Boîte de réception

Votre boîte de réception est la première chose que vous ouvrez le matin et la dernière chose que vous ne devriez pas consulter avant de vous coucher. Pour la plupart des gens, c'est aussi là que les e-mails s'accumulent pour toujours.

Pourquoi votre boîte de réception compte plus que vous ne le pensez

Une boîte de réception n'est pas qu'un simple dossier. C'est une file d'attente. Et comme toute file d'attente, elle ne reste utile que si vous la traitez de manière régulière. Laissez-la de côté pendant une semaine, et vous vous retrouvez soudain à fixer 847 messages non lus en vous demandant où tout a dérapé.

Cela dit, la boîte de réception n'a pas à être chaotique. Les clients de messagerie comme Spark sont spécialement conçus pour rendre votre boîte de réception gérable sans vous obliger à toucher chaque message. L'objectif est de voir ce qui nécessite votre attention et d'agir en conséquence — et non d'atteindre un état de vide parfait (même si l'inbox zero est réellement satisfaisant lorsqu'on y parvient).

La boîte de réception est aussi l'endroit où se forment la confiance et les habitudes. Storydoc a constaté que 90 % des Américains sont abonnés à au moins une newsletter, et la plupart de ces messages atterrissent directement dans la boîte de réception avant tout tri. Cela fait beaucoup de signal mélangé à beaucoup de bruit.

Comment fonctionnent les boîtes de réception

Chaque e-mail envoyé à votre adresse est livré par défaut dans votre boîte de réception. Votre client de messagerie se connecte à un serveur de messagerie (via IMAP ou des protocoles similaires) et synchronise ces messages sur l'appareil que vous utilisez. Ouvrez l'application, et les voilà.

La plupart des boîtes de réception modernes sont devenues plus intelligentes quant à ce qui s'affiche. Vous disposez désormais de plusieurs modèles différents :

Boîte de réception unifiée. Tous vos comptes — professionnel, personnel, projet annexe — s'affichent dans une seule vue combinée. Idéal si vous devez tout parcourir rapidement. Peut devenir bruyant si vous avez six comptes.

Boîte de réception à onglets. Gmail a été le pionnier de cette approche. Les messages sont automatiquement triés dans des catégories comme Principale, Réseaux sociaux et Promotions. Vos e-mails professionnels restent dans Principale tandis que les alertes de bons plans vont là où vous pouvez les ignorer volontairement. Ça fonctionne vraiment plutôt bien.

Boîte de réception Prioritaire. La version d'Outlook de la même idée. Elle répartit les éléments entre les onglets Prioritaire et Autres, en apprenant au fil du temps quels expéditeurs vous lisez réellement. Plus vous l'utilisez, mieux elle parvient à écarter les contenus non pertinents de votre chemin. 

Boîte de réception prioritaire. Une autre option de Gmail. Elle met en avant les messages suivis et les messages provenant de contacts avec lesquels vous interagissez fréquemment, en reléguant tout le reste plus bas. Utile si vous voulez un filtrage algorithmique sans vous engager pleinement dans les onglets.

La boîte de réception intelligente de Spark va encore plus loin, en regroupant automatiquement les newsletters, les notifications et les e-mails personnels afin que vous puissiez traiter chaque catégorie par lots au lieu de passer d'un type de message à l'autre. C'est d'ailleurs ainsi que la plupart des personnes soucieuses de leur productivité gèrent un volume d'e-mails élevé.

Comment configurer votre boîte de réception

La façon de configurer votre boîte de réception dépend du client que vous utilisez. 

Dans Gmail : 

1. Ouvrez Gmail, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (en haut à droite), puis sur Voir tous les paramètres
2. Cliquez sur l'onglet Boîte de réception
3. Sous Type de boîte de réception, choisissez Par défaut, Importants en premier, Non lus en premier, Suivis en premier, ou Boîte de réception prioritaire
4. Pour les catégories à onglets, assurez-vous que Par défaut est sélectionné, puis cochez les onglets de catégories que vous souhaitez afficher
5. Faites défiler vers le bas et cliquez sur Enregistrer les modifications

Dans Outlook (nouveau) :

1. Ouvrez Outlook et allez dans Affichage > Paramètres d'affichage
2. Sous Courrier > Disposition, choisissez votre compte
3. Activez ou désactivez l'option Trier les messages entre Prioritaire et Autres
4. Fermez les paramètres — les modifications s'appliquent immédiatement 

Dans Spark :

1. Ouvrez Spark — la boîte de réception intelligente est activée par défaut et regroupe automatiquement les e-mails en catégories, notamment Personnel, Notifications, Newsletters, Épinglés, Prioritaire, Invitations et Réponses aux invitations.
2. Pour personnaliser vos Groupes d'e-mails, allez dans Réglages > Boîte de réception où vous pouvez activer ou désactiver des catégories individuelles ou ajuster les réglages par compte.
3. Pour changer votre Vue de la boîte de réception, faites-le depuis la boîte de réception elle-même. Sélectionnez votre vue de boîte de réception actuelle > Sélectionnez-en une autre. Choisissez entre :

• • Smart 2.0 (Liste prioritaire)
  • Smart (Cartes non lues)
  • Classique (Liste simple)

Comment empêcher votre boîte de réception de diriger votre vie

Faites-en un point de décision, pas un espace de stockage. Chaque e-mail devrait soit faire l'objet d'une action, soit être archivé, soit être supprimé. Laisser des choses dans la boîte de réception « pour s'en occuper plus tard » est la voie royale vers 10 000 messages non lus.

Traitez par lots. Consulter ses e-mails toutes les 15 minutes fragmente votre attention. Deux ou trois sessions dédiées à la boîte de réception par jour suffisent généralement pour la plupart des emplois. Mieux encore, utilisez les notifications intelligentes de Spark afin que seuls les messages réellement importants vous interrompent.

Utilisez des filtres et des règles. Tout e-mail qui aboutit systématiquement au mauvais endroit (ou qui doit être trié automatiquement) devrait avoir une règle derrière lui. Un bon filtre anti-spam gère automatiquement les e-mails d'hameçonnage, mais les règles vous permettent de contrôler le reste. C'est la base de la gestion de la boîte de réception.

Archivez librement. Les e-mails archivés ne sont pas supprimés — ils sont simplement sortis de la boîte de réception. La recherche les retrouve instantanément lorsque vous en avez besoin. L'archivage est le moyen de vider la file d'attente sans l'angoisse de supprimer quelque chose dont vous pourriez avoir besoin.

Désabonnez-vous sans pitié. Si vous n'avez pas ouvert une newsletter depuis trois mois, vous ne le ferez pas. Sortez-la définitivement de la boîte de réception.

La boîte de réception fonctionne mieux lorsqu'elle est temporaire. Elle est censée retenir les messages jusqu'à ce que vous les traitiez — et non les garder pour toujours.

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