メールの添付ファイルとは？

定義

💡 添付ファイル: メールメッセージと一緒に送信するファイルです。 PDF、画像、スプレッドシート、動画など、さまざまなものがあります。メッセージ本文と一緒に送られ、受信者はそれをダウンロードまたはプレビューできます。

要するに: 添付ファイルを使えば、テキストだけでなくファイルもメールで共有できます。ただし、サイズ制限の対象になり、セキュリティフィルターを作動させることがあり、扱い方が悪いと配信性の問題を引き起こすこともあります。

添付ファイルがすべてを変えた理由

メールはもともとテキスト専用でした。添付ファイルによって、仕事でも本当に使えるものになりました。

契約書を送り、写真を共有し、レポートを配布する必要があります。それらをすべてメール本文に打ち込むのは現実的ではありません。添付ファイルは、ファイルをメールサーバーで扱える形式（MIMEエンコーディングと呼ばれます）に変換し、メッセージと一緒に配信することでこれを解決します。

ただし、ここに問題があります。添付ファイルはセキュリティ面で悪夢になり得ます。 VerizonのData Breach Investigations Reportによると、フィッシング攻撃の96%はメールで届き、悪意のある添付ファイルは主要な侵入経路です。そのWord文書にはマルウェアが含まれているかもしれません。そのPDFは認証情報を盗むように作られているかもしれません。そのため、スパムフィルターは添付ファイルを厳しく精査し、ときには正当なファイルまでブロックします。

サイズももう1つの大きな問題です。ほとんどのメールサーバーでは添付ファイルの上限が25MBに設定されています（GmailとOutlookもこの制限を採用しています）。それより大きいものを送ろうとすると、通常は失敗したり、差し戻されたり、代わりにクラウドリンクを使う必要が出てきます。また、自分のサーバーがより大きなファイルを許可していても、受信者側のサーバーでは許可されない場合があります。

現在は、実際の添付ファイルの代わりにリンクを共有する方向へ移行しています。 Google Drive、Dropbox、OneDriveのようなクラウドサービスでは、ファイルをメールに埋め込む代わりに、そのファイルへのリンクを送れます。メッセージサイズは小さく、サーバー制限もなく、バージョン管理もしやすくなります。厳密には添付ファイルのワークフローの一種ですが、より賢いやり方です。

さまざまな添付ファイルの種類

従来型の添付ファイルは、実際にメールに含めて送るファイルです。それらはエンコードされ、SMTPを通じて送信され、受信者によってダウンロードされます。これらはメッセージサイズの制限に含まれ、大きすぎたり不適切なファイル形式だったりすると、メール配信性のリスクを高めます。

クラウドベースの添付ファイル（または「リンク共有」）は、実際にはファイルを添付しません。メールクライアントがそれをクラウドストレージにアップロードし、共有可能なリンクを挿入します。 Gmailではこれを「Driveリンク」と呼びます。 OutlookではOneDriveを使います。受信者はリンクをクリックして、ブラウザでファイルにアクセスします。大容量ファイルにははるかに信頼性の高い方法です。

インライン添付ファイルは、別個のダウンロード項目として表示されるのではなく、メッセージ本文に直接埋め込まれる画像やファイルです。たとえば、スクリーンショットをメールに貼り付けたら、そのまま本文内に表示されるような場合です。技術的にはやはり添付ファイルですが、表示方法が異なります。 HTMLメールの署名や書式付きメッセージでよく使われます。

また、一部のシステムでは、通常の添付ファイル（誰でも見られるもの）と、暗号化された添付ファイル（開くのにパスワードや証明書が必要で、S/MIME構成で使われるもの）を区別しています。後者は、厳しい規制のある業界以外ではあまり一般的ではありません。

メールにファイルを添付する方法

手順自体は簡単ですが、利用できるオプションはクライアントによって異なります。

Gmailの場合：

作成をクリックして新しいメールを作成する
作成ウィンドウ下部のクリップアイコンをクリックする
パソコンから添付するにはアップロードを選ぶ
または、Google DriveアイコンをクリックしてDriveから添付する（これは従来型の添付ファイルではなくリンクを作成します）
ファイルを選択すると、自動的にアップロードされます

Gmailではアップロード中に進行状況バーが表示されます。 25MBを超えるものを添付すると、自動的にDriveリンクへ変換されます。

Outlookの場合：

新しいメッセージを開く
リボンのクリップアイコン（このメッセージにファイルを添付）をクリックする（または挿入 > ファイルの添付）
ローカルファイルの場合はこのコンピューターを参照を選ぶ
または、Upload and shareを選ぶか、OneDriveのファイルにはOneDriveを選択する
ファイルを選んでアップロードをクリックする

Outlookではメール自体をファイルとして添付することもでき、複数のメッセージをひとまとめにして転送したいときに意外と便利です。

Spark（macOS）の場合：

メールを作成または返信中に、右上のクリップアイコンをクリックします。
Attachmentをクリックし、添付したいファイルを選択します。複数のファイルを一度に選択するには、Cmdキーを押したままにします。
Openをクリックします。
注: 添付ファイルの合計サイズは25MB未満である必要があります。ファイルがそれより大きい場合は、クラウドストレージにアップロードして、そのリンクをメールに貼り付けることをおすすめします。または、モバイルデバイスのSpark Cloudを使用して、大きな添付ファイルをメールにアップロードすることもできます。

Sparkでメールに添付ファイルを追加する方法や、さまざまなプラットフォームで添付ファイルを追加する方法の詳細は、専用のヘルプページをご覧ください: https://sparkmailapp.com/help/sending-emails/attach-a-file-to-an-email

添付ファイルの注意点

送信前にファイルサイズを確認する。 10MBを超える場合は、代わりにクラウドリンクを使うことを真剣に検討してください。大きな添付ファイルは送信を遅くし、受信者のダウンロードにも非常に時間がかかり、セキュリティフィルターにブロックされることもよくあります。理想は5MB未満です。

複数のファイルをZIP化する。 7つの添付ファイルを別々に送ると雑然として見え、どれかを見落とされる可能性が高くなります。 1つの.zipファイルに圧縮しましょう。すっきりして、サイズも小さく、管理もしやすくなります。

わかりやすいファイル名を使う。「Document1.pdf」や「IMG_2847.jpg」は添付しないようにしましょう。代わりに、「Q4_Budget_Proposal.pdf」や「Office_Floor_Plan.jpg」のような役立つ名前に変更しましょう。受信者にも感謝されるはずです。

まずウイルススキャンを行う。 ファイルが100%安全だと確信していても、送信前に簡単なウイルススキャンを実行しましょう。受信者の会社では、セキュリティソフトが問題ありと判断するとブロックされる可能性がありますし、うっかりマルウェアを送ってしまえば不注意だと思われます。

実行可能ファイルは避ける。 .exe、.bat、.com、.scr。 これらのファイル形式は、マルウェア配布によく使われるため、ほぼすべての企業メールシステムでブロックされます。どうしても実行可能ファイルを送る必要がある場合は、パスワード付きのzipにして、パスワードは別の手段で送りましょう。

大きな添付ファイルについては事前に知らせる。 25MBの上限に近いものを送る場合は、受信者にひとこと伝えておきましょう。メール本文に「フル動画ファイルを送ります。約20MBです」と書いておけば、期待値を合わせられ、ダウンロードに時間がかかったときにメールが壊れていると思われずに済みます。

機密情報に添付ファイルを使わない。暗号化されていない添付ファイルは安全ではありません。財務データ、個人情報、機密文書を送る場合は、エンドツーエンド暗号化またはアクセス制御付きの安全なファイル共有サービスを使用してください。

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