Los profesionales tratamos con correos todos los días, ya sea respondiendo a clientes, anunciando noticias de la empresa, pidiendo ayuda a nuestros colegas o poniéndonos en contacto con nuevos socios. Algunos correos son eficaces, mientras que otros únicamente crean ruido adicional y acaban en la papelera. Redactar correos claros y profesionales que la gente realmente lea y actúe en consecuencia es una habilidad esencial en el mundo de los negocios.
En este artículo, aprenderás a escribir correos de empresa, aprenderás el formato profesional de los correos y qué técnicas avanzadas pueden hacer que el envío de mensajes sea más agradable y productivo.
Cómo prepararse antes de escribir un correo electrónico profesional
Antes de redactar tu mensaje, tómate un momento para hacerte estas preguntas.
¿Quién es mi público?
Una vez que conozcas tu objetivo, define la mejor persona a la que enviar un correo electrónico. ¿Quién es el responsable de lo que pides? Encontrar al destinatario adecuado antes de enviar un correo aumenta enormemente tus posibilidades de obtener una respuesta.
¿Cuál es tu relación con el destinatario? Responder a esta pregunta te ayuda a definir el tono y el contenido de tu correo electrónico. En los correos en frío, tendrás que contar más cosas sobre ti o tu empresa, mientras que esto es innecesario cuando envías un correo a un colega.
¿Es apropiado enviar un correo electrónico?
El correo electrónico es solo uno de los muchos canales de comunicación, y no es universal. Por ejemplo, los correos no implican una respuesta inmediata. Si hay algo urgente, es mejor hacer ping a una persona en el messenger o simplemente llamarla.
El correo no es el mejor lugar para dar malas noticias o iniciar un conflicto. Siempre es mala idea enviar correos cuando estás disgustado o enfadado. Si tienes que decirle cosas desagradables a alguien, hazlo en persona.
Cómo escribir un correo electrónico profesional
Una vez que tengas un objetivo y un público en mente, ¡empieza a escribir! Es importante ceñirse al formato de correo electrónico profesional. Esto es lo que debes incluir en un correo electrónico de empresa.
1. Línea de asunto
Es lo primero que ve una persona, y suele definir si realmente abre tu mensaje. Una buena línea de asunto indica al destinatario de qué trata el mensaje y por qué debe leerlo.
❌ No: Anuncio
✅ Sí: Conocer al nuevo Director de Operaciones
❌ No: Para revisar
✅ Sí: Contratar a un diseñador: Revisar hasta el viernes
2. Saludo
Al principio de tu mensaje, saluda a la persona por su nombre y utiliza saludos adecuados como "Hola". Es mejor omitir "Oye" o "Qué tal" en un correo electrónico profesional. Comprueba las mejores formas de saludar por correo electrónico y las que debes evitar.
3. Cuerpo del correo
Al redactar el cuerpo, tu objetivo es facilitar a una persona la lectura, la comprensión y la respuesta a tu correo electrónico.
Valora el tiempo del lector. Si tienes que presentarte, hazlo de forma breve y sencilla y luego ve directo al grano. Escribe lo que esperas del destinatario e incluye la información adicional que necesita saber. Al mismo tiempo, no sobrecargues tu correo electrónico con numerosos detalles, y mantenlo conciso.
Haz que el correo electrónico sea fácil de leer. Un muro de texto sin formato disuade a cualquiera de leerlo. Divide tu correo en párrafos, incluye títulos y aprovecha las listas numeradas y con viñetas. Afortunadamente, los clientes de correo modernos ofrecen muchas opciones de formateo de texto. Solo asegúrate de que las fuentes y colores que elijas sean legibles y no distraigan a la persona del propio correo electrónico.
4. Llamada a la acción
Al final de tu correo, deja claro qué quieres que haga el lector. No esperes que lo adivinen solo. Cuanto más específica sea tu llamada a la acción, mejor.
❌ No: Por favor, echa un vistazo.
✅ Sí: Por favor, revisa el contrato hasta el viernes 14 de junio.
❌ No:¡Dime lo que piensas!
