semplice e sicura.