Фахівці щодня стикаються з електронними листами: вони відповідають клієнтам, поширюють новини компанії, звертаються до колег по допомогу, або надсилають листи новим партнерам. Деякі листи досягають своєї мети, тоді як інші лише створюють інформаційний шум і потрапляють до папки «Спам». Уміння створювати змістовні та професійні електронні листи, які люди дійсно читають і реагують на них, є важливою навичкою в діловому спілкуванні.
У цій статті ми розкажемо, як писати ділові електронні листи, розглянемо їх формат, а також ознайомимось із сучасними методами, які зроблять електронне листування приємнішим та результативним.
Як підготуватися до написання професійного електронного листа
Перш ніж писати повідомлення, знайдіть хвилинку, щоб поставити собі такі запитання:
Кому адресований мій лист?
Визначивши мету написання листа, з’ясуйте, кому краще його надіслати. Хто є відповідальною особою для вирішення вашого запиту? Правильний вибір адресата істотно збільшить шанси на отримання швидкої та змістовної відповіді.
Який характер ваших стосунків з одержувачем? Відповідь на це питання допоможе вам визначити тон та зміст вашого листа. У першому листі до незнайомої людини варто більше розказати про себе чи свою компанію, тоді як у листуванні з колегою в цьому нема потреби.
Чи доречно надсилати цей електронний лист?
Електронна пошта — це лише один із багатьох каналів комунікації, і він не завжди є ідеальним вибором. Зокрема, електронні листи не передбачають миттєвої відповіді. У випадку термінових питань, можливо, краще написати людині в месенджер або просто зателефонувати.
Крім того, електронна пошта не найкращий вибір для повідомлення поганих новин або початку конфлікту. Надсилання листів у стані розчарування чи гніву зазвичай — це завжди погана ідея. Якщо потрібно обговорити делікатні питання, краще зробити це особисто.
Як написати професійний електронний лист
Після того, як ви визначилися з метою вашого листа та цільовою авдиторією, починайте писати! Важливо дотримуватися формату професійного електронного листа. Ось що потрібно включити в діловий лист.
1. Тема листа
Тема — це перше, що бачить людина, тож від неї залежатиме, чи відкриє ваше повідомлення одержувач. Вдало підібрана тема повідомляє одержувача, про що йдеться в повідомленні й чому його варто прочитати.
❌Погано: Оголошення
✅ Краще: Зустрічайте нового операційного директора
❌ Погано: На розгляд
✅ Краще: Контракт із дизайнером: Будь ласка, перегляньте до п’ятниці
2. Привітання
На початку листа зверніться до співрозмовника на ім’я і використовуйте такі привітання, як «Вітаю» або «Добрий день». У професійному листі краще опустити неформальні вислови на кшталт «Гей» і «Ей». Ознайомтеся з найкращими привітаннями, які варто використовувати, та тими, яких варто уникати.
3. Текст листа
Створюючи основну частину листа, ваше завдання — зробити текст листа зручним для сприйняття, зрозумілим та легким для відповіді.
Цінуйте час читача. Якщо вам потрібно представитися, робіть це коротко, а потім переходьте одразу до головного. Напишіть, чого ви очікуєте від одержувача, і додайте необхідну додаткову інформацію. Водночас не перевантажуйте лист численними деталями й будьте лаконічними.
Переконайтеся, що лист легко читається. Невідформатована стіна тексту відштовхне будь-кого. Поділіть ваш лист на абзаци, додайте заголовки, використовуйте нумеровані та марковані списки. На щастя, сучасні поштові клієнти пропонують безліч варіантів форматування тексту. Просто переконайтеся, що вибрані вами шрифти та кольори є читабельними й не відривають людину від самого листа.
4. Заклик до дії
Наприкінці листа чітко зазначте, що ви очікуєте від одержувача після прочитання листа. Не сподівайтеся, що він просто здогадається. Чим зрозуміліше ваше прохання, тим легше одержувачу відреагувати належним чином.
❌ Погано: Будь ласка, перегляньте…
✅ Краще: Будь ласка, перегляньте контракт до п’ятниці, 14 червня.
❌ Погано: Поділіться з нами!
