ビジネスパーソンは、クライアントへの返信、会社ニュースの発表、同僚へのヘルプ依頼、新しいパートナーへの連絡など、毎日様々なメールを書いています。 メールの中には効果的なものもあれば、単に不要な情報になり、ゴミ箱行きになってしまうものもあります。 人々が実際に読んだり、行動を起こしたりするような、明確でプロフェッショナルなメールを作成する能力は、ビジネスの世界において欠かせません。
この記事では、ビジネスメールの書き方、プロフェッショナルなメールのフォーマット、そしてメールをより楽しく生産的にするための高度なテクニックを学びます。
プロフェッショナルなメールを書く前の準備
メッセージを作成する前に、以下の質問を自分に問いかけてみましょう。
誰宛てのメールか？
目標が決まったら、メールを送るべき最適な人物を特定しましょう。 あなたが求めているものを担当しているのは誰でしょうか？ 適切な受信者を見つけることは、返信を得る可能性を大幅に高めます。
受信者との関係性は？ 受信者との関係を把握することで、メールのトーンと内容が決まります。 初めての相手には、自分自身や会社について詳しく説明する必要がありますが、同僚にメールを送る場合は不要です。
メールが適切な手段か？
メールはコミュニケーション手段の一つに過ぎず、万能ではありません。 例えば、メールは直ちに返信することを意味しません。 緊急の用事がある場合は、メッセンジャーで相手にメッセージを送るか、直接電話をかける方がよいでしょう。
また、メールは悪い知らせを伝えたり、衝突を始めるのに最適な場所ではありません。 怒っているときにメールを送るのは決して良い考えではありません。 誰かにネガティブなことを伝えなければならない場合は、直接話したほうが良いでしょう。
プロフェッショナルなメールの書き方
目標と相手が決まったら、書く作業を開始しましょう！ プロフェッショナルなメールのフォーマットに沿って書くことが重要です。 ビジネスメールに含めるべき項目は以下の通りです。
1. 件名
これは受信者が最初に目にする部分であり、通常、メールを開くかどうかを判断します。 件名は、メッセージの内容と、なぜ読むべきかを伝える必要があります。
❌ ダメな例: お知らせ
✅ 良い例: 新しい最高執行責任者をご紹介します
❌ ダメな例: 確認をお願いします
✅ 良い例: デザイナーとの契約: 金曜日までに確認してください
2. 挨拶
メッセージの冒頭で、相手の名前を呼び、「お世話になっております」などの適切な挨拶を使って挨拶しましょう。 プロフェッショナルなメールでは、「お久しぶりー」などは避けた方がよいでしょう。 使用すべきメール挨拶と避けるべき挨拶について確認してください。
3. 本文
本文を作成する際、人はメールを読みやすく、理解しやすく、そして返信しやすいようにすることを心がけましょう。
読者の時間を大切にしてください。自己紹介が必要な場合は、簡潔にまとめ、本題にすぐに移りましょう。 受信者から何を期待しているか、そして彼らが知る必要がある追加情報を記載してください。 ただし、メールに膨大な情報を詰め込むのではなく、簡潔にまとめましょう。
メールは読みやすくしましょう。フォーマットされていないテキストの塊は、誰もが読むのを止めさせてしまいます。 メールを段落分けし、見出しを入れ、番号付きリストや箇条書きを活用しましょう。 幸いなことに、最近のメールクライアントは豊富なテキストフォーマットオプションを提供しています。 ただし、選択したフォントと色は読みやすく、メール自体から読者の注意をそらさないようにしてください。
4. 行動喚起
メールの終わりには、相手に何をしてもらいたいのかを明確に伝えましょう。 読者が推測するだけで済むとは思わないでください。 行動喚起が具体的であればあるほど、効果的です。
❌ ダメな例: ご確認ください。
✅ 良い例: 6月14日 (金) までに契約書を確認してください。
❌ ダメな例: どうですか？
✅ 良い例: もし会議に出席をご希望の場合は、こちらのフォーム [リンク] を来週月曜日までに記入してください。
5. 締めと署名
「何卒宜しくお願い致します」などの礼儀正しいフレーズでメールを締めくくり、名前と連絡先情報を添えて署名しましょう。 美しいプロフェッショナルなメール署名の作成方法については、こちらをご覧ください。
プロフェッショナルなメールの例文集
例: 1
同僚への短いメール。 この同僚宛てのメールは簡潔で要点が絞られており、期限付きのはっきりとした行動喚起が含まれています。 数秒で内容を読み取り理解できます。
例: 2
初めての相手に送るメール。このメールは初めての方へのメールですが、長々と挨拶や自己紹介をするのではなく、最初に重要な情報を伝えています。 メール形式と構成が分かりやすいため、内容をざっと読み、必要な情報をすぐに見つけることができます。
メール送信前の確認事項
メールの作成が完了したら、すぐに「送信」ボタンを押さず、 以下のポイントを慎重に確認してください。
- 受信者の名前： 本文のちょっとしたミスは許されるかもしれませんが、名前のミスは絶対に避けましょう。
- メールアドレス： 正しい相手にメールを送信していることを確認してください。 複数のメールアドレスをお持ちの方は、送信元のアドレスが適切であることも確認してください。
- 件名： メールを開封する際に内容を想像させるような件名になっているか確認しましょう。
- 読み手の視点で確認： 自分宛てに送られたメールだと思って、再度メールを読み返してみてください。 誰から、どのような内容で、何を求められているかが理解できますか？
- 文法とスペルチェック： タイプミスや誤字が全体の印象を悪くしないようにしましょう。
- 添付ファイルの確認：ファイルを送信する場合、受信者が実際に受け取れていることを確認してください。
上級テクニック
ここまで、フォーマルなメールの書き方を説明してきましたが、さらにメールを送信する際の手間を省いたり、ミスを防ぐのに役立つテクニックをご紹介します。
1. 送信取り消し
送信ボタンを押した後、重大なミスに気づいたことはありませんか？ まだ、問題を回避できます。 メールクライアントのSparkを使用すると、送信後5秒以内に送信を取り消すことができます。 Macでは、Cmd ⌘ + Zを押してください。 iOSまたはAndroidでは、画面下部の「取り消し」をタップします。 この送信取り消し機能は、Gmail、Outlook、iCloud、Yahoo、Exchangeなど、主要なプロバイダーのメールで利用できます。
2. メールの予約送信
ビジネスメールではタイミングが重要です。 特に、異なるタイムゾーンにいる人とやり取りする場合にはなおさらです。 Sparkでは、メールの予約送信が可能です。いつでもメッセージを作成しておき、受信者が返信しやすい時間に届くように設定できます。
3. フォローアップのリマインダー
メールはすぐに返信を要求するものではなく、通常、受信者は数営業日以内に返信することができます。 ただし、メールが宙ぶらりんにならないようにしたいものです。 Sparkのフォローアップリマインダーを設定すると、期日後に返信がない場合にアプリが通知してくれます。 これにより、送信したすべてのメールを追跡する必要がなくなります。 Sparkが代わりに管理してくれます。
ビジネスメールを書くのは、そこまで難しいことではありません。 目標を明確にし、読み手の時間を大切にし、プロフェッショナルなメールのフォーマットを守り、できるだけ簡潔にメッセージを伝えることが大切です。 このプロフェッショナルなメールの書き方に関するヒントが、効果的なコミュニケーションをとり、ビジネス目標を達成するのに役立てば幸いです。
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The Readdle Team 