Sie haben schon einmal E-Mail-Regeln eingerichtet. In Gmail, Outlook, Apple Mail — überall, wo Sie diese Option finden konnten. Sie haben Filter erstellt, um Newsletter zu sortieren, Rechnungen weiterzuleiten und wichtige Absender zu markieren. Eine Zeit lang hat es funktioniert. Dann hat ein Absender seine Adresse geändert. Ein Format hat sich verändert. Ein neues Konto hat die gleichen Regeln nicht übernommen. Sie haben aufgehört, das System zu pflegen, und sind wieder dazu übergegangen, alles von Hand zu sortieren.
Den meisten Menschen geht es so. Nicht, weil Regeln eine schlechte Idee sind, sondern weil die Tools, mit denen sie erstellt werden, sie nie nachhaltig gemacht haben. Herkömmliche Filter sind starr — Bedingungen mit exakter Übereinstimmung, die bei jeder Änderung versagen und an einen einzelnen E-Mail-Anbieter gebunden sind. Wenn Sie mehrere Konten verwalten, bauen Sie entweder dieselbe Logik in jedem einzelnen neu auf oder, realistischer betrachtet, haben Sie aufgegeben und erledigen es manuell. Dieselben zehn Aktionen, Dutzende Male am Tag, in jedem Konto.
Workflows ändert das.
Beschreiben Sie, was Sie möchten. Spark übernimmt den Rest.
Mit Workflows können Sie sich wiederholende Aufgaben im Posteingang in einfacher Sprache automatisieren. Keine Filtersyntax, keine Bedingungsersteller, keine Dropdown-Menüs. Beschreiben Sie einfach, was Sie brauchen:
„Alle Jira-Benachrichtigungen archivieren." „Alle Uber-Belege in meinen Ordner ‚Ausgaben‘ verschieben." „Jede E-Mail von meinen Vorstandsmitgliedern anheften."
Spark interpretiert Ihre Absicht, erstellt die Regel und zeigt Ihnen, was sie bewirken wird — das Ziel, die Schritte und welche E-Mails betroffen wären. Testen Sie sie an Ihrem bestehenden Posteingang, bevor etwas ausgeführt wird. Wenn alles richtig aussieht, aktivieren Sie sie — und die Regel wird auf jedem verbundenen Konto angewendet.
Wenn Sie nicht bei null anfangen möchten, bietet Spark eine Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen, die Sie durchsuchen, anpassen oder direkt aktivieren können.
Ihre Regeln, Ihre Logik
Smart Inbox teilt Ihre E-Mails bereits in Personen, Newsletter und Benachrichtigungen ein. Mit Workflows entscheiden Sie, was als Nächstes passiert — innerhalb jeder dieser Kategorien und über alle Konten hinweg.
Ihre Jira- und GitHub-Benachrichtigungen landen bereits in einem eigenen Bereich. Jetzt können sie sofort nach dem Eintreffen archiviert werden — protokolliert, durchsuchbar und ohne Ihren Morgen zu überfüllen. Rechnungen von wiederkehrenden Anbietern können direkt in einen Ordner ‚Ausgaben‘ geleitet oder an Ihren Buchhalter weitergeleitet werden, ohne dass Sie auch nur eine sortieren müssen. E-Mails von Ihrem Führungsteam oder wichtigen Kunden können beim Eintreffen angeheftet werden, damit sie auch an einem geschäftigen Tag immer sichtbar bleiben.
„Alle Jira-Benachrichtigungen archivieren" — Protokolliert, durchsuchbar und morgens nicht mehr im Weg.
„Belege in meinen Ordner ‚Ausgaben‘ verschieben" — Ihr Buchhalter weiß, wo er sie findet. Sie sortieren nie wieder einen manuell.
„Jede E-Mail von meinem Vorgesetzten anheften" — Die Nachrichten mit echten Konsequenzen bleiben sichtbar, egal was sonst eingeht.
„Alle E-Mails von @acme.com an meinen Projektmanager weiterleiten" — Kundenkommunikation wird an die richtige Person geleitet, ohne dass Sie sie anfassen müssen.
Jede Regel wird auf jedem verbundenen Konto ausgeführt. Eine einzige Regel ersetzt das, wofür früher separate Filtereinstellungen in Gmail, Outlook und überall sonst nötig waren.
Sortieren, Weiterleiten und mehr
Workflows können Ihre E-Mails organisieren, weiterleiten, priorisieren und delegieren. Regeln können E-Mails als gelesen markieren, anheften, als Priorität kennzeichnen, in Ordnern oder mit Labels organisieren, archivieren, löschen, weiterleiten und automatische Antworten senden. Sie funktionieren sowohl bei eingehenden als auch bei ausgehenden E-Mails.
Wenn Sie wiederholt dieselben Aktionen in Ihrem Posteingang ausführen — etwa Benachrichtigungen vom selben Absender konsequent archivieren — schlägt Spark neue Regeln vor, um Ihnen den Aufwand zu ersparen.
Sie behalten die Kontrolle
Workflows handelt in Ihrem Namen — archiviert, verschiebt, kennzeichnet, leitet weiter, löscht — daher ist Vertrauen wichtig. Jede Regel kann vor der Aktivierung getestet werden: Spark zeigt Ihnen genau, welche E-Mails betroffen wären, damit Sie alles prüfen können, bevor etwas ausgeführt wird.
Pausieren, bearbeiten oder entfernen Sie jede Regel jederzeit. Sie beschreiben, was Sie möchten; Spark findet heraus, wie. Aber Sie entscheiden, wann es beginnt — und Sie können es jederzeit stoppen.
Automatisierung für alle
Anfang dieses Monats haben wir Spark CLI eingeführt und KI-Agenten damit direkten Zugriff auf Ihren Posteingang, Kalender und Ihre Besprechungsnotizen gegeben. Workflows ergänzt das — mit dauerhaften Regeln, die im Hintergrund laufen, auch wenn Ihr Agent nicht aktiv ist. Wenn Sie keinen Agenten verwenden, bringt Workflows dieselbe Leistungsfähigkeit in Ihren Posteingang, ohne weitere Einrichtung, außer zu beschreiben, was Sie möchten.
Jetzt verfügbar, ständig verbessert
Workflows ist für alle Spark Pro-Nutzer verfügbar. Öffnen Sie Workflows in der Seitenleiste, beschreiben Sie eine Regel oder wählen Sie eine aus der Vorlagenbibliothek, testen Sie sie und aktivieren Sie sie. Regeln, die Sie auf dem Desktop einrichten, funktionieren auf allen Plattformen — Mac, Windows, iOS, iPad und Android.
In den kommenden Monaten werden wir die Möglichkeiten von Workflows erweitern — sie mit Integrationen verbinden und komplexere, mehrstufige Automatisierungen ermöglichen.
The Readdle Team 
