The Spark Team 
Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 Focused Inbox: Eine Funktion von Outlook, die Ihren Posteingang in zwei Registerkarten aufteilt, „Relevant“ und „Sonstige“, sodass die Nachrichten, die Outlook für am wichtigsten hält, von allem anderen getrennt sind. Für die meisten Outlook-Konten ist sie standardmäßig aktiviert. Wenn Sie schon einmal Outlook geöffnet und „Relevant“ und „Sonstige“ über Ihrer Nachrichtenliste gesehen haben, handelt es sich genau darum.
Wie Outlook entscheidet, was als relevant gilt
Outlook verwendet maschinelles Lernen, um zu erraten, welche Absender und Nachrichten Ihnen tatsächlich wichtig sind – basierend darauf, wem Sie geantwortet, was Sie geöffnet und was Sie ignoriert haben. Persönliche Korrespondenz und Nachrichten von Personen, mit denen Sie regelmäßig interagieren, landen in der Regel unter „Relevant“. Newsletter, automatische Benachrichtigungen und E-Mails von Absendern, mit denen Sie selten in Kontakt treten, werden nach „Sonstige“ verschoben.
Das ist eine vernünftige erste Vermutung. Aber es ist eben nur eine Vermutung, und Outlook liegt oft genug daneben, sodass Sie „Relevant“ nicht als vollständigen Posteingang für sich allein betrachten sollten. Eine wichtige E-Mail von einem neuen Kunden, mit dem Outlook noch keine Historie hat, kann beim ersten Mal leicht unter „Sonstige“ landen.
Eine Einschränkung, die man von Anfang an kennen sollte: Focused Inbox sortiert nur Ihren Hauptposteingang. Andere Ordner werden nicht berührt. Und bei einem freigegebenen Postfach funktioniert es überhaupt nicht. Das ist von Microsoft so beabsichtigt und kein Fehler.
Focused Inbox beibringen, es richtig zu machen
Die gute Nachricht ist, dass Focused Inbox von Ihnen lernt und nicht nur von allgemeinen Mustern. Wenn etwas unter „Sonstige“ landet, obwohl es das nicht sollte, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und verschieben Sie es nach „Relevant“. Tun Sie dies konsequent für einen Absender, beginnt Outlook, dessen künftige Nachrichten von selbst nach „Relevant“ zu leiten. Je öfter Sie es korrigieren, desto besser wird es.
Das funktioniert auch umgekehrt. Schleicht sich ein Newsletter immer wieder unter „Relevant“? Verschieben Sie ihn nach „Sonstige“ und wählen Sie die Option, diesen Absender künftig immer dorthin zu senden.
Das ähnelt eher einem manuellen E-Mail-Filter, den Sie mit der Zeit trainieren, als einer Regel, die man einmal einstellt und dann vergisst. Es braucht einige Korrekturen, bis es sich zu etwas Zuverlässigem für Ihren speziellen Posteingang entwickelt.
Focused Inbox ein- oder ausschalten
Die Schritte unterscheiden sich je nachdem, welche Version von Outlook Sie verwenden, leicht.
In Outlook.com oder Outlook im Web:
- Wählen Sie Einstellungen.
- Gehen Sie zu E-Mail > Layout.
- Wählen Sie unter Focused Inbox „Nachrichten in Relevant und Sonstige sortieren“, um es einzuschalten, oder „Meine Nachrichten nicht sortieren“, um es auszuschalten.
Im klassischen Outlook für Windows:
- Gehen Sie zur Registerkarte Ansicht.
- Wählen Sie Focused Inbox anzeigen, um es ein- oder auszuschalten.
In Outlook für Mac:
- Öffnen Sie die Registerkarte Ansicht.
- Wählen Sie Focused Inbox aktivieren oder Focused Inbox deaktivieren.
In Outlook Mobile (iOS/Android):
- Tippen Sie oben auf Posteingang und dann auf Einstellungen.
- Tippen Sie auf E-Mail und schalten Sie dann Focused Inbox aus.
Wenn Ihre Version nicht genau mit diesen Schritten übereinstimmt, enthält die Focused-Inbox-Supportseite von Microsoft aktuelle Anleitungen für jede Outlook-Variante.
Wenn Focused Inbox nicht ausreicht
Sparks Ansatz für dasselbe Problem.
Focused Inbox ist eine solide Idee mit begrenztem Umfang: ein Konto, zwei Kategorien, eine Vermutung basierend darauf, wem Sie zuvor geantwortet haben. Es weiß nicht, was wirklich dringend ist, und es kann nichts sehen, was in Ihren anderen Posteingängen passiert.
Spark verfolgt dasselbe Ziel mit einem breiteren Ansatz. Sein Smart Inbox sortiert E-Mails in nützlichere Gruppen als nur „wichtig“ und „alles andere“, und es funktioniert über alle verbundenen Konten hinweg, nicht nur über eines. Priority senders halten die Personen, die wirklich wichtig sind, ganz oben – unabhängig davon, an welchen Posteingang sie geschrieben haben, und ein Gatekeeper prüft unbekannte Absender, bevor sie Sie überhaupt erreichen, statt sie erst im Nachhinein zu sortieren — dies funktioniert in der Focused-List-Ansicht des Smart Inbox (seine andere Ansicht, Unread Cards, unterstützt Gatekeeper nicht). Es ist derselbe Instinkt, der hinter Focused Inbox steckt, angewendet auf Ihre gesamte Posteingangs-Konfiguration statt auf ein Konto nach dem anderen.