メールを転送する

転送すると添付ファイル、CC、BCCはどうなるか

転送は返信とは異なり、その違いは思っている以上に重要です。

返信する場合は、メッセージを送ってきた相手に返事を書きます。 転送する場合は、送信者を含むすべての内容を新しい相手に渡すことになります。 そして返信とは異なり、転送では元のメッセージの添付ファイルが自動的に引き継がれます。 クライアントが送ってきたあのPDFは？ 転送とともに移動するので、再添付は不要です。

CCとBCCはここで少し異なる動作をします。 メッセージを転送する場合、新しい受信者はご自身で選択します。 元のCCとBCCのリストは引き継がれません。 そのため、上司にこっそり情報を共有したい場合は、転送時に新たにBCCへ追加します。 新しいスレッドの他の人にはそれが見えません。

もう一つ知っておくべきこと：元の送信者は、あなたが自分のメールを転送したことをまったく知りません。 通知もなく、相手側に痕跡も残りません。 これは便利であり、転送すべきでないものを転送する前に思い出しておく価値がある場合もあります。

転送とリンク共有の違い

一回限りの場合、転送で問題ありません。 しかし、1週間かけて同じクライアントのメールに3人が意見を出す必要がある場合はどうでしょう？ 転送はすぐに混乱を招きます。 全員が自分のコピーに返信し、結果として同じ会話の4つのバージョンが飛び交い、唯一の信頼できる情報源がなくなってしまいます。 

ここでSparkのアプローチが少し異なります。 コピーを転送する代わりに、SparkのTeams機能を使えば、元のメールやスレッドをチームと直接共有できるため、全員がリアルタイムの更新を確認でき、1つの会話の分岐したコピーを5つ管理する代わりに、その場で議論できます。 Sparkでは他の人がコメントできるリンクを生成することもできますが、これはより新しく、あまり広く知られていません。共有スレッドの方がなじみのある方法です。

すべてのメールにそれが必要なわけではありません。 しかし、毎週同じクライアントのスレッドを3人に転送するタイプの方であれば、切り替える価値があります。

メールを転送する方法

Gmailの場合： 

1. 転送したいメールを開きます。
2. メッセージの下部で「転送」をクリックします。
3. 受信者を追加し、必要に応じてメモを添えます。
4. 「送信」をクリックします。

Outlookの場合：

1. メッセージを開きます。
2. 「転送」（またはメッセージペインの転送アイコン）を選択します。
3. 受信者を追加し、メモを添えます。
4. 「送信」をクリックします。

Sparkの場合：

1. メールを開きます。
2. ツールバーまたはメッセージメニューから「転送」を選択します。
3. 受信者とメモを追加します。
4. 「送信」を押します。

手順はデバイスやアプリのバージョンによって多少異なる場合があります。 お使いのものと一致しない場合は、GmailのヘルプセンターやMicrosoftのサポートページに、最新のプラットフォーム別の手順が掲載されています。

転送が適さない場合

1通のメッセージを1人に転送する場合は？ まったく問題ありません。必要なだけ何度でも行ってください。 ただし、2つのパターンには注意してください。 

同じ種類のメールが届くたびに、毎回同じ人に転送している場合（たとえば請求書を経理部門へ）、それは転送の習慣ではありません。 それは自動転送の仕事であり、ルールが何も操作せずに処理してくれます。

また、1通のメッセージを引き渡すのではなく、進行中の会話に誰かを加えるために転送している場合は、共有リンクを使えば、コピーを4つの受信トレイに散らばせる代わりに、全員が1つのバージョンにまとまります。 もう一度転送を押す前に、自分が実際にどちらを行っているのか自問してみる価値があります。

関連用語

• 自動転送
• 優先受信トレイ
• 添付ファイル
• メールクライアント