Automatisation des e-mails

Que fait l’automatisation des e-mails ? 

Vous connaissez cette sensation quand vous ouvrez votre boîte mail et que vous vous dites : « J’ai déjà vu ça quelque part » ? Même type d’e-mail, même réponse nécessaire, jour différent.

L’automatisation des e-mails s’occupe de cette répétition. Elle surveille des déclencheurs spécifiques (un e-mail d’un expéditeur, des mots-clés dans l’objet) et effectue automatiquement une action. Classez-le. Appliquez une étiquette. Envoyez une réponse. Transférez-le. Supprimez-le.

Le gain de temps s’accumule. Selon des recherches de McKinsey, les employés passent 28 % de leur semaine de travail à lire et à répondre aux e-mails. Si l’automatisation en prend en charge ne serait-ce que 20 %, vous récupérez des heures chaque semaine.

Mais il ne s’agit pas seulement de rapidité. L’automatisation réduit les erreurs humaines. Vous avez oublié de relancer un prospect ? Votre système n’oublie pas. Vous avez manqué un e-mail important ? Votre filtre l’a déjà déplacé dans un dossier prioritaire.

Les équipes marketing et commerciales vivent grâce à ce genre d’outils. Campagnes de drip, séquences de bienvenue, rappels de panier abandonné. Mais tout le monde en profite. Même une automatisation de base (comme le classement automatique des newsletters) vous simplifie la vie.

Types d’automatisation des e-mails

Les filtres d’e-mails sont la forme la plus simple. Vous créez des règles qui trient automatiquement les messages entrants. Les e-mails de votre patron vont directement dans le dossier « Priorité ». Les newsletters sont classées dans « À lire plus tard ». Tout message contenant « facture » dans l’objet est transféré à la comptabilité.

Les répondeurs automatiques envoient des réponses automatiques lorsque certaines conditions sont remplies. Les messages d’absence du bureau sont l’exemple le plus courant, mais vous pouvez aussi configurer des réponses automatiques pour les demandes des clients ou les candidatures.

Les envois planifiés vous permettent d’écrire des e-mails maintenant et de les envoyer plus tard. Rédigez un lot de relances le lundi, programmez leur envoi sur la semaine, et c’est réglé.

L’automatisation des flux de travail enchaîne plusieurs actions. Lorsqu’un e-mail arrive d’un client spécifique, il est automatiquement étiqueté, transféré à votre chef de projet et ajouté à une liste de tâches.

Comment configurer l’automatisation des e-mails

Les mécanismes dépendent de votre client de messagerie, mais la plupart prennent en charge au moins le filtrage de base et les réponses automatiques.

Dans Gmail :

• Dans la barre de recherche en haut, cliquez sur Afficher les options de recherche
• Saisissez vos critères (expéditeur, destinataire, objet, mots-clés, etc.)
• Cliquez sur Créer un filtre
• Choisissez ce qui se passe : ignorer la boîte de réception, appliquer une étiquette, le transférer, le supprimer, le marquer d’une étoile, etc.
• Cliquez sur Créer un filtre pour l’activer

Pour les réponses automatiques, allez dans Paramètres > Général > Réponse automatique d’absence puis configurez votre message.

Dans Outlook :

• Allez dans Fichier > Gérer les règles et les alertes
• Cliquez sur Nouvelle règle
• Choisissez un modèle ou partez de zéro
• Définissez vos conditions (expéditeur, objet, mots-clés, etc.)
• Choisissez les actions (déplacer vers un dossier, transférer, supprimer, marquer, etc.)
• Ajoutez des exceptions si nécessaire
• Nommez votre règle et cliquez sur Terminer

Pour les réponses automatiques, allez dans Fichier > Réponses automatiques (Absence du bureau) et configurez votre message ainsi que la période d’envoi.

Dans Spark :

• Ouvrez Spark et allez dans Paramètres > Smart Inbox
• Spark classe automatiquement les e-mails en catégories (Personnel, Notifications, Newsletters), ce qui constitue une forme d’automatisation
• Pour avoir plus de contrôle, utilisez le filtrage de votre fournisseur de messagerie (puisque Spark récupère les messages depuis Gmail, Outlook, etc.)
• Spark ne prend pas en charge nativement la création de filtres personnalisés, mais respecte les filtres que vous avez configurés dans votre compte de messagerie sous-jacent

Le point fort de Spark est son tri intelligent intégré, qui fonctionne sans configuration manuelle. Moins personnalisable que les règles de Gmail ou d’Outlook, mais il gère automatiquement la plupart des cas d’usage courants.

Façons intelligentes d’utiliser l’automatisation

Commencez simplement. Choisissez une tâche répétitive et créez une règle pour celle-ci. Testez-la. Puis ajoutez-en d’autres.

Testez d’abord vos règles. Exécutez votre automatisation sur un petit lot pour vous assurer qu’elle fonctionne comme prévu.

Vérifiez régulièrement. Les règles qui avaient du sens il y a six mois n’en ont peut-être plus aujourd’hui. Vérifiez vos filtres tous les quelques mois et supprimez ce qui ne fonctionne pas.

Ne filtrez pas trop. Trop de règles signifient des e-mails dispersés partout. Restez simple.

Utilisez des noms explicites. « Classer automatiquement les newsletters » est mieux que « Règle 7 ».

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