Inoltrare email

Cosa succede agli allegati, al CC e al CCN quando inoltri un'e-mail

Inoltrare non è la stessa cosa che rispondere, e la differenza conta più di quanto pensi.

Quando rispondi, stai scrivendo a chi ti ha inviato il messaggio. Quando inoltri, stai passando tutto quanto, mittente incluso, a qualcuno di nuovo. E a differenza di una risposta, un inoltro riporta automaticamente tutti gli allegati del messaggio originale. Quel PDF che ha inviato il cliente? Viaggia insieme all'inoltro, senza bisogno di riallegarlo.

Il CC e il CCN funzionano un po' diversamente qui. Se inoltri un messaggio, scegli tu stesso i nuovi destinatari. Gli elenchi originali di CC e CCN non vengono riportati. Quindi, se vuoi coinvolgere il tuo manager in modo discreto, lo metti in CCN nell'inoltro. Nessun altro nel nuovo thread lo vede.

Un'altra cosa da sapere: il mittente originale non ha idea che tu abbia inoltrato la sua e-mail. Non c'è alcuna notifica, nessuna traccia dalla sua parte. È utile e, di tanto in tanto, vale la pena ricordarlo prima di inoltrare qualcosa che probabilmente non dovresti.

Inoltrare vs. condividere un link

Inoltrare va bene per un caso isolato. Ma se hai bisogno che tre persone diano il loro contributo sulla stessa e-mail del cliente nell'arco di una settimana? L'inoltro diventa rapidamente caotico. Ognuno risponde alla propria copia, e ora ci sono quattro versioni della stessa conversazione in circolazione, senza un'unica fonte affidabile. 

È qui che l'approccio di Spark si differenzia un po'. Invece di inoltrare una copia, la funzione Teams di Spark ti permette di condividere l'e-mail o il thread originale direttamente con il tuo team, così tutti vedono gli aggiornamenti in tempo reale e possono discuterne sul posto, anziché gestire cinque copie separate di un'unica conversazione. Spark ti permette anche di generare un link su cui gli altri possono commentare, anche se è una novità meno conosciuta; i thread condivisi sono la strada più familiare.

Non tutte le e-mail lo richiedono. Ma se sei il tipo che inoltra lo stesso thread del cliente a tre persone ogni settimana, vale la pena fare il passaggio.

Come inoltrare un'e-mail

In Gmail: 

1. Apri l'e-mail che vuoi inoltrare.
2. In fondo al messaggio, fai clic su Inoltra.
3. Aggiungi i destinatari e una nota, se lo desideri.
4. Fai clic su Invia.

In Outlook:

1. Apri il messaggio.
2. Seleziona Inoltra (o l'icona di inoltro nel riquadro del messaggio).
3. Aggiungi i destinatari, aggiungi una nota.
4. Fai clic su Invia.

Con Spark:

1. Apri l'e-mail.
2. Seleziona Inoltra dalla barra degli strumenti o dal menu del messaggio.
3. Aggiungi i destinatari e la tua nota.
4. Premi Invia.

I passaggi possono variare leggermente a seconda del dispositivo e della versione dell'app. Se i tuoi non corrispondono, il centro assistenza di Gmail e la pagina di supporto di Microsoft mantengono istruzioni aggiornate e specifiche per ogni piattaforma.

Quando l'inoltro è lo strumento sbagliato

Inoltrare un singolo messaggio a una singola persona? Perfettamente lecito, fallo tutte le volte che ti serve. Ma attenzione a due modelli. 

Se inoltri la stessa categoria di e-mail alla stessa persona ogni volta che arriva (le fatture alla contabilità, ad esempio), non si tratta di un'abitudine di inoltro. È un compito per l'inoltro automatico, dove una regola se ne occupa senza che tu debba fare nulla.

E se inoltri per coinvolgere qualcuno in una conversazione in corso anziché per passare un singolo messaggio, un link condiviso mantiene tutti su un'unica versione invece di disperdere copie in quattro caselle di posta. Vale la pena chiederti quale delle due cose stai davvero facendo prima di premere di nuovo inoltra.

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