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Definição
💡 Um filtro de e-mail é uma regra, sua ou do seu provedor, que classifica, rotula, encaminha ou oculta automaticamente as mensagens recebidas com base em critérios específicos, como remetente, linha de assunto ou palavras-chave. É a lógica por trás do motivo pelo qual alguns e-mails pulam totalmente sua caixa de entrada, e outros são sinalizados antes mesmo de você abri-los. Todo filtro de e-mail funciona com a mesma estrutura básica: uma condição (o que procurar) e uma ação (o que fazer a respeito). Tudo o mais, filtros de spam, classificação automática, caixas de entrada inteligentes, é na verdade apenas uma aplicação específica dessa mesma ideia.
O que um filtro decide por você
Mais de trinta e-mails por dia não parece muito até que metade deles sejam coisas que você não precisa ver no segundo em que chegam. Um filtro é o que decide isso por você antes mesmo de você abrir sua caixa de entrada.
Um filtro de spam, por exemplo, é na verdade apenas um tipo de filtro de e-mail, ajustado especificamente para capturar lixo eletrônico e tentativas de phishing. Um filtro geral pode fazer muito mais do que isso. Encaminhar faturas para o financeiro. Manter newsletters fora da sua visualização principal. Sinalizar qualquer coisa do seu maior cliente para que nunca fique enterrado. A filtragem de spam é o caso restrito e automático. A filtragem em geral é a ferramenta, e você é quem decide o que ela faz.
Os filtros também são o bloco de construção mais simples da automação de e-mail: um filtro observa um gatilho e executa uma ação, enquanto a automação encadeia vários filtros e gatilhos em um fluxo de trabalho maior. Pense em um filtro como uma engrenagem. A automação é a máquina inteira.
Os critérios com base nos quais os filtros funcionam
Todo filtro que você vai criar é alguma combinação destas condições:
Remetente ou destinatário. O mais comum. Tudo de um endereço específico, ou tudo enviado para um alias que você usa para um propósito específico.
Palavras-chave na linha de assunto ou no corpo. Capture qualquer coisa que contenha "fatura", "urgente" ou o nome de um projeto, independentemente de quem enviou.
Tamanho ou anexos. Útil para capturar arquivos grandes que, de outra forma, entupiriam uma caixa de entrada móvel.
Data ou idade. Menos comum, mas alguns provedores permitem que você crie regras em torno de quão antiga é uma mensagem.
Quando uma condição corresponde, você escolhe a ação: rotular, arquivar, encaminhar, excluir, marcar com estrela ou pular a caixa de entrada por completo. Alguns provedores, incluindo a própria documentação de filtros do Gmail, permitem que você combine várias ações em um filtro, para que uma única regra possa rotular, arquivar e encaminhar tudo de uma vez.
Um detalhe que vale a pena saber: os filtros definidos no nível do provedor (Gmail, Outlook) são do lado do servidor. Eles se aplicam independentemente de qual aplicativo ou dispositivo você usa para verificar o e-mail. Uma regra que você cria dentro de um único cliente de desktop, por outro lado, geralmente só é acionada naquele único dispositivo. Se um filtro não está funcionando no seu celular da mesma forma que no seu laptop, esse é geralmente o motivo.
Os provedores também fazem cada vez mais uma versão disso automaticamente. A classificação automática e os rótulos são ambos lógica de filtro rodando em segundo plano sem que você escreva uma única regra você mesmo.
Onde criar um
O caminho exato de cliques difere de provedor para provedor e, honestamente, depois que você cria um filtro, o restante segue o mesmo padrão: escolha uma condição, escolha uma ação, salve. Gmail, Outlook e Spark todos oferecem suporte a isso, com as etapas de como fazer para cada um já detalhadas em automação de e-mail, já que um único filtro e uma automação de várias etapas são criados no mesmo menu de configurações.
A versão resumida: Gmail e Outlook permitem que você crie filtros a partir das configurações da web, para que eles rodem do lado do servidor e o acompanhem em todos os dispositivos. O Spark não tem seu próprio criador de filtros. Ele respeita quaisquer filtros que você já tenha configurado no nível da conta e adiciona sua própria classificação automática (Smart Inbox) por cima.
Dúvidas sobre filtros que as pessoas encontram
Qual é a diferença real entre um filtro de e-mail e um filtro de spam?
Um filtro de spam é um filtro específico e automático criado para capturar lixo eletrônico e phishing. Um filtro geral é a ferramenta mais ampla, e você decide o que ele observa e o que faz.
Por que meu filtro não se aplicou aos e-mails que já recebi?
A maioria dos filtros só se aplica dali em diante por padrão. Gmail e provedores semelhantes geralmente oferecem uma caixa de seleção para aplicar a regra retroativamente às mensagens correspondentes que já estão na sua caixa de entrada. Fácil de passar despercebido.
Os filtros funcionam da mesma forma no meu celular, laptop e navegador web?
Se o filtro estiver definido no nível do provedor (por meio das próprias configurações do Gmail ou Outlook), sim, ele se aplica em todos os lugares. Se ele for criado dentro de um aplicativo de desktop específico, geralmente não.
O Spark pode criar seus próprios filtros?
Não diretamente. O Spark não classifica e-mails por meio de filtros personalizados. Em vez disso, sua Smart Inbox os categoriza automaticamente em grupos como Pessoas, Notificações, Newsletters, Convites e Respostas a Convites. Para controlar e-mails de um remetente que você ainda não conhece, você pode usar o Gatekeeper para aceitar ou bloquear novos remetentes.