O email é um dos modos básicos de comunicação na Internet hoje em dia. Praticamente todo mundo usa email, e muitos serviços e sites exigem que você tenha pelo menos uma conta de email básica para que possam enviar informações e atualizações relacionadas à sua conta.
O email também é usado como o principal método de comunicação entre duas pessoas, além de ser amplamente utilizado para necessidades profissionais. Muitas vezes precisamos enviar emails a outros colegas, clientes, ou até mesmo a outras empresas, e esses emails não servem apenas para comunicação, mas também para se candidatar a empregos, trocar contratos, enviar faturas, notificações, atualizações de projetos, etc.
Usar email para necessidades profissionais parece óbvio, mas há várias maneiras de errar ao fazê-lo. É bastante comum ver algumas pessoas cometerem erros facilmente evitáveis ao enviar emails para candidaturas a empregos, ou ao entrar em contato com uma pessoa ocupada sobre um possível negócio sem primeiro entender como escrever um email formal. Também é decepcionante ver muitas pessoas cometerem erros bobos no pouco texto que usam ao enviar emails a jornalistas com uma proposta.
Mas não se preocupe! Como criadores do fantástico aplicativo de email Spark, estamos aqui para falar sobre algumas das frases que você nunca deve usar em um email profissional.
1. Hey
Sempre que você enviar um email a alguém para qualquer tipo de trabalho profissional, é importante lembrar sempre como iniciar um email e se dirigir à pessoa com um “Hi” ou “Hello”. “Hey” é melhor deixar para a família, amigos e colegas com quem você trabalha há muito tempo. Reserve um momento para considerar o propósito do email. Quando você entende como escrever um email profissional, evitar o “hey” nele é algo óbvio.
2. Thanks!
Um rápido “Thanks!” no seu email soa ótimo, mas muitas vezes pode ser lido como rude ou até sarcástico. É uma boa prática sempre usar “Thank You” sempre que possível, e deixar o “Thanks!” para quando você estiver enviando um email a um bom amigo sobre algo.
3. I hope you’re well / Trust you’ve been well
É aconselhável pular as formalidades e ir direto ao ponto. Ao enviar um email profissional, evite usar frases como essas, pois você não está apenas desperdiçando o seu próprio tempo, mas também o tempo do leitor.
4. Sorry to Bother You
Se você está dedicando tempo e esforço para escrever um email a alguém, você já pediu, ou falando de forma mais prática, reivindicou parte do tempo dessa pessoa. Enviar um email a alguém sobre algo profissional é importante o suficiente, então dizer que você lamenta incomodá-la passa uma impressão de fraqueza. Tudo bem se você estiver enviando um email a um amigo e pedindo um favor, mas evite definitivamente usar essa frase em um email profissional.
5. To be honest
Isso é algo comumente usado em nossas conversas casuais, mas deve ser explicitamente evitado em toda comunicação profissional. Presume-se por padrão que você é um profissional e é sempre honesto. Dizer “To be honest,” antes de algo implica que você não estava necessariamente sendo honesto em outras ocasiões.
6. I am the [designation] at [company name]
Começar qualquer email profissional mencionando o seu cargo na empresa passa uma impressão muito autoritária e, simplesmente, arrogante. Recomenda-se que você simplesmente mencione que é da [company name], se isso for relevante para a conversa.
Cargos ou títulos são mais bem vistos na sua assinatura de email.
7. Sincerely Yours / Yours Truly
Essas frases são resquícios de uma era passada e realmente não têm lugar nos dias de hoje. Usá-las na despedida do seu email profissional faz você parecer que está se esforçando demais para que o destinatário goste de você, e pode até funcionar contra a sua intenção na maioria dos casos.
Em vez disso, encerrar o seu email simplesmente com “Best,” ou “Regards,” é altamente recomendado.
Quando você recebe a tarefa de enviar um email a um cliente ou fornecedor pela primeira vez, é uma boa prática pedir ajuda a alguém da sua equipe. Pedir a um colega de equipe para revisar o seu rascunho — simplesmente ter um outro par de olhos lendo o conteúdo — ajuda a eliminar quaisquer erros bobos ou de digitação.
O Spark for Teams oferece uma maneira muito melhor de fazer isso, permitindo que você compartilhe um rascunho com a sua equipe para que todos possam colaborar juntos no mesmo rascunho e fazer as correções necessárias antes de enviá-lo.
Agora que você aprendeu como escrever um email profissional, baixe o Spark for Teams e convide os membros da sua equipe para que todos possam começar a criar aquele email perfeito.
Preshit Deorukhkar
