Dites à votre boîte de réception comment fonctionner avec les Workflows

Vous avez déjà configuré des règles de messagerie. Dans Gmail, Outlook, Apple Mail – partout où l’option existait. Vous avez créé des filtres pour trier les newsletters, transférer les factures, signaler les expéditeurs importants. Cela a fonctionné pendant un temps. Puis un expéditeur a changé d’adresse. Un format a évolué. Un nouveau compte n’a pas repris les mêmes règles. Vous avez cessé de maintenir le système et êtes revenu au tri manuel de tous vos e-mails.

La plupart des utilisateurs ont fait la même chose. Non pas parce que les règles sont une mauvaise idée, mais parce que les outils existants pour les créer n’ont jamais permis de les rendre durables. Les filtres traditionnels sont rigides : des conditions de correspondance exacte qui cessent de fonctionner dès qu’un élément change, enfermées dans un seul fournisseur de messagerie. Si vous gérez plusieurs comptes, vous devez soit recréer la même logique dans chacun d’eux, soit – plus probablement – abandonner et tout gérer manuellement. Les mêmes dix actions, répétées des dizaines de fois par jour, sur chaque compte.

Workflows change cette manière de travailler.

Décrivez ce que vous voulez. Spark s'occupe du reste.

Workflows vous permet d’automatiser les tâches répétitives de votre boîte de réception en utilisant le langage naturel. Aucun filtre à configurer, aucune logique conditionnelle complexe, aucun menu déroulant. Décrivez simplement ce dont vous avez besoin :

« Archiver toutes les notifications Jira. »
« Déplacer tous les reçus Uber vers mon dossier Dépenses. »
« Épingler chaque e-mail envoyé par les membres de mon conseil d’administration. »

Spark interprète votre intention, crée la règle et vous montre ce qu’elle fera – l’objectif, les étapes et les e-mails concernés. Vous pouvez la tester sur votre boîte de réception existante avant son exécution. Une fois que tout vous convient, activez-la – et la règle fonctionnera sur tous les comptes que vous avez connectés.

Si vous préférez ne pas partir de zéro, Spark propose également une bibliothèque de modèles prêts à l’emploi que vous pouvez parcourir, personnaliser ou activer tels quels.

Vos règles, votre logique

Smart Inbox sépare déjà vos e-mails en personnes, newsletters et notifications. Les workflows vous permettent de décider ce qui se passe ensuite – dans chacune de ces catégories, sur tous les comptes.

Vos notifications Jira et GitHub arrivent déjà dans leur propre section. Désormais, elles peuvent être archivées dès leur réception – enregistrées, consultables, sans encombrer votre matinée. Les factures de fournisseurs récurrents peuvent être automatiquement déplacées vers un dossier Dépenses ou transférées directement à votre comptable, sans que vous ayez à en trier une seule. Les e-mails provenant de votre équipe dirigeante ou de clients clés peuvent être épinglés dès leur arrivée afin de rester toujours visibles, même lors des journées les plus chargées.

« Archiver toutes les notifications Jira » – Enregistrées, consultables et plus jamais sur votre chemin chaque matin.
« Déplacer les reçus vers mon dossier Dépenses » – Votre comptable sait où les trouver. Vous n'en triez plus jamais un manuellement.
« Épingler chaque e-mail de mon manager » – Les messages qui ont de réelles conséquences restent visibles, peu importe ce qui arrive d'autre.
« Transférer tous les e-mails de @acme.com à mon chef de projet » – Les communications avec les clients sont acheminées vers la bonne personne sans que vous ayez à y toucher.

Chaque règle s'applique à tous les comptes connectés. Une seule règle remplace ce qui nécessitait auparavant la configuration de filtres distincts dans Gmail, Outlook et partout ailleurs.

Triez, transférez et bien plus encore

Workflows peut organiser, acheminer, prioriser et déléguer vos e-mails. Les règles peuvent marquer les messages comme lus, les épingler, les signaler comme prioritaires, les organiser à l’aide de dossiers ou de libellés, les archiver, les supprimer, les transférer ou encore envoyer des réponses automatiques. Elles fonctionnent aussi bien pour les e-mails entrants que sortants.

Au fil de vos actions répétées dans votre boîte de réception – comme l’archivage systématique des notifications provenant d’un même expéditeur – Spark vous suggérera de nouvelles règles afin de vous faire gagner du temps et des efforts.

Vous gardez le contrôle

Workflows agit en votre nom — en archivant, déplaçant, étiquetant, transférant ou supprimant des e-mails — la confiance est donc essentielle. Chaque règle peut être testée avant son activation : Spark vous montre exactement quels e-mails seront concernés afin que vous puissiez tout vérifier avant l’exécution.

Vous pouvez mettre en pause, modifier ou supprimer n’importe quelle règle à tout moment. Vous décrivez ce que vous voulez ; Spark se charge du reste. Mais c’est vous qui décidez quand l’automatisation commence — et vous pouvez l’arrêter quand vous le souhaitez.

L'automatisation pour tous

Plus tôt ce mois-ci, nous avons lancé Spark CLI, donnant aux agents IA un accès direct à votre boîte de réception, votre calendrier et vos notes de réunion. Les workflows complètent cela — des règles persistantes qui s'exécutent en arrière-plan même lorsque votre agent n'est pas actif. Si vous n'utilisez pas d'agent, les workflows apportent cette même puissance à votre boîte de réception sans aucune configuration au-delà de la description de ce que vous voulez.

Disponible dès maintenant avec des améliorations continues

Workflows est disponible pour tous les utilisateurs Spark Pro. Ouvrez Workflows depuis votre barre latérale, décrivez une règle ou choisissez-en une dans la bibliothèque de modèles, testez-la, puis activez-la. Les règles que vous configurez sur desktop fonctionnent ensuite sur toutes les plateformes — Mac, Windows, iOS, iPad et Android.

Au cours des prochains mois, nous continuerons à enrichir les capacités de Workflows — avec des intégrations supplémentaires et des automatisations plus avancées, composées de plusieurs étapes.