Os profissionais lidam com e-mails diariamente, seja para responder aos clientes, divulgar notícias da empresa, pedir ajuda aos colegas ou entrar em contato com novos parceiros. Alguns e-mails cumprem sua função, mas outros só geram mais ruído e acabam indo para a lixeira. Elaborar e-mails claros e profissionais, que as pessoas de fato leiam e reajam, é uma habilidade essencial no mundo dos negócios.
Neste artigo, você aprenderá a escrever e-mails corporativos, conhecerá o formato de e-mail profissional e descobrirá técnicas avançadas que tornarão a troca de e-mails mais agradável e produtiva.
Como se preparar para escrever um e-mail profissional
Antes de redigir sua mensagem, reserve um tempo e se faça as seguintes perguntas.
Qual é o meu públicos-alvo?
Após definir sua meta, avalie quem seria a pessoa mais indicada para enviar o e-mail. Quem é o responsável pelo que você está solicitando? Encontrar o destinatário apropriado antes de enviar um e-mail aumentará muito suas chances de obter uma resposta.
Qual é a sua relação com o destinatário? Responder a essa pergunta ajuda a definir o tom e o conteúdo do e-mail. Para e-mails mais distantes, você precisará falar mais sobre si mesmo ou sobre sua empresa, mas isso não será necessário quando você estiver enviando um e-mail para um colega.
O envio do e-mail é apropriado?
O e-mail é apenas um dos muitos canais de comunicação, e não é universal. Por exemplo, os e-mails não implicam em uma resposta imediata. Se houver algo urgente, é melhor enviar uma mensagem de texto ou ligar para a pessoa.
O e-mail não é a maneira mais adequada de transmitir más notícias ou iniciar um conflito. É sempre uma má ideia enviar e-mails quando se está chateado ou com raiva. Se você precisar dizer coisas desagradáveis a alguém, faça isso pessoalmente.
Como escrever um e-mail profissional
Quando você tiver um objetivo e um público em mente, comece a escrever! É importante manter o formato de e-mail profissional. Veja o que deve ser incluído em um e-mail corporativo.
1. Assunto
Essa é a primeira coisa que uma pessoa vê e geralmente define se ela realmente abrirá sua mensagem. Uma boa linha de assunto informa ao destinatário sobre o assunto da mensagem e por que ele deve lê-la.
❌ Não faça: Anúncio
✅ Faça: Conheça o novo diretor de operações
❌ Não faça: Revisar
✅ Faça: Contrato com um Designer: Favor revisar até sexta-feira
2. Saudação
No início de sua mensagem, cumprimente a pessoa pelo nome e use saudações adequadas, como "Oi" ou "Olá". É melhor evitar "Ei" e "E aí" em um e-mail profissional. Consulte as melhores saudações de e-mail a serem usadas e as que devem ser evitadas.
3. Corpo do e-mail
Ao redigir o corpo do e-mail, seu objetivo é facilitar a leitura, o entendimento e a resposta da pessoa.
Valorize o tempo do leitor. Se você tiver que se apresentar, seja breve e simples e vá direto ao ponto. Escreva o que você espera do destinatário e inclua as informações adicionais que ele precisa saber. Ao mesmo tempo, não sobrecarregue seu e-mail com muitos detalhes e seja conciso.
Faça com que o e-mail seja fácil de ler. Um bloco de texto sem formatação pode desestimular qualquer pessoa a lê-lo. Divida seu e-mail em parágrafos, inclua títulos e utilize listas numeradas e marcadores. Felizmente, os clientes de e-mail atuais oferecem muitas opções de formatação de texto. Apenas certifique-se de que as fontes e cores que você escolher sejam legíveis e não distraiam a pessoa do e-mail em si.
4. Convoque à ação
No final de seu e-mail, deixe claro o que você espera que o leitor faça. Não espere que eles simplesmente adivinhem. Quanto mais específica for sua chamada para ação, melhor.
❌ Não faça: Por favor, dê uma olhada.
✅ Faça: Por favor, revise o contrato até sexta-feira, 14 de junho.
❌ Não faça:Conte-me o que você acha!