✅ Краще: Для участі в конференції заповніть форму [посилання] до наступного понеділка.
5. Завершення та підпис
Залежно від рівня офіційності, закінчіть ваш лист ввічливими фразами на кшталт «З повагою», «З найщирішими побажаннями» або «З найкращими побажаннями» й залиште підпис з іменем та контактними даними. Дізнайтеся більше про те, як створити гарний і професійний підпис.
Приклади професійних листів
Приклад №1
Цей лист колезі — лаконічний та привітний. Він переходить одразу до головного та містить чіткий заклик до дії із визначеним крайнім терміном. Юлія може прочитати й осягнути його зміст за лічені секунди!
Приклад №2
Хоча це холодний лист, у ньому немає довгих привітань чи вступу; найважливіша інформація міститься в першому реченні. Форматування та структура листа спрощують перегляд повідомлення та допомагають швидко знаходити потрібні деталі.
Що потрібно перевірити перед відправленням електронного листа
Закінчивши написання тексту, не поспішайте натискати кнопку «Відправити». Уважно перегляньте лист, щоби переконатися, що ви не забули нічого важливого.
- Перевірте ім’я одержувача. Можна пробачити помилку в тексті листа, але точно не в імені!
- Перевірте адресу електронної пошти. Перевірте адресу електронної пошти. Якщо у вас кілька облікових записів електронної пошти, також перевірте, чи ви пишете з потрібної адреси.
- Переконайтеся, що ви додали тему листа. Вона має підказати одержувачу, чого очікувати від вашого листа.
- Поставте себе на місце читача. Перечитайте свій лист так, ніби його надіслали вам. Чи можете ви зрозуміти, хто з вами зв’язався, про що йдеться у листі та чого відправник від вас очікує?
- Перевірте граматику та орфографію. Не дозволяйте друкарським помилкам зіпсувати враження від листа.
- Не забувайте прикріпити файли. Якщо ви надсилаєте комусь документ, перевірте, чи є він у вкладенні.
Додаткові поради щодо ділового листування
Опанувавши мистецтво офіційного листування, ви вже на крок попереду. Але є ще кілька хитрощів, які зроблять вашу комунікацію не лише легшою та швидшою, а і зможуть врятувати ваш авторитет у критичний момент.
1. Скасування надсилання
Чи знайоме вам відчуття, коли, натиснувши «Надіслати», ви усвідомили, що допустили жахливу помилку? Ви все ще можете запобігти катастрофі. Наш поштовий клієнт Spark дозволяє скасувати відправлення упродовж наступних 5 секунд. На комп’ютері Mac просто натисніть комбінацію клавіш Cmd ⌘ + Z. На iOS або Android натисніть «Скасувати» внизу екрана. Функція скасування працює з листами від усіх основних провайдерів: Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Exchange та інших.
2. Планування надсилання
Для ділового листування дуже важливий час відправлення листа, особливо коли ви спілкуєтеся з людьми з різних часових поясів. Spark надає можливість запланувати надсилання електронних листів на зручний час, щоб ви могли підготувати повідомлення заздалегідь та бути впевненими, що одержувач отримає його в найбільш прийнятний момент.
3. Нагадування про повідомлення без відповіді
Електронний лист не вимагає негайної відповіді, й одержувач зазвичай має кілька робочих днів, щоб відповісти вам. Але в будь-якому випадку, ви не хочете, щоб ваше повідомлення залишилося в підвішеному стані. Встановіть нагадування у Spark, і програма сповістить вас, якщо відповідь не надійде у встановлений час. Так ви зможете не перейматися за кожний відправлений електронний лист. Spark зробить це за вас.
Писати ділові листи не так складно, як здається. Просто пам’ятайте про свою мету, цінуйте час читача, дотримуйтесь професійного формату листів й викладайте свою думку максимально стисло. Ми сподіваємося, що наші поради щодо написання професійного електронного листа допоможуть вам ефективно комунікувати та досягати ваших цілей.
Якщо ви хочете отримати таку суперсилу електронної пошти, як скасування чи планування надсилання, завантажте Spark безкоштовно і станьте кращими в електронній пошті!
The Readdle Team 