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受信トレイは、朝一番に開くもので、そして就寝前に確認すべきでない最後のものです。 多くの人にとっては、メールが永遠に溜まり続ける場所でもあります。

受信トレイが思っている以上に重要な理由

受信トレイは単なるフォルダーではありません。 それはキューです。 そして、どんなキューでもそうであるように、一貫して処理してこそ役立ち続けます。 1週間放置すれば、気づけば847件の未読メッセージを前にして、どこで間違ったのかと考えることになります。

とはいえ、受信トレイが混沌としている必要はありません。 Sparkのようなメールクライアントは、すべてのメッセージに手を付けることなく受信トレイを管理しやすくすることを目的に作られています。 重要なのは、注意を要するものを見極めて対処すること — 完璧に空っぽの状態を実現することではありません（とはいえ、inbox zeroに到達すると本当に満足感がありますが）。

受信トレイは、信頼と習慣が形成される場所でもあります。 Storydocの調査によると、アメリカ人の90%が少なくとも1つのニュースレターを購読しており、それらのメッセージのほとんどは、何らかの仕分けが行われる前に直接受信トレイに届きます。 それは、多くのノイズに紛れた多くのシグナルということです。

受信トレイの仕組み

あなたのアドレスに送信されたすべてのメールは、デフォルトで受信トレイに届けられます。 あなたのメールクライアントは（IMAPや類似のプロトコルを介して）メールサーバーに接続し、それらのメッセージを使用中のデバイスに同期します。 アプリを開けば、そこにあります。

最近の受信トレイの多くは、何を表示するかについて賢くなっています。 現在、いくつかの異なるモデルがあります：

統合受信トレイ。 仕事、プライベート、サイドプロジェクトなど — すべてのアカウントが1つの統合ビューに表示されます。 すべてを素早く確認したい場合に便利です。 6つのアカウントがある場合は、雑然としてしまうことがあります。

タブ付き受信トレイ。 Gmailがこれを先駆けました。 メッセージはメイン、ソーシャル、プロモーションなどのカテゴリに自動的に仕分けされます。 仕事のメールはメインに残り、セール通知は意図的に無視できる場所に振り分けられます。 実際、これはかなりうまく機能します。

優先受信トレイ。 同じ考え方のOutlook版です。 「優先」と「その他」のタブに分割し、時間をかけてあなたが実際に読む差出人を学習します。 使えば使うほど、関係のないものを邪魔にならないようにするのが上手くなります。 

優先トレイ。 もう1つのGmailのオプションです。 スター付きのメッセージや、頻繁にやり取りする連絡先からのメッセージを目立たせ、それ以外はすべて下に押しやります。 タブに完全に切り替えることなく、ある程度のアルゴリズムによるフィルタリングが欲しい場合に便利です。

Sparkのスマート受信トレイはこれをさらに一歩進め、ニュースレター、通知、個人的なメールを自動的にグループ化するので、異なる種類のメッセージの間を行き来する代わりに、各カテゴリをまとめて処理できます。 実際、生産性を意識する人の多くは、このようにして大量のメールに対処しています。

受信トレイの設定方法

受信トレイの設定方法は、使用しているクライアントによって異なります。 

Gmailの場合： 

1. Gmailを開き、（右上の）歯車アイコンをクリックして、「すべての設定を表示」を選択します
2. 「受信トレイ」タブをクリックします
3. 「受信トレイの種類」で、「デフォルト」、「重要なメールを先頭に表示」、「未読メールを先頭に表示」、「スター付きメールを先頭に表示」、または「優先トレイ」を選択します
4. タブ付きカテゴリの場合は、「デフォルト」が選択されていることを確認してから、表示したいカテゴリのタブにチェックを入れます
5. 下にスクロールして「変更を保存」をクリックします

Outlook（新版）の場合：

1. Outlookを開き、「表示」>「表示設定」に移動します
2. 「メール」>「レイアウト」で、アカウントを選択します
3. 「メッセージを優先とその他に振り分ける」のオン・オフを切り替えます
4. 設定を閉じます — 変更は即座に適用されます 

Sparkの場合：

1. Sparkを開きます — スマート受信トレイはデフォルトでオンになっており、メールは個人、通知、ニュースレター、ピン留め、優先、招待、招待への返信などのカテゴリに自動的にグループ化されます。
2. メールグループをカスタマイズするには、「設定」>「受信トレイ」に移動して、個々のカテゴリを有効または無効にしたり、アカウントごとに設定を調整したりできます。
3. 受信トレイの表示を変更するには、受信トレイ自体から操作します。 現在の受信トレイの表示を選択 > 別のものを選択します。 次から選択します：

• • Smart 2.0（フォーカスリスト）
  • Smart（未読カード）
  • クラシック（シンプルリスト）

受信トレイに人生を支配されないようにする方法

保管場所ではなく、判断の場として保つ。 すべてのメールは、対処するか、アーカイブするか、削除するかのいずれかにすべきです。 「後で対処するため」に受信トレイに残しておくと、未読メッセージが10,000件も溜まることになります。

まとめて処理する。 15分ごとにメールをチェックすると、集中力が分散されます。 ほとんどの仕事では、1日に2〜3回の集中した受信トレイ処理の時間で通常は十分です。 さらに良いのは、Sparkのスマート通知を使って、本当に重要なメッセージだけがあなたを中断するようにすることです。

フィルターとルールを使う。 確実に間違った場所に届く（または自動的に仕分けする必要がある）メールには、ルールを設定すべきです。 優れたスパムフィルターはフィッシングメールを自動的に処理しますが、残りはルールで制御できます。 これは受信トレイ管理の基本条件です。

気軽にアーカイブする。 アーカイブされたメールは削除されません — ただ受信トレイから外れるだけです。 必要なときには、検索ですぐに見つかります。 アーカイブは、必要になるかもしれないものを削除する不安なしにキューをクリアする方法です。

容赦なく配信を解除する。 3か月間ニュースレターを開いていないなら、これからも開くことはありません。 それを受信トレイから永久に取り除きましょう。

受信トレイは一時的なものであるときに最もよく機能します。 それは、対処するまでメッセージを保持するためのものであって — 永遠に保持するためのものではありません。

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