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定義
💡 不在通知（Out of office）：不在で返信できないときにメールが自動で送信するメッセージのことで、休暇自動応答（vacation responder）とも呼ばれます。 これは実際には、より広い自動メール返信の具体的で一般的なケースであり、自分で作成する一般的なルールではなく、ほとんどのプロバイダーで専用の設定として組み込まれています。 これは、メールを送ってきた相手に、あなたがそれを見たこと（正確には後で見ること）、おおよそいつ戻るのか、そしてその間に誰に連絡すればよいかを伝えます。 多くの人はこれを一人向けの機能だと考えています。休暇に出かけるときにオンにして、戻ったらオフにする、というものです。 受信トレイを共有するチームにとっては、これは実際には対応（カバー）の問題であり、うまく処理されないと業務が抜け落ちる、実際に繰り返し発生する原因になります。
誰も話題にしないチームの問題
三人が共有のサポートまたは営業の受信トレイを管理しています。 そのうち二人が同じ週に休暇に出かけます。 彼らの不在通知メールが送信されます。 そしてどうなるでしょうか？ 三人目は、突然二倍の量を対応することになっていることを知っているでしょうか？ メールを送ってくる人は、同じく不在の誰かにメールするよう案内されてしまうのでしょうか？ 実際の引き継ぎはあるのでしょうか、それとも誰もが他の誰かが対応していると思い込んでいるだけなのでしょうか？
ここで不在通知は個人の利便性ではなくなり、実際の業務上のギャップになります。 「不在です、月曜に戻ります」という一般的なメッセージは、送信者が本当に知りたい「今すぐ誰に話せばいいのか」という疑問には答えていません。
一部のチームは、応答メッセージに加えて代理の同僚への自動転送でこれに対処しますが、それは転送メールを受け取る人が実際にそれが来ることを知っている場合にのみ役立ちます。 個別に設定され、調整されていない自動返信が複数ある共有受信トレイは、誰も見ていない隙間からメッセージが抜け落ちる原因になります。
Sparkの委任とコミュニケーションのケーススタディは、まさにこの種の調整の問題を扱っているため、ここで有用な参考になります。通常対応する人が不在でも、受信メールの担当が明確であるようにすることを扱っています。
良い不在通知メッセージとは？
個人にとって、不在通知には次のことが必要です。日付（いつ戻るか）、緊急の用件のための代替連絡先、そして返信時間についての正直さ（本当にメールをまったく確認しないなら「できるだけ早く返信します」と約束しないこと）です。
共有またはチームの受信トレイには、もう一つのことが必要です。調整です。 複数の人が同時に不在になる前に、誰が実際に何を対応するのかという問題を、誰かが担当する必要があります。
それは設定ではなく会話ですが、不在通知メッセージこそが、その答えがメールを送ってくるすべての人に見えるようになる場所です。
不在通知メッセージをオンにする方法
この設定は、ルールベースの返信と同じ基盤となるメールの自動化設定を通じて行われますが、一般的なルールビルダーではなく専用のメニューを通じて表示されるだけです。
Gmailの場合：設定に移動し、「すべての設定を表示」を開き、「全般」タブの下にある「不在通知」セクションを見つけます。 それをオンにして、日付範囲を設定し、メッセージを書きます。 Gmail自身のドキュメントによると、ほとんどの場合、同じ送信者があなたの返信を受け取るのは数日に一度だけなので、繰り返し送信する人に毎回同じメッセージでスパムを送ることはありません。
Outlookの場合：Microsoft 365またはExchangeのアカウントを使用している場合、「ファイル」に移動し、次に「自動応答」を開きます。 そのオプションが表示されない場合、Microsoftのドキュメントで確認されているように、おそらくGmail、Yahoo、またはその他のPOP/IMAPアカウントを使用しており、これらは組み込みの自動応答機能をサポートしていません。 その場合は、Outlookを起動したままにしておく間、受信メッセージに返信するルールを代わりに設定する必要があります。
Sparkの場合：Sparkには現在、独自の専用の不在通知設定は含まれていません。 Sparkは既存のGmail、Outlook、またはその他のアカウントに接続するため、上記の手順を使用してプロバイダーレベルで応答を設定すれば、どのクライアントからメールを確認しても適用されます。
Sparkが実際に役立つのは、その不在の前後に起こることです。 出かける前に、スヌーズを使えば、緊急でないものを今すぐ受信トレイから取り除き、戻る日に自動的に再表示させることができるので、たまった未処理を冷たく見つめることはありません。 そして戻ったときには、優先送信者が、不在中に本当にあなたを必要としたわずかなメッセージを、たまった他のすべてよりも先に表示するので、追いつくためにすべてのメールを到着順に読む必要はありません。
チームでの対応面については、単一の設定というよりも、誰かが不在の間に担当がどう処理されるかについてであり、それこそがSparkの委任とコミュニケーションのケーススタディが説明していることです。
不在通知に関するよくある質問
メールを送るすべての人が私の不在通知メッセージを見るのでしょうか？
通常はそうですが、例外があります。ほとんどのプロバイダーは数日の期間内に各送信者へ一度だけ送信するため、一日に何度もメールを送ってきた人が同じ返信を何度も受け取ることはありません。
内部のチームメールに対して自動応答をオフにすべきでしょうか？
検討する価値があります。 チーム全体があなたが不在であることをすでに知っているなら、すべての内部メールへの自動返信はノイズのように感じられることがあります。 Outlookでは、まさにこの理由から、組織内の人と組織外の人に対して別々のメッセージを設定できます。
私の不在通知が同僚の不在通知と重なった場合はどうなりますか？
自動では何も起こりません。それがリスクです。 応答メッセージ自体は互いに調整し合いません。 同じ受信トレイを対応する二人が両方とも不在の場合、誰かが手動で、別の担当者（または顧客向けメッセージ）がその隙間を埋めるようにする必要があります。
不在通知を設定するとメールを受信しなくなりますか？
いいえ。 自動返信を送信するだけです。 すべてのメールは受信トレイに届き、戻ったときにあなたを待っています。
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