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定義
💡 フラグ付きメール: 受信トレイの他のメールから目立つようにマークを付けたメッセージで、探し回らなくても再び見つけられるようにしたものです。 特定のメールに貼った付箋のようなものだと考えてください。自分だけに見えます。 他の誰にもフラグは見えません。 メールを移動させたり、送信者に通知したりすることはなく、そのメッセージを後で見つけやすくする以外は何もしません。
メールにフラグを付けると実際に何が起こるのか
フラグ付きメールと、スパムとしてフラグが付けられたメールは似ているように聞こえます。 これらは正反対のものです。
メールをスパムとしてフラグを付けるのは、フィルターがそのメッセージを不要または危険と判断し、あなたの目に触れない場所へ移動させることです。 ここで説明しているメールへのフラグ付けとは、そのメッセージが重要だと判断し、他のたくさんのメールの中に埋もれないようにマークを付けることです。 一方はスパムフィルターの判断です。 もう一方はあなたの判断です。
フラグは、返信、アーカイブ、削除とも同じではありません。 メッセージに何が起ころうと、その上に静かに乗っているだけです。 そして、何かにフラグを付けて、それを読み、返信しても、来週また簡単に見つけたい場合はフラグをそのまま残しておくこともできます。
スター、フラグ、ピン：同じ考え方で名前が違うだけ
メールを読む場所によって、これにはいくつかのバリエーションがあります。
Gmailではスターと呼びます。 メッセージの横にあるスターアイコンをクリックするか、メッセージを選択した状態で「S」を押すと、マークが付きます。 スター付きメッセージは専用のフィルター表示に表示されるので、再び見つけるために受信トレイ全体を確認する必要はありません。
Outlookではフラグと呼びます。 Outlook.comでは、メッセージにマウスを乗せるとフラグアイコンが表示されます。 デスクトップ版Outlookでは、メッセージを右クリックして「フォローアップ」を選ぶとフラグを付けられ、さらに特定の日時のリマインダーを添付して、自動的に再表示させることもできます。
Sparkではピンと呼びます。 Gmailのスターから来ても、Outlookのフラグから来ても、機能的には同じ考え方が違う名前をまとっているだけです。
ただし、GmailのスターやOutlookのフラグとは異なり、Sparkのピンはクライアント間で同期されます。スマートフォンで何かをピン留めすると、デスクトップでSparkを開いたときにもピン留めされています。 サイドバーの専用の「ピン」フォルダには、ゴミ箱を除くすべてのフォルダからピン留めしたものがまとめて表示されるので、マークしたものを見つけるために個々のメールボックスを探し回る必要はありません。
メールにフラグを付ける方法
Gmailの場合：
- 受信トレイでメッセージにマウスを乗せます。
- 左側のスターアイコンをクリックします。
- 後でスター付きメッセージを、左サイドバーの「スター付き」から見つけられます。
Outlook（Outlook.com）の場合：
- メッセージにマウスを乗せます。
- 表示されるフラグアイコンを選択します。
- メッセージリストの下部にあるフラグ付きメッセージフィルターから、フラグ付きアイテムを表示します。
Spark（デスクトップ）の場合：
- メールにマウスを乗せる（または開く）と、ピンアイコンをクリックします。
- 「ピン」を選択します。
ピン留めしたメールは、サイドバーの「ピン」フォルダで見つけられ、デフォルトで表示されます。 「設定 > 受信トレイ > メールグループ」で、ピン留めしたメールを受信トレイ表示内でグループ化することもできますが、その設定は受信トレイ内の表示のみを制御するもので、サイドバーの「ピン」フォルダには影響しません。
メニュー名はOutlookのクラシックデスクトップ版、新しいOutlook、Web版で少しずつ異なるため、手順が表示内容と一致しない場合は、Microsoftのフラグまたはピン留めガイドにお使いの環境に合った最新版があります。
フラグに再び意味を持たせる
すべてにフラグを付けると、もう一つの受信トレイを作ってしまうことになります。 最初のものと同じくらい整理されていない状態です。 いくつかの習慣がフラグを役立つものに保ちます。
少し興味を引くものすべてではなく、もう一度見る必要があるものだけにフラグを付けましょう。 1日に何通ものメールにフラグを付けているなら、それはフラグを付けているとは言えません。 ため込んでいるのです。
スケジュールを決めてフラグをクリアしましょう。 週に一度、フラグの付いたものを見直し、まだそこにある必要があるか自問してください。 必要なければ、フラグを外すか、実際に対処しましょう。
そして、「いつかやろう」と思いながら同じ種類のメールにフラグを付け続けているなら、それはたいてい、山積みのまま手つかずのフラグではなく、実際の日付を付けたリマインダーが必要なサインです。