Beruflich hat man quasi jeden Tag mit E-Mails zu tun. Kundenantworten, Neuigkeiten, um Hilfe bitten, neue Kooperationen entdecken – es gibt eine Menge zu schreiben. Manche E-Mails erreichen ihr Ziel, während andere eher stören und schnell gelöscht werden. Klare und professionelle E-Mails zu schreiben, die wirklich gelesen werden und einen Unterschied machen, ist eine entscheidende Fähigkeit.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie geschäftliche E-Mails schreiben, professionelle E-Mails formatieren und welche anderen Techniken für angenehmeres und produktiveres Mailen sorgen können.
So bereiten Sie sich auf das Schreiben einer professionellen E-Mail vor
Bevor Sie sich an den Entwurf machen, nehmen Sie sich einen Moment für die folgenden Fragen.
Wer ist mein Publikum?
Wenn Sie Ihr Ziel kennen, geht es darum, wem Sie am besten deswegen schreiben. Wer ist verantwortlich für das, worum Sie bitten? Die richtige Person als Empfänger festzulegen erhöht Ihre Chancen auf eine Antwort.
Wie ist Ihr Verhältnis zum Empfänger? Die Antwort auf diese Frage verhilft Ihnen zu mehr Klarheit über den Tonfall und Inhalt Ihrer E-Mail. Für Cold E-Mails müssen Sie mehr über sich und Ihr Unternehmen erzählen als für Mails innerhalb des Kollegiums.
Ist eine E-Mail überhaupt angebracht?
E-Mails sind nur einer von vielen Kommunikationskanälen und nicht immer passend. Beispielsweise fordern E-Mails nicht zu einer sofortigen Antwort auf. Wenn es um etwas Dringendes geht, ist ein Messenger oder das Telefon die bessere Wahl.
E-Mails sind auch nicht der richtige Ort für schlechte Neuigkeiten oder für die Eröffnung eines Konflikts. Es empfiehlt sich nicht, E-Mails zu schreiben, wenn Sie gerade verärgert oder gar wütend sind. Wenn Sie unangenehme Botschaften überbringen müssen, dann am besten persönlich.
So schreibt man eine professionelle E-Mail
Wenn Sie ein Ziel und ein Publikum klar vor Augen haben, können Sie anfangen zu tippen! Dabei ist ein professionelles E-Mail-Format wichtig. Das gehört in eine geschäftliche E-Mail:
1. Betreff
Den Betreff sieht man immer als erstes und er führt zu der Entscheidung, ob sich die Nachricht zu öffnen lohnt oder nicht. Ein guter Betreff informiert darüber, worum es in der Nachricht geht und warum es sich lohnt, sie zu lesen.
❌ Lieber nicht: Ankündigung
✅ Besser: Lernen Sie den neuen Chief Operating Officer kennen
❌ Lieber nicht: Zu überprüfen
✅ Besser: Designer-Vertrag: Bitte bis Freitag gegenlesen
2. Anrede
Grüßen Sie zu Beginn Ihrer Nachricht eine Person mit ihrem Namen und verwenden Sie angemessene Anreden wie "Hallo" oder "Guten Tag". Ein "Hi" oder gar "Yo" ist im professionellen Umfeld eher wenig ratsam. In diesem Artikel finden Sie mehr über die besten Anreden in E-Mails.
3. E-Mail-Text
Beim Text der E-Mail geht es um Einfachheit beim Lesen und Verstehen und um Formulierungen, die zu einer Antwort einladen.
Achten Sie auf die Zeit. Wenn Sie sich vorstellen möchten, fassen Sie sich kurz und kommen Sie dann zum eigentlichen Punkt. Schreiben Sie, was Sie vom Empfänger erwarten und liefern Sie alle Informationen, die die andere Seite haben sollte. Überladen Sie dabei Ihre E-Mail nicht mit Details, sondern achten Sie auf angemessene Kürze.
Schreiben Sie so, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist. Eine unformatierte sprichwörtliche Wall of Text hält die meisten davon ab, sie zu lesen. Teilen Sie Ihre E-Mail in Absätze auf, fügen Sie Überschriften hinzu und nutzen Sie nummerierte Listen und Aufzählungen. Zum Glück bieten moderne E-Mail-Clients viele Optionen für die Textformatierung. Stellen Sie jedoch sicher, dass Schriftarten und Farben die Lesbarkeit nicht verringern oder vom Inhalt ablenken.
4. Call to Action
Machen Sie am Ende Ihrer E-Mail deutlich, was der Leser tun soll. Erwarten Sie nicht, dass andere erraten, was Sie vielleicht nur implizieren. Je spezifischer Sie fragen, desto besser.
❌ Lieber nicht: Bitte ansehen
✅ Besser: Bitte den Vertrag bis Freitag, 14. Juni prüfen.
❌ Lieber nicht: Was meinst du dazu?
✅ Besser: Für die Anmeldung bitte bis nächsten Montag dieses Formular ausfüllen: [Link]
5. Abschluss
Je nachdem wie formal es zugeht, können Sie die E-Mail "Mit freundlichen Grüßen" beendet, manchmal reichen "Viele Grüße" und in einigen Fällen auch "Herzliche Grüße". Immer dabei sein sollten Ihr Name und Ihre Kontaktdaten. Erfahren Sie hier mehr über schicke, professionelle E-Mail-Signaturen.
