メールは、今日のインターネットにおける基本的なコミュニケーション手段の一つです。実際のところ、ほとんどの人がメールを使っており、多くのサービスやウェブサイトでは、アカウント関連の情報や更新情報を送信するために、少なくとも基本的なメールアカウントを持っていることが求められます。
メールは、二者間のコミュニケーションの主要な手段としても使われており、ビジネス上のニーズでも広く利用されています。私たちはよく、仲間や同僚、顧客、さらには他の企業にメールを送る必要がありますが、これらのメールは単なるコミュニケーションのためだけでなく、求人への応募、契約書の交換、請求書や通知の送信、プロジェクトの進捗報告などにも使われます。
ビジネス上のニーズでメールを使うのは当然のように思えますが、その際にいくつかの間違いを犯してしまうことがあります。正式なメールの書き方を理解せずに、求人応募のメールを送ったり、忙しい相手に取引の可能性について連絡したりする際に、簡単に避けられる間違いを犯す人をよく見かけます。また、ジャーナリストに売り込みのメールを送る際、わずかなテキストの中で愚かな間違いを犯す人が多いのも残念なことです。
でも、心配いりません！素晴らしいメールアプリSparkを作る私たちが、ビジネスメールで絶対に使ってはいけないフレーズについてお伝えします。
1。 Hey（やあ）
何らかのビジネス上の用件で誰かにメールを送るときは、メールの始め方を常に意識し、“Hi”または“Hello”で相手に呼びかけることが大切です。 “Hey”は、家族や友人、長い間一緒に働いてきた同僚に対して使うのが最適です。メールの目的をよく考えてみましょう。ビジネスメールの書き方を理解すれば、その中で“hey”を避けるのは当然のことです。
2。 Thanks！（ありがとう！）
メールでの手短な“Thanks!”は良い印象に思えますが、無礼、あるいは皮肉と受け取られることもよくあります。可能な限り常に“Thank You”を使い、“Thanks!”は親しい友人に何かを伝えるときに残しておくのが良い習慣です。
3。 I hope you’re well / Trust you’ve been well（お元気でお過ごしのことと思います）
形式的な挨拶は省いて、すぐに本題に入ることをおすすめします。ビジネスメールを送る際は、このようなフレーズの使用を避けましょう。自分の時間だけでなく、読み手の時間も無駄にしてしまうからです。
4。 Sorry to Bother You（お手数をおかけして申し訳ありません）
誰かにメールを書くために時間と労力を費やしているなら、すでに相手の時間を求めている、より実際的に言えば、相手の時間を頂いていることになります。ビジネス上の用件で誰かにメールを送ることは十分に重要なことなので、“お手数をおかけして申し訳ありません”と言うと、弱々しい印象を与えてしまいます。友人にメールを送って頼み事をする場合は問題ありませんが、ビジネスメールでこのフレーズを使うのは絶対に避けましょう。
5。 To be honest（正直に言うと）
これはカジュアルな会話でよく使われるものですが、すべてのビジネス上のコミュニケーションでは明確に避けるべきです。あなたはプロフェッショナルであり、常に正直であることが当然の前提とされています。何かを言う前に“To be honest,”（正直に言うと）と述べると、それ以外のときは必ずしも正直ではなかったことを暗に示すことになります。
6。 I am the [designation] at [company name]（私は[company name]の[designation]です）
ビジネスメールを、会社での自分の役職を述べることから始めると、非常に高圧的で、率直に言えば傲慢な印象を与えます。会話に関連する場合には、単に自分が[company name]の者であると述べることをおすすめします。
役職や肩書きは、メールの署名欄に記載するのが最適です。
7。 Sincerely Yours / Yours Truly（敬具）
これらのフレーズは過ぎ去った時代の名残であり、今日の時代には実際にはあまりふさわしくありません。ビジネスメールの結びにこれらを使うと、受信者に好かれようと努力しすぎているように見え、ほとんどの場合、意図に反した効果を生むこともあります。
代わりに、メールの結びは単に“Best,”または“Regards,”とすることを強くおすすめします。
初めて顧客や請負業者にメールを送るよう任されたときは、チームの誰かに助けを求めるのが良い習慣です。チームメイトに下書きに目を通してもらう—つまり別の視点で内容を読んでもらう—だけで、愚かなミスや誤字を取り除くのに役立ちます。
Spark for Teamsなら、下書きをチームと共有できるので、送信前に同じ下書きで一緒に協力し、必要な修正を行うことができ、これをはるかに良い方法で実現できます。
ビジネスメールの書き方を学んだところで、Spark for Teamsをダウンロードして、チームメンバーを招待し、みんなで完璧なメールを作り始めましょう。
Preshit Deorukhkar
