专业人士每天都要处理电子邮件，无论是回复客户、发布公司新闻、向同事寻求帮助，还是联系新的合作伙伴。 有些邮件是有效的，而有些邮件只会制造额外的噪音，最终只会进入垃圾文件夹。 撰写清晰、专业的电子邮件，让人们真正阅读并采取行动，是商业界的一项基本技能。
在本文中，您将学习如何撰写商务电子邮件，学习专业的电子邮件格式，以及哪些先进的技巧可以让电子邮件的发送更加愉快和高效。
如何在撰写专业电子邮件之前做好准备
在起草邮件之前，花点时间问问自己这些问题。
我的受众是谁？
了解目标后，确定发送电子邮件的最佳对象。 谁对你要求的事情负责？ 在发送电子邮件之前找到合适的收件人，可大大增加收到回复的几率。
您与收件人是什么关系？ 回答这个问题有助于您确定电子邮件的语气和内容。 对于冷邮件，您需要更多地介绍您自己或您的公司，而在给同事发送邮件时则没有必要。
发送电子邮件合适吗？
电子邮件只是众多沟通渠道中的一种，并不具有普遍性。 例如，电子邮件并不意味着立即回复。 如果有紧急情况，最好在 Messenger 中联系一个人或者直接给他们打电话。
电子邮件不是传递坏消息或引发冲突的最佳场所。 在心烦意乱或生气的时候发送邮件总是个坏主意。 如果你需要对某人说不愉快的话，那就当面说。
如何撰写专业电子邮件
一旦有了目标和受众，就可以开始写作了！ 坚持使用专业电子邮件格式非常重要。 以下是商务电子邮件中应包含的内容。
1. 邮件主题
这是收件人首先看到的，通常决定了他们是否真的会打开邮件。 一个好的邮件主题能告诉收件人信息的内容以及阅读邮件的原因。
❌不可：Announcement
✅可：认识新任首席运营官
❌不可：待审查
✅可：与设计师签约：请在周五之前审阅
2. 敬语
在邮件开头，问候对方的姓名，并使用 "嗨" 或 "你好" 等恰当的敬语。 在专业邮件中，最好别使用 "嘿"和 "哟"。 看看哪些电子邮件问候语最适合使用，哪些应该避免。
3. 电子邮件正文
在撰写正文时，你的目标是让对方能够轻松地阅读、理解和回复你的电子邮件。
珍惜读者的时间。 如果一定要介绍自己，请简明扼要，然后直奔主题。 写出您对收件人的期望，并附上他们需要了解的其他信息。 同时，不要在电子邮件中罗列过多细节，要简明扼要 。
使电子邮件易于阅读。 没有格式的文字墙会让每个人都不愿意阅读。 将电子邮件分成若干段落，加入标题，并利用编号和圆点列表。 幸运的是，现代电子邮件客户端提供了大量文本格式选项。 请确保您选择的字体和颜色 清晰易读，不会分散人们对电子邮件本身的注意力。
4. 4. 行动呼吁
在电子邮件的结尾，明确说明您希望读者做什么。 别指望他们会凭空猜测。 你的行动呼吁用语越具体越好。
❌ 不可：请看一看。
✅ 可：请在 6 月 14 日星期五之前审阅合同。
❌ 不可：让我知道你的想法！
✅ 可：如果您想参加我们的会议，请在下周一之前填写此表 [链接]。
5. 结尾和签名
根据邮件的正式程度，在邮件结尾使用 "此致"、"祝好" 或 "敬祝商祺" 等礼貌用语，并署名您的姓名和联系方式。 了解更多有关如何创建精美、专业的电子邮件签名的信息。
专业电子邮件范例
范例一
这封写给同事的邮件简短而温馨。 它直奔主题，有明确的行动号召和截止日期。 朱莉只需几秒钟就能读懂并理解它！
范例二
虽然这是一封冷冰冰的电子邮件，但没有冗长的问候语或介绍，最重要的信息都包含在第一句话中。 电子邮件的格式和结构便于浏览邮件并快速找到所需的详细信息 。
发送电子邮件前应检查什么
撰写完成后，不要急于按下 "发送" 键。 仔细校对您的电子邮件，确保您没有遗漏任何重要内容。
- 仔细检查收件人姓名。 他们可以原谅您邮件正文中的错别字，但绝对不会原谅写错他们的名字！
- 检查电子邮件地址。 确保写信给正确的人。 如果您有多个电子邮件账户，也请检查您是否从所需的地址发送电子邮件。
- 确保您有邮件主题。 它应该告诉收件人对您的电子邮件有什么期待。
- 设身处地为读者着想。 重读您的电子邮件，就像它是发给您的一样。 你能了解谁在联系你、联系的内容以及他们对你的期望吗？
- 检查语法和拼写。 不要让错别字和错误毁掉整个印象。
- 如果您要向他人发送文件，请确保收件人确实收到了文件。
高级商务电子邮件技巧
您已经学会了如何撰写正式的电子邮件，但有一些小技巧可以让您在发送电子邮件时感觉更舒适，节省时间，有时甚至还能提高声誉。
1. 1. 撤销发送
您是否曾在点击 "发送" 后意识到自己犯了一个可怕的错误？ 你仍然可以避免灾难。 我们的电子邮件客户端 Spark 可让您在接下来的 5 秒钟内取消发送电子邮件。 在 Mac 上，只需按 Cmd ⌘ + Z。 在 iOS 或 Android 上，点击屏幕底部的撤消。 撤销功能适用于所有主流服务提供商的邮件服务：Gmail、Outlook、iCloud、Yahoo、Exchange 等。
2. 致辞 2. 电子邮件日程安排
对于商务电子邮件来说，时间安排至关重要，尤其是在与不同时区的人沟通时。 Spark 可让您安排稍后发送的电子邮件，这样您就可以随时起草邮件，并确保收件人在最有可能回复时收到邮件。
3. 跟踪提醒
电子邮件不需要立即回复，收件人通常会在几个工作日内给您回复。 无论如何，你都不希望你的信息被搁置。 在 Spark 中设置跟进提醒，如果到期后仍未收到回复，应用程序就会通知您。 这样，您就不必跟踪所有已发送的电子邮件。 Spark 为你代劳。
撰写商务电子邮件并不像看起来那么棘手。 只要牢记自己的目标，珍惜读者的时间，遵循专业的电子邮件格式，以最简洁的方式传递信息即可。 希望我们关于如何撰写专业电子邮件的建议能帮助您有效沟通，实现业务目标。
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The Readdle Team 