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Definição
💡 Arquivo: Mover e-mails da sua caixa de entrada para uma pasta de armazenamento separada sem realmente excluí-los. Pense nisso como colocar arquivos antigos em caixas e guardá-los no sótão. Eles continuam lá se você precisar deles, mas não estão mais bagunçando sua mesa.
Em resumo: Arquivar tira os e-mails da sua caixa de entrada, mantendo-os pesquisáveis e recuperáveis. É o meio-termo entre manter tudo visível e excluir permanentemente mensagens que você pode precisar depois.
Por que arquivar é importante
Sua caixa de entrada não foi feita para ser um armazenamento permanente. Ela é um espaço de trabalho, não um arquivo.
Manter milhares de mensagens antigas na sua caixa de entrada cria problemas reais. Tudo carrega mais lentamente. A busca demora uma eternidade. E, sinceramente? Olhar para 8.000 e-mails não lidos toda manhã é simplesmente deprimente.
Mas a questão é a seguinte: você não pode simplesmente apagar tudo. Alguns e-mails contêm informações de referência das quais você vai precisar depois. Recibos, contratos, discussões de projetos, o número de telefone daquela pessoa que você esqueceu de salvar. Arquivar resolve isso perfeitamente. As mensagens desaparecem da sua caixa de entrada, mas continuam totalmente pesquisáveis no seu cliente de e-mail. Você tem uma caixa limpa sem correr riscos.
A documentação oficial de Ajuda do Gmail do Google explica que os e-mails arquivados permanecem acessíveis pela busca e pela pasta Todos os e-mails, facilitando recuperá-los sem bagunçar a caixa de entrada.
Basicamente, é a opção de "vou lidar com isso depois" que realmente funciona. Ao contrário de destacar mensagens com estrela ou deixá-las como não lidas (o que só piora o problema), arquivar as tira de vista, mantendo-as acessíveis quando você realmente precisar lidar com elas depois.
Como o arquivamento realmente funciona
A mecânica é bem simples, mas a implementação varia.
Arquivamento no servidor é o que o Gmail usa. Quando você arquiva uma mensagem, ele remove o rótulo da caixa de entrada, mas mantém o e-mail em "Todos os e-mails". A mensagem em si nunca é movida. Ela apenas deixa de aparecer na visualização da caixa de entrada. Isso significa que os e-mails arquivados continuam contando para a sua cota de armazenamento, e você pode encontrá-los pela busca ou verificando diretamente Todos os e-mails.
Arquivamento baseado em pastas é a abordagem do Outlook. Seu cliente de e-mail cria uma pasta Arquivo (separada da sua caixa de entrada) e move fisicamente as mensagens para lá. O e-mail é literalmente movido de uma pasta para outra. Você pode organizar essa pasta de arquivo com subpastas, se quiser, ou simplesmente colocar tudo nela e confiar na busca depois.
Arquivamento automático acontece de acordo com uma programação que você define. Mensagens com mais de 30 dias, 90 dias, ou qualquer período que você escolher, são arquivadas automaticamente. O Outlook oferece isso para contas IMAP e EWS. Isso é útil se você não é bom em fazer a limpeza manualmente, embora você perca um pouco do controle sobre o que é arquivado.
A maioria das pessoas mistura o manual com o automático. Arquive manualmente conversas importantes, mas já encerradas, e deixe a regra automática cuidar de todo o resto depois de alguns meses.
Configurando o arquivamento
O processo não é complicado, mas cada cliente lida com isso de forma diferente.
No Gmail:
- Abra o e-mail que você quer arquivar
- Pressione o botão de arquivar (uma caixa com uma seta para baixo, geralmente perto da parte superior)
- Ou selecione vários e-mails e clique no mesmo botão
- Para encontrar e-mails arquivados depois, clique em Todos os e-mails na barra lateral esquerda
O Gmail também permite silenciar conversas (arquivar mais arquivar automaticamente todas as respostas futuras), o que é perfeito para aqueles tópicos de e-mail que simplesmente não acabam.
No Outlook:
- Selecione o e-mail
- Clique no botão Arquivar na faixa de opções (ou pressione Backspace no teclado)
- O e-mail é movido para a sua pasta Arquivo
- Para configurar o arquivamento automático: clique no ícone de "engrenagem" para acessar Configurações > E-mail > Regras > + Adicionar nova regra
- Escolha com que frequência arquivar e qual deve ser a idade das mensagens
O arquivamento automático do Outlook pode mover mensagens para um arquivo .pst separado se você quiser tirá-las completamente do servidor, embora isso as torne mais difíceis de pesquisar.
No Spark para macOS desktop:
No Spark, a ação de arquivar é chamada de “Marcar como concluído”. Para usar Marcar como concluído no desktop macOS, siga estas etapas:
- Na sua Caixa de entrada, passe o cursor sobre o e-mail necessário e pressione E.
- Quando o e-mail estiver aberto, pressione E.
Para instruções de outras plataformas ou dispositivos, siga as instruções em nosso artigo sobre Marcar como concluído.
Em algumas plataformas, o Spark também tem um recurso especial chamado “Deslizes”, que ajuda você a processar sua caixa de entrada mais rapidamente. Você pode configurar Deslizes para a ação Marcar como concluído, para marcar como concluído com um único movimento diretamente da sua caixa de entrada. Basta abrir as Configurações do Spark Desktop > Deslizes > Atribuir a ação "Concluído/Não concluído" a um deslize. Leia mais sobre como configurar deslizes aqui.
Hábitos inteligentes de arquivamento
Arquive regularmente, não apenas quando sua caixa de entrada entrar em modo de crise. Transforme isso em um hábito diário. Passe cinco minutos no fim de cada dia arquivando tudo o que você já resolveu. Isso evita sessões de limpeza esmagadoras em que você tenta processar 3.000 e-mails de uma vez.
Não arquive e-mails nos quais você ainda precisa agir. Parece óbvio, mas as pessoas fazem isso o tempo todo. Arquivamento não é uma lista de tarefas. Se você ainda não respondeu, se precisa fazer acompanhamento, se há uma ação pendente, mantenha a mensagem na sua caixa de entrada. Use sinalizadores ou rótulos para as coisas que precisam de atenção.
Confie na busca. A maior barreira para arquivar é o medo de nunca mais encontrar o e-mail. Você vai encontrar. A busca é poderosa o suficiente para que você não precise de sistemas complexos de pastas. Arquive tudo e pesquise por palavras-chave quando precisar de alguma coisa. Muito mais rápido do que manter 47 subpastas.
Configure filtros para arquivar automaticamente determinados remetentes. Newsletters, relatórios automáticos, aqueles e-mails de resumo diário. Se você os lê ocasionalmente, mas não precisa vê-los o tempo todo, crie uma regra que os arquive automaticamente. Eles continuarão pesquisáveis, só não vão bagunçar sua caixa de entrada.
Revise seu arquivo ocasionalmente. Nem tudo precisa ficar guardado para sempre. A cada poucos meses, procure coisas realmente antigas e exclua de verdade o que você genuinamente não precisa. Isso mantém seu espaço de armazenamento sob controle. De acordo com as orientações da Microsoft sobre gerenciamento de e-mail, o arquivamento regular ajuda a manter o desempenho ideal da caixa de correio.
Use arquivar, não excluir, como ação padrão. Armazenamento é barato; e-mails excluídos são irrecuperáveis. A menos que seja spam óbvio ou algo completamente inútil, arquive. Você provavelmente não vai precisar disso de novo, mas, na pequena chance de precisar, estará lá.
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