✅ Sí: Si quieres asistir a nuestra conferencia, rellena este formulario [enlace] hasta el próximo lunes.
5. Cierre y firma
Dependiendo del nivel de formalidad, termina el correo electrónico con frases educadas como "Atentamente" o "Saludos cordiales" y firma con tu nombre y datos de contacto. Más información sobre cómo crear una firma de correo bonita y profesional.
Ejemplos de correos electrónicos profesionales
Ejemplo #1
Este correo electrónico a un colega es breve y dulce. Ve directo al grano y haz una clara llamada a la acción con una fecha límite. ¡Juli puede leerlo y comprenderlo en solo unos segundos!
Ejemplo #2
Aunque se trata de un correo en frío, no hay un saludo ni una introducción largos; la información más importante está contenida en la primera frase. El formato y la estructura del correo hacen que sea fácil hojear un mensaje y encontrar rápidamente los detalles necesarios.
Qué comprobar antes de enviar un correo electrónico
Cuando termines de redactar, no te apresures a pulsar "Enviar". Revisa cuidadosamente tu correo para asegurarte de que no has olvidado nada importante.
- Verifica el nombre del destinatario. Pueden perdonarte una errata en algún lugar del cuerpo del correo electrónico, ¡pero definitivamente no en su nombre!
- Comprueba la dirección de correo. Asegúrate de que escribes a la persona adecuada. Si tienes varias cuentas de correo, comprueba también si estás enviando correos desde la dirección adecuada.
- Asegúrate de que tienes el asunto. Debe indicar al destinatario qué puede esperar de tu correo electrónico.
- Ponte en el lugar del lector. Relee tu correo electrónico como si te lo hubieran enviado a ti. ¿Puedes entender quién se pone en contacto contigo, de qué se trata y qué espera de ti?
- Revisa la gramática y la ortografía. No dejes que las erratas y los errores arruinen toda la impresión.
- No olvides adjuntar archivos. Si vas a enviar un documento a alguien, asegúrate de que el destinatario realmente lo recibe.
Consejos avanzados sobre correo electrónico empresarial
Ya has aprendido a escribir un correo electrónico formal, pero hay un par de trucos que te harán sentir más cómodo al enviar correos electrónicos, te ahorrarán tiempo y a veces incluso reputación.
1. Deshacer el envío
¿Alguna vez te has dado cuenta de un terrible error que has cometido después de darle a "Enviar"? Aún puedes evitar el desastre. Nuestro cliente de correo Spark te permite cancelar el envío del correo electrónico durante los primeros 5 segundos. En tu Mac, solo tienes que pulsar Cmd ⌘ + Z. En iOS o Android, pulsa Deshacer en la parte inferior de la pantalla. La función de deshacer funciona con correos electrónicos de los principales proveedores: Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Exchange y otros.
2. Programación de correos
La sincronización es crucial para los correos comerciales, sobre todo cuando te comunicas con personas de zonas horarias diferentes. Spark te permite programar correos para enviarlos más tarde, de modo que puedes redactar un mensaje cuando quieras y asegurarte de que el destinatario lo recibe cuando es más probable que responda.
3. Recordatorios de seguimiento
El correo electrónico no requiere una respuesta inmediata, y el destinatario suele tener un par de días laborables para responderte. De todos modos, no querrás que tu mensaje acabe en el limbo. Configura un recordatorio de seguimiento en Spark, y la app te avisará si no has recibido respuesta después de la fecha de vencimiento. De esta forma, no tendrás que estar pendiente de todos los correos enviados. Spark lo hace por ti.
Escribir correos electrónicos comerciales no es tan difícil como parece. Solo tienes que tener tu objetivo en mente, valorar el tiempo del lector, seguir el formato profesional de correo electrónico y transmitir tu mensaje de la forma más concisa posible. Esperamos que nuestros consejos sobre cómo escribir un correo electrónico profesional te ayuden a comunicarte con eficacia y a alcanzar tus objetivos empresariales.
Si quieres conseguir superpoderes en el correo electrónico, como deshacer envíos y programar correos electrónicos, descarga Spark gratis y ¡mejora en el correo electrónico!
The Readdle Team 