Електронна пошта — один із базових способів спілкування в інтернеті сьогодні. Практично всі користуються електронною поштою, а багато сервісів і вебсайтів вимагають наявності принаймні базового облікового запису електронної пошти, щоб надсилати вам інформацію та оновлення, пов’язані з обліковим записом.
Електронна пошта також використовується як основний спосіб спілкування між двома людьми, а ще широко застосовується для професійних потреб. Нам часто доводиться писати іншим колегам, партнерам, клієнтам чи навіть іншим компаніям, і ці листи потрібні не лише для спілкування, а й для подання заявок на роботу, обміну контрактами, надсилання рахунків, сповіщень, оновлень проєктів тощо.
Використання електронної пошти для професійних потреб здається очевидним, але є кілька способів, як можна помилитися, роблячи це. Досить часто можна побачити, як деякі люди роблять легко уникних помилок під час надсилання листів із заявками на роботу, або звертаючись до зайнятої людини щодо потенційної угоди, не розібравшись спершу, як писати офіційний лист. Також прикро бачити, як багато людей роблять безглузді помилки в тому невеликому тексті, який вони використовують, надсилаючи журналістам свою пропозицію.
Але не хвилюйтеся! Як творці чудового поштового застосунку Spark, ми тут, щоб розповісти вам про деякі фрази, які ніколи не варто використовувати в професійному листі.
1. Hey
Щоразу, коли ви пишете комусь у будь-якій професійній справі, важливо завжди пам’ятати, як починати лист, і звертатися до людини за допомогою “Hi” або “Hello”. “Hey” краще залишити для родини, друзів і колег, з якими ви працюєте вже тривалий час. Приділіть хвилинку, щоб обміркувати мету листа. Коли ви розумієте, як писати діловий лист, уникнення “hey” у ньому — очевидна річ.
2. Thanks!
Швидке “Thanks!” у вашому листі звучить чудово, але часто може сприйматися як грубе чи навіть саркастичне. Гарною практикою є завжди використовувати “Thank You”, коли це можливо, а “Thanks!” залишати для випадків, коли ви пишете доброму другові про щось.
3. I hope you’re well / Trust you’ve been well
Радимо пропустити формальності й одразу переходити до суті. Надсилаючи професійний лист, уникайте таких фраз, адже ви марнуєте не лише свій час, а й час читача.
4. Sorry to Bother You
Якщо ви витрачаєте час і зусилля, щоб написати комусь листа, ви вже попросили або, кажучи практичніше, зайняли частину їхнього часу. Написання комусь листа з професійної справи достатньо важливе, тож казати, що ви шкодуєте, що турбуєте їх, виглядає слабко. Це нормально, якщо ви пишете другові й просите про послугу, але однозначно уникайте цієї фрази в професійному листі.
5. To be honest
Це те, що часто використовується в наших неформальних розмовах, але його слід чітко уникати в усьому професійному спілкуванні. За замовчуванням припускається, що ви професіонал і завжди чесні. Кажучи “To be honest,” перед чимось, ви натякаєте, що не обов’язково були чесні в інший час.
6. I am the [designation] at [company name]
Починати будь-який професійний лист зі згадки своєї посади в компанії виглядає дуже авторитарно й, простіше кажучи, зарозуміло. Рекомендується просто згадати, що ви з [company name], якщо це взагалі доречно для розмови.
Посади чи звання найкраще розміщувати у вашому підписі до листа.
7. Sincerely Yours / Yours Truly
Ці фрази — залишки минулої епохи, і їм насправді немає місця в сьогоденні. Використання їх у завершенні вашого професійного листа створює враження, ніби ви надто старанно намагаєтеся сподобатися одержувачу, і в більшості випадків може навіть спрацювати проти вашого задуму.
Натомість наполегливо рекомендується просто завершувати лист словами “Best,” або “Regards,”.
Коли вам доручено вперше надіслати листа клієнту чи підряднику, гарною практикою є звернутися по допомогу до когось зі своєї команди. Прохання до колеги переглянути ваш чернетковий варіант — просто щоб інший погляд прочитав вміст — допомагає прибрати будь-які безглузді помилки чи одруки.
Spark for Teams пропонує набагато кращий спосіб зробити це, дозволяючи ділитися чернеткою з вашою командою, щоб ви могли спільно працювати над одним чернетковим варіантом і вносити будь-які потрібні виправлення перед його надсиланням.
Тепер, коли ви навчилися писати професійний лист, завантажте Spark for Teams і запросіть учасників своєї команди, щоб усі разом почали створювати той ідеальний лист.
Preshit Deorukhkar
