Transférer un e-mail

Ce qu'il advient des pièces jointes, du CC et du BCC lorsque vous transférez

Transférer n'est pas la même chose que répondre, et la différence compte plus qu'on ne le pense.

Lorsque vous répondez, vous écrivez à la personne qui vous a envoyé le message. Lorsque vous transférez, vous confiez l'ensemble, expéditeur inclus, à quelqu'un de nouveau. Et contrairement à une réponse, un transfert reprend automatiquement toutes les pièces jointes du message d'origine. Ce PDF envoyé par le client ? Il accompagne le transfert, sans avoir besoin de le rattacher.

Le CC et le BCC fonctionnent un peu différemment ici. Si vous transférez un message, vous choisissez vous-même les nouveaux destinataires. Les listes de CC et de BCC d'origine ne sont pas reprises. Ainsi, si vous voulez mettre discrètement votre responsable dans la boucle, vous l'ajoutez en BCC sur le transfert. Personne d'autre dans le nouveau fil ne le voit.

Une chose de plus à savoir : l'expéditeur d'origine ne sait pas que vous avez transféré son e-mail. Il n'y a aucune notification, aucune trace de son côté. C'est utile, et parfois bon à retenir avant de transférer quelque chose que vous ne devriez probablement pas.

Transférer ou partager un lien

Le transfert convient parfaitement pour un cas isolé. Mais si vous avez besoin que trois personnes donnent leur avis sur le même e-mail client au fil d'une semaine ? Le transfert devient vite le désordre. Chacun répond à sa propre copie, et voilà qu'il existe quatre versions de la même conversation qui circulent, sans source unique de vérité. 

C'est là que l'approche de Spark diffère un peu. Au lieu de transférer une copie, la fonctionnalité Teams de Spark vous permet de partager l'e-mail ou le fil d'origine directement avec votre équipe, afin que chacun voie les mises à jour en direct et puisse en discuter sur place plutôt que de gérer cinq copies dérivées d'une même conversation. Spark vous permet également de générer un lien sur lequel les autres peuvent commenter, bien que ce soit plus récent et moins connu ; les fils partagés sont la voie la plus familière.

Tous les e-mails n'en ont pas besoin. Mais si vous êtes du genre à transférer le même fil client à trois personnes chaque semaine, le changement en vaut la peine.

Comment transférer un e-mail

Dans Gmail : 

1. Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez transférer.
2. En bas du message, cliquez sur Transférer.
3. Ajoutez vos destinataires et une note si vous le souhaitez.
4. Cliquez sur Envoyer.

Dans Outlook :

1. Ouvrez le message.
2. Sélectionnez Transférer (ou l'icône de transfert dans le volet du message).
3. Ajoutez des destinataires, ajoutez une note.
4. Cliquez sur Envoyer.

Dans Spark :

1. Ouvrez l'e-mail.
2. Sélectionnez Transférer dans la barre d'outils ou le menu du message.
3. Ajoutez des destinataires et votre note.
4. Appuyez sur Envoyer.

Les étapes peuvent varier légèrement selon l'appareil et la version de l'application. Si les vôtres ne correspondent pas, le centre d'aide de Gmail et la page d'assistance de Microsoft proposent des instructions à jour et spécifiques à chaque plateforme.

Quand le transfert est le mauvais outil

Transférer un seul message à une seule personne ? Parfaitement bien, faites-le aussi souvent que nécessaire. Mais surveillez deux schémas. 

Si vous transférez la même catégorie d'e-mail à la même personne chaque fois qu'il arrive (les factures à la comptabilité, par exemple), ce n'est pas une habitude de transfert. C'est un travail pour le transfert automatique, où une règle s'en charge sans que vous ayez à toucher à quoi que ce soit.

Et si vous transférez pour intégrer quelqu'un dans une conversation en cours plutôt que pour confier un seul message, un lien partagé maintient tout le monde sur une seule version au lieu de disperser des copies dans quatre boîtes de réception. Cela vaut la peine de vous demander lequel des deux vous faites réellement avant d'appuyer à nouveau sur transférer.

Termes associés

• Transfert automatique
• Boîte de réception prioritaire
• Pièce jointe
• Client de messagerie