In ambito professionale gestiamo e-mail ogni giorno, che si tratti di rispondere ai clienti, annunciare notizie aziendali, chiedere aiuto ai colleghi o contattare nuovi partner. Alcune email sono efficaci mentre altre creano solo confusione e finiscono nel Cestino. Creare e-mail chiare e professionali che le persone vogliano leggere è essenziale nel mondo del business.
In questo articolo imparerai come scrivere e-mail di questo tipo, imparerai il formato e-mail professionale e quali tecniche avanzate possono rendere le e-mail più piacevoli e produttive.
Come prepararsi prima di scrivere un'email professionale
Prima di redigere il tuo messaggio, prenditi un momento per farti queste domande.
Chi è il mio destinatario?
Una volta che conosci il tuo obiettivo, definisci la persona migliore a cui inviare un'email. Chi è responsabile di ciò che chiedi? Trovare il destinatario appropriato prima di inviare un'e-mail aumenta notevolmente le possibilità di ottenere una risposta.
Qual è il tuo rapporto con il destinatario? Rispondere a questa domanda ti aiuta a definire il tono e il contenuto della tua email. Nelle email a sconosciuti dovrai fornire informazioni su di te o sulla tua azienda, mentre questo non è necessario quando invii un'email a un collega.
L'invio di questa email è appropriato?
L'email è solo uno dei tanti canali di comunicazione e non è universale. Ad esempio le e-mail non implicano una risposta immediata. Se c'è qualcosa di urgente, è meglio inviare un ping a una persona in messenger o semplicemente chiamarla.
La posta elettronica non è il modo migliore per inviare cattive notizie o iniziare una discussione. È sempre una pessima idea inviare e-mail mentre sei di cattivo umore. Se hai bisogno di dire cose spiacevoli a qualcuno, fallo di persona.
Come scrivere un'email professionale
Una volta che hai in mente un obiettivo e un destinatario, inizia a scrivere! È importante attenersi ad un formato email professionale. Ecco cosa includere in un'email di affari.
1. Oggetto
Questa è la prima cosa che una persona legge e di solito determina se aprirà il tuo messaggio. Un buon oggetto informa i destinatari di cosa tratta il messaggio e perché dovrebbero leggerlo.
❌ No: Annuncio
✅ Sì: Vi presento il nuovo direttore operativo
❌ No: Da approvare
✅ Sì: Contratto vendite: da approvare entro 12/04
2. Saluti
All'inizio del messaggio saluta una persona per nome e usa saluti appropriati come «Ciao» o «Salve». È meglio evitare «Ehi» e «Ehilà» in un'email professionale. Accertati di quali siano i migliori saluti da usare e quelli da evitare.
3. Corpo dell'email
Quando scrivi il testo dell'email, il tuo obiettivo è rendere facile leggere, comprendere e rispondere alla tua email.
Dai valore al tempo del lettore. Se devi presentarti, sii breve e poi vai dritto al punto. Scrivi cosa ti aspetti dal destinatario e includi le informazioni aggiuntive che deve sapere. Non sovraccaricare la tua email con troppi dettagli e mantienila concisa.
Rendi l'email facile da leggere. Un fiume di testo senza formattazione scoraggia la lettura. Suddividi la tua email in paragrafi, includi titoli e usa elenchi numerati e puntati. Fortunatamente i moderni client di posta elettronica offrono molte opzioni di formattazione del testo. Assicurati che i caratteri e i colori che scegli siano leggibili e non distraggano dall'email.
4. Invito all'azione
Alla fine della tua email chiarisci cosa vuoi che il destinatario faccia. Non aspettarti che lo indovini. Più specifico è il tuo invito all'azione, meglio è.
❌ No: Dai un'occhiata al documento.
✅ Sì: Per favore revisiona il contratto entro venerdì 14 giugno.
❌ No: Fammi sapere se vuoi partecipare!
✅ Sì: Se desideri partecipare alla nostra conferenza, compila questo modulo [link] entro lunedì 14/02.