✅ Faça: Se você gostaria de participar de nossa conferência, preencha este formulário [link] até a próxima segunda-feira.
5. Encerramento e assinatura
Dependendo do nível de formalidade, termine o e-mail com frases educadas como "Atenciosamente", "Cumprimentos" ou "Saudações" e assine com seu nome e detalhes de contato. Saiba mais sobre como criar uma assinatura de e-mail atraente e profissional.
Exemplos de e-mail profissional
Exemplo #1
Este e-mail para um colega é curto e simpático. Ele vai direto ao ponto e apresenta um claro apelo à ação acompanhado de um prazo. Juli é capaz de ler e compreender o e-mail em apenas alguns segundos!
Exemplo #2
Embora esse seja um e-mail distante, não há uma saudação ou introdução longa; as informações mais importantes estão contidas na primeira frase. A formatação e a estrutura do e-mail facilitam a leitura da mensagem e a localização rápida dos detalhes necessários.
O que verificar antes de enviar um e-mail
Quando terminar de escrever, não se apresse em pressionar "Enviar". Revise seu e-mail cuidadosamente para ter certeza de que não se esqueceu de nada importante.
- Verifique novamente o nome do destinatário. As pessoas podem perdoar um erro de digitação em algum lugar no corpo do e-mail, mas definitivamente não no nome delas!
- Verifique o endereço de e-mail. Certifique-se de que está escrevendo para a pessoa certa. Se você possuir várias contas de e-mail, verifique também se está enviando os e-mails a partir do endereço correto.
- Certifique-se de que você tenha colocado o assunto. Ele deverá informar ao destinatário o que esperar de seu e-mail.
- Ponha-se no lugar do leitor. Releia seu e-mail como se ele tivesse sido enviado a você. Você consegue entender quem está entrando em contato com você, do que se trata e o que eles esperam de você?
- Verifique a gramática e a ortografia. Não deixe que erros de digitação e erros arruínem a boa impressão.
- Não se esqueça de anexar arquivos. Se você estiver enviando um documento a alguém, certifique-se de que o destinatário realmente o receba.
Dicas avançadas de e-mail corporativo
Você aprendeu a escrever um e-mail formal, mas há algumas dicas que o deixarão mais confortável ao enviar e-mails, poupando seu tempo e, às vezes, até mesmo sua reputação.
1. Desfazer o envio
Você já percebeu um erro terrível que cometeu depois de clicar em "Enviar"? Você ainda poderá evitar um desastre. Nosso cliente de e-mail Spark permite que você cancele o envio do e-mail em até 5 segundos. No Mac, basta pressionar Cmd ⌘ + Z. No iOS ou Android, toque em Desfazer na parte inferior da tela. O recurso de desfazer funciona com e-mails de todos os principais provedores: Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Exchange e outros.
2. Agendamento de e-mails
O tempo é crucial para e-mails corporativos, especialmente quando você está se comunicando com pessoas em fusos horários diferentes. O Spark permite que você programe e-mails para serem enviados mais tarde, para que você possa redigir uma mensagem sempre que quiser e garantir que o destinatário a receba quando houver maior probabilidade de resposta.
3. Lembretes de acompanhamento
O e-mail não exige uma resposta imediata, e o destinatário geralmente demora alguns dias úteis para entrar em contato com você. De qualquer forma, você não quer que sua mensagem acabe no limbo. Configure um lembrete de acompanhamento no Spark, e o aplicativo o notificará se você não tiver recebido uma resposta após o prazo. Dessa forma, você não precisará controlar todos os seus e-mails enviados. O Spark fará isso por você.
Escrever e-mails comerciais não é tão complicado quanto parece. Basta ter seu objetivo em mente, valorizar o tempo do leitor, seguir o formato profissional de e-mail e transmitir sua mensagem da maneira mais concisa possível. Esperamos que nossas dicas sobre como escrever um e-mail profissional o ajudem a se comunicar com eficiência e a atingir suas metas de negócios.
Se você quiser adquirir superpoderes de e-mail, como desfazer envio e agendar e-mails, baixe o Spark de graça e fique craque em e-mails!
The Readdle Team 