El correo electrónico es uno de los modos básicos de comunicación en Internet hoy en día. Prácticamente todo el mundo usa el correo electrónico, y muchos servicios y sitios web requieren que tengas al menos una cuenta de correo básica para poder enviarte información y actualizaciones relacionadas con tu cuenta.
El correo electrónico también se usa como método principal de comunicación entre dos personas, y además se utiliza ampliamente para necesidades profesionales. A menudo necesitamos enviar correos a otros compañeros, colegas, clientes o incluso a otras empresas, y estos correos no son solo para comunicarse, sino también para solicitar empleos, intercambiar contratos, enviar facturas, notificaciones, actualizaciones de proyectos, etc.
Usar el correo electrónico para necesidades profesionales parece obvio, pero hay varias formas en las que puedes equivocarte al hacerlo. Es bastante común ver que algunas personas cometen errores fácilmente evitables al enviar correos para solicitudes de empleo, o al contactar a una persona ocupada sobre un posible acuerdo sin antes entender cómo escribir un correo formal. También es decepcionante ver a muchas personas cometer errores tontos en el poco texto que utilizan al enviar correos a periodistas con una propuesta.
¡Pero no te preocupes! Como creadores de la fantástica aplicación de correo Spark, estamos aquí para contarte algunas de las frases que nunca deberías usar en un correo profesional.
1. Hey
Siempre que envíes un correo a alguien para cualquier tipo de trabajo profesional, es importante recordar siempre cómo iniciar un correo y comenzarlo dirigiéndote a la persona con un “Hi” o “Hello”. “Hey” es mejor reservarlo para la familia, los amigos y los colegas con los que has trabajado durante mucho tiempo. Tómate un momento para considerar el propósito del correo. Cuando entiendes cómo escribir un correo profesional, evitar el “hey” es de sentido común.
2. ¡Gracias!
Un rápido “¡Gracias!” en tu correo suena bien, pero a menudo puede interpretarse como grosero o incluso sarcástico. Es una buena práctica usar siempre “Thank You” cuando sea posible, y dejar el “Thanks!” para cuando le escribas a un buen amigo sobre algo.
3. I hope you’re well / Trust you’ve been well
Es aconsejable saltarse las formalidades e ir directo al grano. Al enviar un correo profesional, evita usar frases como estas, ya que no solo estás perdiendo tu propio tiempo, sino también el del lector.
4. Siento molestarte
Si te tomas el tiempo y el esfuerzo de escribir un correo a alguien, ya has solicitado, o hablando de forma más práctica, reclamado parte de su tiempo. Enviar un correo a alguien sobre algo profesional es lo suficientemente importante, así que decir que sientes molestarlo resulta débil. Está bien si le escribes a un amigo para pedirle un favor, pero evita definitivamente usar esta frase en un correo profesional.
5. Para ser honesto
Esto es algo que se usa comúnmente en nuestras conversaciones informales, pero debe evitarse explícitamente en toda comunicación profesional. Se asume por defecto que eres profesional y que siempre eres honesto. Decir “To be honest” antes de algo implica que no necesariamente eras honesto en otras ocasiones.
6. Soy el [designation] en [company name]
Comenzar cualquier ejemplo de correo profesional mencionando tu cargo en la empresa resulta muy autoritario y, sencillamente, arrogante. Se recomienda que simplemente menciones que eres de [company name], si es que resulta relevante para la conversación.
Los cargos o títulos se ven mejor en la firma de tu correo.
7. Atentamente / Cordialmente suyo
Estas frases son vestigios de una época pasada y realmente no tienen cabida en los tiempos actuales. Usarlas al despedirte en tu correo profesional hace que parezca que te esfuerzas demasiado para caerle bien al destinatario, e incluso puede jugar en contra de tu propósito en la mayoría de los casos.
En su lugar, se recomienda encarecidamente despedir tu correo simplemente con “Best,” o “Regards,”.
Cuando te encargues de enviar un correo a un cliente o contratista por primera vez, es una buena práctica pedir ayuda a alguien de tu equipo. Pedirle a un compañero de equipo que revise tu borrador — simplemente tener otro par de ojos que lea el contenido — ayuda a eliminar cualquier error tonto o errata.
Spark for Teams ofrece una forma mucho mejor de hacerlo al permitirte compartir un borrador con tu equipo para que puedan colaborar juntos en el mismo borrador y hacer las correcciones necesarias antes de enviarlo.
Ahora que has aprendido cómo escribir un correo profesional, descarga Spark for Teams e invita a los miembros de tu equipo para que todos puedan empezar a crear ese correo perfecto.
Preshit Deorukhkar
