Die E-Mail ist heute eines der grundlegenden Kommunikationsmittel im Internet. Praktisch jeder nutzt E-Mails, und viele Dienste und Websites setzen voraus, dass Sie zumindest ein einfaches E-Mail-Konto besitzen, damit sie Ihnen kontobezogene Informationen und Updates zusenden können.
E-Mails werden auch als primäres Kommunikationsmittel zwischen zwei Personen verwendet und finden zudem breite Anwendung für berufliche Zwecke. Häufig müssen wir anderen Kollegen, Mitarbeitern, Kunden oder sogar anderen Unternehmen E-Mails schreiben, und diese E-Mails dienen nicht nur der Kommunikation, sondern auch dem Bewerben um Stellen, dem Austausch von Verträgen, dem Versenden von Rechnungen, Benachrichtigungen, Projekt-Updates usw.
E-Mails für berufliche Zwecke zu nutzen, scheint offensichtlich, doch dabei kann man auf verschiedene Weise Fehler machen. Es kommt recht häufig vor, dass manche Leute leicht vermeidbare Fehler machen, wenn sie E-Mails für Bewerbungen versenden oder wenn sie eine vielbeschäftigte Person wegen eines möglichen Geschäfts kontaktieren, ohne zuvor zu wissen, wie man eine formelle E-Mail verfasst. Es ist auch enttäuschend zu sehen, dass viele Leute alberne Fehler in dem wenigen Text machen, den sie verwenden, wenn sie Journalisten mit einem Pitch anschreiben.
Aber keine Sorge! Als Entwickler der fantastischen E-Mail-App Spark sind wir hier, um Ihnen einige der Formulierungen zu nennen, die Sie niemals in einer professionellen E-Mail verwenden sollten.
1. Hey
Wann immer Sie jemandem für irgendeine Art von beruflicher Angelegenheit eine E-Mail schreiben, ist es wichtig, stets zu bedenken, wie man eine E-Mail beginnt, und die Person entweder mit einem “Hi” oder “Hello” anzusprechen. “Hey” ist am besten Familie, Freunden und Kollegen vorbehalten, mit denen Sie schon lange zusammenarbeiten. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um über den Zweck der E-Mail nachzudenken. Wenn Sie wissen, wie man eine geschäftliche E-Mail schreibt, versteht sich das Vermeiden von “hey” von selbst.
2. Vielen Dank!
Ein kurzes “Thanks!” in Ihrer E-Mail klingt zwar gut, kann aber oft als unhöflich oder sogar sarkastisch aufgefasst werden. Es ist eine gute Praxis, wann immer möglich “Thank You” zu verwenden und das “Thanks!” für den Fall aufzuheben, wenn Sie einem guten Freund über etwas schreiben.
3. I hope you’re well / Trust you’ve been well
Es ist ratsam, die Förmlichkeiten zu überspringen und direkt zur Sache zu kommen. Vermeiden Sie beim Versenden einer professionellen E-Mail solche Formulierungen, denn Sie verschwenden damit nicht nur Ihre eigene Zeit, sondern auch die des Lesers.
4. Sorry to Bother You
Wenn Sie sich die Zeit und Mühe nehmen, jemandem eine E-Mail zu schreiben, haben Sie bereits um einen Teil seiner Zeit gebeten oder, praktischer ausgedrückt, ihn beansprucht. Jemandem eine E-Mail über eine berufliche Angelegenheit zu schreiben, ist wichtig genug, sodass es schwach wirkt, wenn Sie sich dafür entschuldigen, ihn zu stören. Es ist in Ordnung, wenn Sie einem Freund eine E-Mail schreiben und um einen Gefallen bitten, aber vermeiden Sie diese Formulierung auf jeden Fall in einer professionellen E-Mail.
5. To be honest
Dies ist etwas, das in unseren lockeren Gesprächen häufig verwendet wird, aber in jeglicher professionellen Kommunikation ausdrücklich vermieden werden sollte. Es wird standardmäßig angenommen, dass Sie ein Profi sind und immer ehrlich handeln. Wenn Sie vor etwas “To be honest,” sagen, impliziert das, dass Sie zu anderen Zeiten nicht unbedingt ehrlich waren.
6. I am the [designation] at [company name]
Eine professionelle E-Mail damit zu beginnen, Ihre Position im Unternehmen zu erwähnen, wirkt sehr autoritär und schlichtweg arrogant. Es empfiehlt sich, einfach zu erwähnen, dass Sie von [company name] sind, sofern dies für das Gespräch überhaupt relevant ist.
Positionen oder Titel sind am besten in Ihrer E-Mail-Signatur aufgehoben.
7. Sincerely Yours / Yours Truly
Diese Formulierungen sind Überbleibsel aus einer vergangenen Ära und haben in der heutigen Zeit eigentlich keinen Platz mehr. Sie in der Grußformel Ihrer professionellen E-Mail zu verwenden, lässt Sie so wirken, als würden Sie sich zu sehr bemühen, dass der Empfänger Sie mag, und kann in den meisten Fällen sogar gegen Ihre beabsichtigte Wirkung arbeiten.
Stattdessen wird dringend empfohlen, Ihre E-Mail einfach mit “Best,” oder “Regards,” abzuschließen.
Wenn Sie die Aufgabe haben, zum ersten Mal eine E-Mail an einen Kunden oder Auftragnehmer zu senden, ist es eine gute Praxis, sich Hilfe von jemandem aus Ihrem Team zu holen. Einen Teamkollegen zu bitten, Ihren Entwurf durchzugehen — also einfach jemand anderen den Inhalt lesen zu lassen — hilft dabei, alberne Fehler oder Tippfehler auszumerzen.
Spark for Teams bietet eine deutlich bessere Möglichkeit, dies zu tun, indem es Ihnen erlaubt, einen Entwurf mit Ihrem Team zu teilen, sodass Sie gemeinsam an demselben Entwurf arbeiten und alle erforderlichen Korrekturen vornehmen können, bevor Sie ihn versenden.
Jetzt, da Sie gelernt haben, wie man eine professionelle E-Mail schreibt, laden Sie Spark for Teams herunter und laden Sie Ihre Teammitglieder ein, damit Sie alle gemeinsam an dieser perfekten E-Mail arbeiten können.
Preshit Deorukhkar