Beispiele für professionelle E-Mails
Beispiel 1
Diese E-Mail an eine Kollegin ist kurz und bündig. Sie kommt schnell zum Punkt und enthält einen klaren Aufruf zum Handeln mit einer Frist. Juli braucht nur ein paar Sekunden, um sich ein Bild zu machen!
Beispiel 2
Und auch obwohl es per Definition eine Cold E-Mail ist, gibt es keine langwierige Begrüßung oder Vorstellung. Die wichtigsten Informationen stecken im ersten Satz. Die Formatierung und Struktur sorgen für Übersicht und ermöglichen das Überfliegen der E-Mail, um schnell zu den Details zu gelangen.
Das sollten Sie vor dem Versand einer E-Mail prüfen
Wenn Sie fertig getippt haben, sollten Sie nicht sofort auf "Senden" drücken. Die E-Mail noch einmal gegenzulesen sorgt dafür, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.
- Überprüfen Sie alle Namen, besonders den des Empfängers. Ein Tippfehler irgendwo im Text ist meistens in Ordnung, bei Namen sorgt er jedoch für einen schlechten Eindruck.
- Prüfen Sie die Adresse. Stellen Sie sicher, dass Sie an die richtige Person schreiben. Wenn Sie selbst mehrere Mail-Konten haben, überprüfen Sie auch, ob Sie E-Mails von der passenden Adresse aus senden.
- Stellen Sie sicher, dass der Betreff eingetragen ist. Aus dem Betreff sollte außerdem hervorgehen, was von Ihrer E-Mail zu erwarten ist.
- Wechseln Sie die Perspektive. Lesen Sie die E-Mail noch einmal, als hätten Sie sie selbst gerade erhalten. Verstehen Sie, wer Ihnen schreibt, wrum es geht und was erwartet wird?
- Prüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik. Entfernen Sie Flüchtigkeitsfehler und komplizierte Formulierungen.
- Vergessen Sie die Anhänge nicht. Wenn Sie in Ihrer E-Mail ein Dokument erwähnen, das Sie angehängt haben, dann sollte es auch wirklich mit der Mail gesendet werden.
Weitere Tipps für geschäftliche E-Mails
Sie haben hier erfahren, wie Sie eine formelle E-Mail verfassen. Natürlich gibt es immer noch weitere Tricks, die Ihnen das digitale Leben erleichtern, Zeit sparen und für einen guten Ruf sorgen.
1. Senden rückgängig machen
Haben Sie schon einmal einen Fehler bemerkt, nachdem Sie "Senden" angeklickt haben? Da lässt sich etwas machen! Mit unserem E-Mail-Client Spark können Sie den E-Mail-Versand innerhalb von fünf Sekunden noch abbrechen. Drücken Sie auf dem Mac einfach Cmd ⌘ + Z. Unter iOS oder Android übernimmt diese Funktion die Rückgängig-Schaltfläche unten auf dem Bildschirm. Die Funktion zum Rückgängigmachen funktioniert mit den E-Mail-Diensten aller großen Anbieter: Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Exchange und anderen.
2. Geplanter E-Mail-Versand
Gutes Timing ist für geschäftliche E-Mails von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Sie mit Personen in verschiedenen Zeitzonen kommunizieren. Mit Spark können Sie E-Mails so planen, dass sie später versendet werden, damit Sie eine Nachricht verfassen können, wann immer Sie möchten – und gleichzeitig sicherstellen, dass der Empfänger sie dann erhält, wenn eine Antwort wahrscheinlicher ist.
3. Follow-up-Erinnerungen
Eine E-Mail erfordert keine sofortige Antwort, und ein Empfänger hat in der Regel ein paar Arbeitstage Zeit, um sich bei Ihnen zu melden. Sie möchten natürlich trotzdem nicht, dass Ihre Nachricht in Vergessenheit gerät. Richten Sie in Spark eine Follow-up-Erinnerung ein und die App benachrichtigt Sie, wenn Sie nach dem festgelegten Datum keine Antwort erhalten haben. So müssen Sie nicht alle Ihre gesendeten E-Mails im Hinterkopf behalten. Spark macht das für Sie.
Das Schreiben von geschäftlichen E-Mails ist nicht so schwierig, wie es scheint. Setzen Sie sich ein klares Ziel, bringen Sie der Zeit und Aufmerksamkeit Ihres Gegenübers Wertschätzung entgegen, halten Sie sich an gängige Formate und sorgen Sie für eine kurze und klare Botschaft. Wir hoffen, dass unsere Tipps zum Verfassen einer professionellen E-Mail Ihnen helfen, effektiv zu kommunizieren und Ihre Vorhaben umzusetzen.
Wenn Sie E-Mail-Superkräfte wie eine Rückgängig-Funktion für den Versand oder geplante E-Mails nutzen möchten, können Sie Spark kostenlos downloaden und mehr aus Ihren E-Mails machen!
The Readdle Team 