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高速かつクロスプラットフォームなメールアプリは、重要なことに集中できるように設計されています。
定義
💡 アーカイブ: メールを実際に削除せずに、受信トレイから別の保存場所へ移動することです。 古い書類を箱に詰めて屋根裏にしまっておくようなものだと考えてください。 必要になれば取り出せますが、もう机の上を散らかすことはありません。
要するに: アーカイブすると、メールは受信トレイから消えますが、検索も復元も可能なままです。 常にすべてを見える状態にしておくことと、後で必要になるかもしれないメッセージを完全に削除してしまうことの中間にある方法です。
アーカイブが重要な理由
受信トレイは恒久的な保管場所ではありません。 受信トレイは作業スペースであって、書類保管庫ではないのです。
何千通もの古いメッセージを受信トレイに残しておくと、現実的な問題が生じます。 あらゆる動作の読み込みが遅くなります。 検索にも時間がかかります。 そして正直なところは？ 毎朝8,000通の未読メールを見るだけで気が滅入ります。
ただし、ここで大事なのは、何でもかんでも削除すればいいわけではないということです。 中には、後で参照情報として必要になるメールもあります。 領収書、契約書、プロジェクトに関するやり取り、保存し忘れたあの人の電話番号などです。 アーカイブはこの問題を完璧に解決します。 メッセージは受信トレイから消えますが、メールクライアント内では引き続き完全に検索可能です。 リスクを負うことなく、すっきりした状態を手に入れられます。
Google公式の Gmail ヘルプ ドキュメント では、アーカイブしたメールは検索や「すべてのメール」フォルダから引き続きアクセスできるため、受信トレイを散らかさずに簡単に取り出せると説明されています。
要するに、「あとで対応しよう」を本当に機能させるための選択肢です。 メッセージにスターを付けたり未読のまま残したりするのとは違い（それでは問題が悪化するだけです）、アーカイブなら視界から消しつつ、本当に後で対応が必要になったときにはアクセスできるままにしておけます。
アーカイブの実際の仕組み
仕組み自体はとてもシンプルですが、実装方法は異なります。
サーバー側アーカイブは Gmail が採用している方式です。 メッセージをアーカイブすると、受信トレイのラベルは外れますが、メール自体は「すべてのメール」に残ります。 実際のメッセージが移動することはありません。 受信トレイ表示に出なくなるだけです。 つまり、アーカイブしたメールも引き続き保存容量の上限に含まれ、検索や「すべてのメール」を直接確認することで見つけられます。
フォルダベースのアーカイブは Outlook の方式です。 メールクライアントはアーカイブフォルダ（受信トレイとは別）を作成し、メッセージをそこに物理的に移動します。 メールは文字どおり、あるフォルダから別のフォルダへ移されます。 必要であればこのアーカイブフォルダをサブフォルダで整理することもできますし、すべて放り込んで後で検索に頼ることもできます。
自動アーカイブは、設定したスケジュールに従って実行されます。 30日以上前、90日以上前など、選択した条件より古いメッセージが自動的にアーカイブされます。 Outlook では、IMAP アカウントと EWS アカウントでこれを利用できます。 手動で整理するのが苦手な場合には便利ですが、何がアーカイブされるかを自分で細かく制御しにくくなります。
多くの人は手動と自動を組み合わせて使います。 重要だけれど対応が終わった会話は手動でアーカイブし、それ以外は数か月後に自動ルールでまとめて処理させます。
アーカイブの設定方法
手順は複雑ではありませんが、各クライアントで扱い方が異なります。
Gmail の場合：
- アーカイブしたいメールを開きます
- アーカイブボタンを押します（通常は上部付近にある、下向き矢印付きのボックスのアイコンです）
- または複数のメールを選択して同じボタンをクリックします
- 後でアーカイブしたメールを探すには、左側のサイドバーで すべてのメールをクリックします
Gmail では会話をミュートすることもできます（アーカイブに加え、今後のすべての返信も自動的にアーカイブされます）。これは、いつまでも終わらないメールスレッドに最適です。
Outlook の場合：
- メールを選択します
- リボンの アーカイブボタンをクリックします（またはキーボードの Backspace を押します）
- メールはアーカイブフォルダに移動します
- 自動アーカイブを設定するには: 「歯車」アイコンをクリックして、[設定] > [メール] > [ルール] > [+ 新しいルールを追加] に進みます
- アーカイブの頻度と、対象にするメッセージの経過日数を選択します
必要であれば、Outlook の自動アーカイブでメッセージを別の .pst ファイルに移動し、完全にサーバー外へ出すこともできますが、その場合は検索しにくくなります。
Spark macOS デスクトップの場合：
Spark では、アーカイブ操作は“完了としてマーク”と呼ばれます。 macOS デスクトップで Mark as Done を使うには、次の手順に従ってください。
- 受信トレイで目的のメールにカーソルを合わせ、E キーを押します。
- メールを開いている場合は、E キーを押します。
他のプラットフォームやデバイスでの手順については、「完了としてマーク」に関する記事をご覧ください。
一部のプラットフォームでは、Spark には“スワイプ”という特別な機能もあり、受信トレイをよりすばやく処理するのに役立ちます。 Mark as Done アクションにスワイプを設定すると、受信トレイからそのまま一度の操作で Mark as Done できます。 Spark Desktop の設定 > Swipes > 「Done/Not Done」アクションをスワイプに割り当てる、を開くだけです。 スワイプの設定方法の詳細はこちらをご覧ください。
賢いアーカイブ習慣
受信トレイが危機的状態になったときだけでなく、定期的にアーカイブしましょう。 毎日の習慣にしましょう。 毎日の終わりに5分かけて、対応済みのものをすべてアーカイブしましょう。 そうすれば、3,000通のメールを一度に処理しようとするような、圧倒される大掃除セッションを防げます。
まだ対応が必要なメールはアーカイブしないでください。 当たり前に聞こえるかもしれませんが、これをしてしまう人は少なくありません。 アーカイブはやることリストではありません。 まだ返信していない、フォローアップが必要、対応事項がある場合は、受信トレイに残しておきましょう。 注意が必要なものにはフラグやラベルを使いましょう。
検索を信頼しましょう。 アーカイブの最大の障壁は、もう二度とそのメールを見つけられないのではないかという不安です。 ちゃんと見つかります。 検索機能は十分強力なので、複雑なフォルダ構成は必要ありません。 すべてアーカイブして、必要なときにキーワードで検索しましょう。 47個のサブフォルダを管理するより、ずっと速いです。
特定の送信者を自動アーカイブするフィルタを設定しましょう。 ニュースレター、自動レポート、毎日のダイジェストメールなどです。 ときどき読むものの、常に目に入る必要がないなら、自動でアーカイブするルールを作成しましょう。 検索はできますが、受信トレイを散らかすことはありません。
ときどきアーカイブを見直しましょう。 すべてを永久に保存しておく必要はありません。 数か月ごとにかなり古いものを検索し、本当に不要なものは実際に削除しましょう。 そうすることで、ストレージ容量を適切に管理できます。 メール管理に関するMicrosoft のガイダンスによると、定期的なアーカイブはメールボックスの最適なパフォーマンス維持に役立ちます。
既定の操作は削除ではなくアーカイブにしましょう。 ストレージは安価ですが、削除したメールは元に戻せません。 明らかなスパムや完全に不要なものでない限り、アーカイブしましょう。 おそらく二度と必要にはならないでしょうが、万が一必要になったときのために残っている状態にしておけます。