Encaminhar email

O que acontece com anexos, CC e CCO quando você encaminha

Encaminhar não é o mesmo que responder, e a diferença importa mais do que você imagina.

Quando você responde, está escrevendo de volta para quem enviou a mensagem. Quando você encaminha, está entregando tudo, incluindo o remetente, para alguém novo. E, ao contrário de uma resposta, um encaminhamento leva automaticamente qualquer anexo da mensagem original. Aquele PDF que o cliente enviou? Ele vai junto com o encaminhamento, sem precisar reanexar.

CC e CCO funcionam de um jeito um pouco diferente aqui. Se você encaminha uma mensagem, você mesmo escolhe os novos destinatários. As listas originais de CC e CCO não são mantidas. Então, se você quer incluir seu gerente discretamente, coloque-o em CCO no encaminhamento. Ninguém mais na nova conversa vê isso.

Mais uma coisa que vale saber: o remetente original não faz ideia de que você encaminhou o e-mail dele. Não há notificação, nenhum rastro do lado dele. Isso é útil e, ocasionalmente, vale lembrar antes de encaminhar algo que talvez você não devesse.

Encaminhar vs. compartilhar um link

Encaminhar é ótimo para algo pontual. Mas se você precisa que três pessoas opinem sobre o mesmo e-mail de cliente ao longo de uma semana? O encaminhamento fica bagunçado rapidamente. Cada um responde à sua própria cópia, e agora existem quatro versões da mesma conversa circulando, sem uma única fonte de verdade. 

É aqui que a abordagem do Spark difere um pouco. Em vez de encaminhar uma cópia, o recurso Teams do Spark permite compartilhar o e-mail ou a conversa original diretamente com sua equipe, para que todos vejam atualizações em tempo real e possam discutir no próprio lugar, em vez de gerenciar cinco cópias ramificadas de uma conversa. O Spark também permite gerar um link para outras pessoas comentarem, embora isso seja mais novo e menos conhecido; as conversas compartilhadas são o caminho mais familiar.

Nem todo e-mail precisa disso. Mas se você é do tipo que encaminha a mesma conversa de cliente para três pessoas toda semana, vale a mudança.

Como encaminhar um e-mail

No Gmail: 

1. Abra o e-mail que você deseja encaminhar.
2. Na parte inferior da mensagem, clique em Encaminhar.
3. Adicione seus destinatários e uma observação, se quiser.
4. Clique em Enviar.

No Outlook:

1. Abra a mensagem.
2. Selecione Encaminhar (ou o ícone de encaminhar no painel da mensagem).
3. Adicione destinatários e uma observação.
4. Clique em Enviar.

No Spark:

1. Abra o e-mail.
2. Selecione Encaminhar na barra de ferramentas ou no menu da mensagem.
3. Adicione destinatários e sua observação.
4. Toque em Enviar.

As etapas podem variar um pouco de acordo com o dispositivo e a versão do aplicativo. Se as suas não corresponderem, a central de ajuda do Gmail e a página de suporte da Microsoft mantêm instruções atualizadas e específicas para cada plataforma.

Quando encaminhar é a ferramenta errada

Encaminhar uma única mensagem para uma única pessoa? Perfeitamente aceitável, faça sempre que precisar. Mas fique atento a dois padrões. 

Se você está encaminhando a mesma categoria de e-mail para a mesma pessoa toda vez que ele chega (faturas para o financeiro, por exemplo), isso não é um hábito de encaminhamento. Isso é trabalho para o encaminhamento automático, onde uma regra cuida de tudo sem você mexer em nada.

E se você está encaminhando para incluir alguém em uma conversa em andamento em vez de repassar uma única mensagem, um link compartilhado mantém todos em uma versão só, em vez de espalhar cópias por quatro caixas de entrada. Vale se perguntar qual dos dois você está realmente fazendo antes de clicar em encaminhar de novo.

Termos relacionados

• Encaminhamento automático
• Caixa de entrada focada
• Anexo
• Cliente de e-mail