E-mail. Intelligent. Concentré.
Un e-mail rapide et multiplateforme conçu pour filtrer le bruit.
Définition
💡 Suppression automatique : Règle qui supprime automatiquement les e-mails après un certain temps. Définissez une période de 30 ou 90 jours, selon votre convenance, et les anciens messages seront supprimés sans que vous ayez à lever le petit doigt. C'est comme si votre boîte de réception se nettoyait toute seule.
Pourquoi envisager la suppression automatique
Le désordre dans la boîte de réception s'accumule vite. Les newsletters que vous comptiez lire, les notifications automatiques, les e-mails de confirmation, tout cela finit par s'accumuler en milliers de messages que vous ne rouvrirez jamais.
La suppression manuelle est fastidieuse, et personne ne la fait de manière régulière. Vous vous dites : « Je rangerai ça plus tard », et ce n'est jamais le cas. La suppression automatique s'en charge pour vous. Configurez la règle une fois, puis n'y pensez plus.
La raison la plus importante, c'est le quota de stockage. Google vous offre 15 Go de stockage gratuit partagé entre Google Drive, Gmail et Photos avec son offre gratuite. Le forfait gratuit d'Outlook est lui aussi limité à 15 Go. Gardez cinq ans d'e-mails avec des pièces jointes, et vous atteindrez cette limite. La suppression automatique évite cela en effaçant les anciens messages avant qu'ils ne deviennent un problème de stockage.
Il y a aussi un aspect sécuritaire. Les anciens e-mails contenant des liens de réinitialisation de mot de passe, des codes d'accès temporaires ou des informations obsolètes constituent des vulnérabilités potentielles. Les supprimer automatiquement réduit votre surface d'attaque. Selon les directives du NIST sur la conservation des données, les organisations devraient minimiser les données conservées afin de limiter l'exposition en cas de violation.
Mais attention. La suppression automatique est définitive. Une fois ces messages supprimés, ils sont perdus pour de bon. Vous ne pourrez pas récupérer des e-mails de référence supprimés par erreur ni ce message contenant une information importante que vous pensiez avoir sauvegardée ailleurs. Utilisez cette fonction uniquement pour des catégories d'e-mails jetables, pas pour l'ensemble de votre boîte de réception.
Ce qui est supprimé automatiquement (et ce qui ne l'est pas)
Bons candidats à la suppression automatique : les e-mails marketing et les newsletters (sauf si vous les lisez activement). Notifications des réseaux sociaux (« Quelqu'un a aimé votre message »). Les alertes système automatiques qui ne sont pertinentes qu'à court terme. Les e-mails de confirmation d'achat, après quelques mois. Les e-mails de récapitulatif quotidien provenant d'apps ou de services. Les e-mails transactionnels comme les réinitialisations de mot de passe ou les codes de vérification, après 30 jours.
À ne pas supprimer automatiquement : la correspondance professionnelle avec des collègues ou des clients. Les contrats, factures ou documents juridiques. Les reçus dont vous pourriez avoir besoin pour les impôts ou des retours. Les informations importantes sur vos comptes ou les documents de référence. Tout ce qui est lié à des projets en cours. Les e-mails personnels envoyés par de vraies personnes.
L'essentiel, c'est de penser à la durée de conservation. Si l'e-mail n'est utile que maintenant ou dans un futur immédiat, il peut être supprimé automatiquement. S'il y a la moindre chance que vous en ayez besoin dans six mois, ne l'incluez pas dans la règle.
Configurer la suppression automatique
Comportement standard de la suppression automatique
La plupart des grands fournisseurs (Gmail, Outlook, Yahoo) suppriment automatiquement les éléments des dossiers Spam et Corbeille après 30 jours.
Cependant, aucun des principaux clients de messagerie ne dispose d'un bouton de « suppression automatique » intégré, mais vous pouvez y parvenir grâce à des filtres et des règles que vous mettez en œuvre manuellement selon un planning.
Dans Gmail :
Gmail ne propose pas de fonctionnalité intégrée « suppression automatique après X jours » pour les messages de la boîte de réception, mais les utilisateurs peuvent automatiser le nettoyage à l'aide de filtres pour des expéditeurs spécifiques ou de politiques d'administration pour les comptes Workspace (30+ jours).
- Créez un nouveau filtre en cliquant sur l'icône « Engrenage » > Voir tous les paramètres > Filtres et adresses bloquées.
- Cliquez sur Créer un filtre en bas du menu déroulant.
- Cochez Supprimer.
- Cliquez sur Créer un filtre.
- Remarque : Gmail n'exécute pas les filtres automatiquement selon un calendrier défini, vous devrez donc les appliquer manuellement de façon régulière.
Pour une véritable automatisation, vous devez configurer un Google Apps Script qui s'exécute quotidiennement et supprime les messages correspondant à vos critères. Honnêtement, ce n'est pas très convivial. La documentation Apps Script de Google explique comment automatiser les tâches Gmail par programmation.
À noter que dans Gmail Workspace, les administrateurs peuvent définir des politiques de rétention pour déplacer automatiquement les e-mails vers la corbeille ou les supprimer définitivement après un nombre de jours déterminé.
Dans Outlook :
Comme pour Gmail, Outlook ne propose pas de solution simple pour cela, mais des fonctionnalités comme Balayage et des règles automatisées peuvent être utilisées pour déplacer ou supprimer automatiquement les messages de certains expéditeurs.
- Cliquez sur l'icône Engrenage pour ouvrir Paramètres > Mail > Règles > + Ajouter une nouvelle règle
- Définissez le seuil d'ancienneté (par ex. 90 jours)
- Au lieu d'archiver, sélectionnez Supprimer définitivement les anciens éléments
- Cliquez sur OK
Dans Spark :
- Effectuez manuellement une suppression en masse de temps en temps grâce à la recherche et à la fonctionnalité de tout sélectionner, comme indiqué dans les étapes ci-dessus
- Utilisez les notifications intelligentes de Spark pour suivre certains types d’e-mails et les supprimer régulièrement
Contenu associe9
Termes associés