5. Conclusioni
A seconda del livello di formalità, termina l'e-mail con frasi cortesi come «Cordiali saluti», «Distinti saluti» o «Cordialmente» e firma con il tuo nome e i tuoi dati di contatto. Scopri di più su come creare una firma email bella e professionale.
Esempi di email professionali
Esempio #1
Questa email a un collega è breve ed efficace. Va dritta al punto e ha un chiaro invito all'azione con una scadenza. Juli può leggerla in pochi secondi!
Esempio #2
Sebbene si tratti di un'email a una persona sconosciuta, non ci sono lunghi saluti o introduzioni; le informazioni più importanti sono contenute nella prima frase. La formattazione e la struttura delle email facilitano la lettura di un messaggio e la ricerca rapida dei dettagli necessari.
Cosa controllare prima di inviare un'email
Quando hai finito di scrivere, non affrettarti a premere «Invia». Correggi attentamente la tua email per assicurarti di non aver dimenticato nulla di importante.
- Ricontrolla il nome del destinatario. Potranno perdonarti un errore di battitura da qualche parte nel corpo dell'email, ma sicuramente non nel loro nome!
- Controlla l'indirizzo email. Assicurati di scrivere alla persona giusta. Se disponi di più account e-mail, controlla anche se stai inviando email dall'indirizzo corretto.
- Assicurati di avere scritto l'oggetto. Sarà importante per dire al destinatario cosa aspettarsi dalla tua email.
- Mettiti nei panni del lettore. Rileggi la tua email come se ti fosse stata inviata. Riesci a capire chi ti sta contattando, di cosa si tratta e cosa si aspettano da te?
- Controlla la grammatica e l'ortografia. Non lasciare che gli errori di battitura rovinino tutto.
- Non dimenticare di allegare i file. Se stai inviando un documento a qualcuno, assicurati di allegarlo.
Suggerimenti avanzati per la posta elettronica in ambito business
Hai imparato a scrivere un'email formale, ma ci sono un paio di trucchi che ti faranno sentire più a tuo agio durante l'invio di e-mail, facendoti risparmiare tempo e talvolta anche salvandoti la reputazione.
1. Annulla invio
Hai mai scoperto di aver commesso un terribile errore dopo aver premuto «Invia»? Puoi ancora prevenire il disastro. Il nostro client di posta elettronica Spark ti consente di annullare l'invio di email entro i primi 5 secondi. Sul tuo Mac, premi Cmd + Z. Su iOS o Android, tocca Annulla nella parte inferiore dello schermo. La funzione di annullamento funziona con le email di tutti i principali provider: Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Exchange e tanti altri.
2. Programma l'invio di e-mail
La tempistica è fondamentale per le e-mail, soprattutto quando si comunica con persone in fusi orari diversi. Spark ti consente di programmare l'invio delle email in modo da poter scrivere un messaggio quando vuoi e assicurarti che il destinatario lo riceva quando è più probabile che lo possa leggere.
3. Promemoria di follow-up
L'email non richiede sempre una risposta immediata e il destinatario di solito ha un paio di giorni lavorativi per risponderti. Ma non vuoi che il tuo messaggio finisca nel limbo. Imposta un promemoria di follow-up in Spark e l'app ti avviserà se non hai ricevuto una risposta dopo la data scelta. Così non dovrai tenere traccia di tutte le email inviate. Spark lo farà per te.
Scrivere email non è così complicato come sembra. Tieni a mente il tuo obiettivo, dai valore al tempo del lettore, usa un formato e-mail professionale e scrivi il tuo messaggio nel modo più conciso. Ci auguriamo che i nostri consigli su come scrivere un'email professionale ti aiutino a comunicare in modo efficace e a raggiungere i tuoi obiettivi.
Se desideri sfruttare i superpoteri della posta elettronica, come l'annullamento dell'invio e la pianificazione delle email, scarica Spark gratis e migliora le tue email!
The Readdle Team 