L'e-mail è una delle forme di comunicazione di base su Internet oggi. Praticamente tutti usano l'e-mail e molti servizi e siti web richiedono di avere almeno un account e-mail di base in modo da poterti inviare informazioni e aggiornamenti relativi al tuo account.
L'e-mail viene inoltre utilizzata come metodo principale di comunicazione tra due persone ed è anche ampiamente usata per esigenze professionali. Spesso dobbiamo inviare e-mail ad altri colleghi, clienti o persino ad altre aziende, e queste e-mail non servono solo per comunicare, ma anche per candidarsi a posti di lavoro, scambiare contratti, inviare fatture, notifiche, aggiornamenti sui progetti, ecc.
Utilizzare l'e-mail per esigenze professionali sembra ovvio, ma ci sono diversi modi in cui puoi sbagliare nel farlo. È abbastanza comune vedere alcune persone commettere errori facilmente evitabili quando inviano e-mail per candidature di lavoro, o quando contattano una persona impegnata riguardo a un potenziale affare senza prima capire come scrivere un'e-mail formale. È anche deludente vedere molte persone commettere errori sciocchi nel poco testo che usano quando inviano e-mail ai giornalisti con una proposta.
Ma non preoccuparti! In qualità di creatori della fantastica app di posta elettronica Spark, siamo qui per parlarti di alcune delle frasi che non dovresti mai e poi mai usare in un'e-mail professionale.
1. Ehi
Ogni volta che invii un'e-mail a qualcuno per qualsiasi tipo di lavoro professionale, è importante ricordare sempre come iniziare un'e-mail e come rivolgersi al destinatario con un “Ciao” o “Salve”. “Ehi” è meglio riservarlo a familiari, amici e colleghi con cui lavori da molto tempo. Prenditi un momento per considerare lo scopo dell'e-mail. Quando capisci come scrivere un'e-mail aziendale, evitare “ehi” al suo interno è ovvio.
2. Grazie!
Un rapido “Grazie!” nella tua e-mail suona benissimo, ma spesso può essere interpretato come scortese o persino sarcastico. È buona norma usare sempre “Grazie mille” quando possibile, e lasciare il “Grazie!” a quando invii un'e-mail a un buon amico per qualcosa.
3. Spero che tu stia bene / Confido che tu stia bene
È consigliabile saltare i convenevoli e andare dritto al punto. Quando invii un'e-mail professionale, evita di usare frasi come queste, poiché non stai solo sprecando il tuo tempo, ma anche quello del lettore.
4. Scusa se ti disturbo
Se ti prendi il tempo e lo sforzo di scrivere un'e-mail a qualcuno, hai già chiesto, o parlando più concretamente, richiesto una parte del suo tempo. Inviare un'e-mail a qualcuno per qualcosa di professionale è abbastanza importante, quindi dire che ti dispiace disturbarlo dà un'impressione di debolezza. Va bene se invii un'e-mail a un amico e chiedi un favore, ma evita assolutamente di usare questa frase in un'e-mail professionale.
5. A dire il vero
Questo è qualcosa che viene comunemente usato nelle nostre conversazioni informali, ma dovrebbe essere esplicitamente evitato in tutta la comunicazione professionale. Si presume per impostazione predefinita che tu sia un professionista e che tu sia sempre onesto. Dire “A dire il vero,” prima di qualcosa implica che non fossi necessariamente onesto in altri momenti.
6. Sono il [designation] presso [company name]
Iniziare qualsiasi esempio di e-mail professionale menzionando la tua qualifica in azienda dà un'impressione molto autoritaria e, molto semplicemente, arrogante. Si consiglia di menzionare semplicemente che provieni da [company name], se pertinente alla conversazione.
Le qualifiche o i titoli sono meglio visibili nella firma della tua e-mail.
7. Distinti saluti / Cordialmente
Queste frasi sono residui di un'epoca ormai passata e non trovano davvero posto ai giorni nostri. Usarle nella chiusura della tua e-mail professionale ti fa sembrare come se ti stessi impegnando troppo per farti apprezzare dal destinatario, e nella maggior parte dei casi potrebbe persino andare contro il tuo scopo previsto.
Invece, si consiglia vivamente di chiudere semplicemente la tua e-mail con “Cordiali saluti,” o “Saluti,”.
Quando ti viene affidato il compito di inviare un'e-mail a un cliente o a un fornitore per la prima volta, è buona norma chiedere aiuto a qualcuno del tuo team. Chiedere a un membro del team di rivedere la tua bozza — semplicemente avere un altro paio di occhi che leggono il contenuto — aiuta a eliminare eventuali errori sciocchi o refusi.
Spark for Teams offre un modo molto migliore per farlo, permettendoti di condividere una bozza con il tuo team in modo che possiate collaborare insieme sulla stessa bozza e apportare le eventuali correzioni necessarie, prima di inviarla.
Ora che hai imparato come scrivere un'e-mail professionale, scarica Spark for Teams e invita i membri del tuo team in modo che possiate tutti iniziare a creare quell'e-mail perfetta.
Preshit Deorukhkar
